Wie ich meine Unterlagen zu Hause ordne

Wie ord­nen Sie am bes­ten Ihre Unterlagen zu Hause?

Zur Ordnung Ihrer Unterlagen zu Hause gibt es grund­sätz­lich ver­schie­dene Möglichkeiten. Ihr Ziel ist es nun, die­je­nige Ablageart und Ordnungssystematik zu fin­den, mit der Sie am bes­ten zu­recht­kom­men, mit der Sie dau­er­haft den Überblick und Ordnung in Ihren Unterlagen behalten.

Ich habe mein idea­les Ablagesystem mit ef­fi­zi­en­ter und übe­richt­li­cher Ordnungssystematik be­reits ge­fun­den. In die­sem Beitrag stelle ich es Ihnen vor, da­mit Sie ei­nige Tipps, Anregungen und Ideen mit­neh­men können.

Wie ich meine Unterlagen zu Hause ordne: das schnelle Ablagesystem mit übersichtlicher Ordnungssystematik

Für meine Unterlagen zu Hause habe ich mir ein schnel­les Ablagesystem mit ei­ner über­sicht­li­chen, kla­ren und in­tui­ti­ven Ordnungssystematik eingerichtet.

Dieses Ablagesystem ba­siert auf Einstellmappen als Aktenbehälter, weil ich da­mit Unterlagen am schnells­ten ab­le­gen oder ent­neh­men und am fle­xi­bels­ten ord­nen kann. Und diese Einstellmappen ste­hen mit den ent­hal­te­nen Unterlagen in ei­ner Einstellmappen-Registratur.

Meine Ordnungssystematik in­ner­halb die­ser Registratur ist eine Kombination aus

• al­pha­be­ti­scher Sortierung,
• Gliederung nach Datum (Kalenderjahre) und
• Ordnung nach Dokumenttypen.

Nachfolgend er­läu­tere ich Ihnen Schritt für Schritt

• warum ich Einstellmappen als Aktenordner nutze,
• die ein­zel­nen Gliederungsarten und ‑ebe­nen in­ner­halb mei­ner Ordnungssystematik,
• wie es dazu kam,
• wel­che Vorteile ich da­von habe und
• wie die end­gül­tige Ordnungssystematik ge­nau aussieht.

Einstellmappen

Ich ordne meine Unterlagen zu Hause in Einstellmappen, denn mit Einstellmappen ist es möglich,

• Unterlagen in eine sehr über­sicht­li­che, ein­fa­che, in­tui­tiv klare und fle­xi­bel an­pass­bare Ordnungssystematik zu bringen,
• Unterlagen ex­trem schnell in die Ablage einzuordnen,
• Unterlagen in Windeseile aus der Ablage wie­der­zu­fin­den und
• sehr zeit­spa­rend mit Papierunterlagen zu arbeiten.

Will man Unterlagen ver­stauen, so legt man sie ein­fach nur in die Einstellmappe ein, be­schrif­tet sie mit ei­nem aus­sa­ge­kräf­ti­gen Titelstichwort und stellt sie in eine Einstellregistratur. Das war’s. Kostet kaum Zeit.

Rinordner oder Hefter sind im Vergleich äu­ßerst in­ef­fi­zi­ente Aktenordner: Hier kommt zu­sätz­lich das Lochen, be­tä­ti­gen der Heftmechanik und das Einheften hinzu. Das dau­ert viel zu lange, macht des­halb kei­nen Spaß und ist der wahre Grund für viel Unordnung in Haushalten und Büros. Die Barrieren zum Ordnung hal­ten sind zu hoch.

Auch das Wiederfinden von Unterlagen funk­tio­niert mit Einstellmappen we­sent­lich schnel­ler: Erstens kann man mit ei­nem Einstellregister eine we­sent­lich über­sicht­li­chere Ordnungssystematik er­stel­len als mit Ringordnern und zwei­tens braucht man le­dig­lich an die rich­tige Stelle in der Registratur grei­fen und die Mappe her­aus­zie­hen; die Unterlagen darin sind di­rekt und so­fort zu­gäng­lich, weil sie lose darin liegen.

Beim Ringordner da­ge­gen müs­sen Sie erst­mal das rich­tige Dokument un­ter 300 an­de­ren ab­ge­hef­te­ten Seiten fin­den, Klammer lö­sen, alle Seiten bis dort­hin um­le­gen, Mechanik öff­nen, das Dokument ent­neh­men, Mechanik schlie­ßen, die an­de­ren Seiten zu­rück­le­gen und die Klammer wie­der schlie­ßen. Ist doch klar, dass Verwaltung von Papierkram so zum Freud- und Zeitfresser wird.

Unterlagen einlegen und Einstellmappen beschriften

Sehen wir uns nun Schritt für Schritt an wie mein Ordnungssystem auf­ge­baut ist. Unterlagen ordne ich zu Hause also in Einstellmappen ein. Die Ordnungssystematik be­ginnt mit dem Verstauen von Unterlagen in sol­chen Einstellmappen und dem Beschriften die­ser Mappen.

Kommen neue Unterlagen her­ein, sa­gen wir etwa ein Bescheid vom Finanzamt oder Unterlagen vom Steuerberater zur Steuererklärung, so nehme ich eine leere Einstellmappe her­vor, ste­cke diese Steuerunterlagen in diese Mappe und be­schrifte sie auf dem oben an­ge­brach­ten Beschriftungsfeld mit „Steuererklärung“ und dem ak­tu­el­len Jahr, also zum Beispiel „Steuererklärung 2015“.

Genauso ma­che ich das auch mit al­len an­de­ren Unterlagen. Meine Mappen für das Jahr 2015 hei­ßen dann etwa

• Krankenversicherung XY 2015,
• Bank XY 2015,
• Stromversorger XY 2015,
• Hausverwaltung XY 2015,
• Stadtwerke XY 2015,
• Mobilfunkanbieter XY 2015,
• Zahnarzt XY 2015 und so weiter.

Diese ge­ne­ri­schen Namen er­setze ich dann al­ler­dings durch die kon­kre­ten Namen der Korrespondenzpartner, so zum Beispiel „O2 2015“ für mei­nen Mobilfunkanbieter. Übrigens lan­den in den je­wei­li­gen Mappen dann nicht nur Schriftstücke, die ich von die­sen Organisationen er­halte, son­dern auch Kopien der Schriftstücke, die ich selbst an jene ver­schickt habe oder Notizen zu be­stimm­ten Vorgängen, die diese Adressaten be­tref­fen. Letztlich also al­les, was an Unterlagen in der Beziehung zwi­schen mir und die­sen Parteien anfällt.

Unterlagen in die Einstellmappen-Registratur einordnen

Meine Unterlagen ordne ich in ei­ner Einstellmappen-Registratur. Dafür nutze ich ei­nen Schreibtischcontainer, der ne­ben mei­nem Schreibtisch zu Hause steht. Dieser Rollcontainer be­sitzt ein gro­ßes Schubfach, das ei­gent­lich für eine Hängeregistratur vor­ge­se­hen ist. Da die­ses Schubfach aber ei­nen ge­schlos­se­nen Metallboden be­sitzt, kann ich dort auch Einstellmappen einstellen.

Mittlerweile ste­hen in mei­nem Schreibtischcontainer recht viele Mappen mit Unterlagen – alle hin­ter­ein­an­der an­ge­ord­net – und bil­den in Ihrer Gesamtheit eben eine Einstellregistratur. Die Mappen kip­pen nicht um, da ich sie ein­fach mit Buchstützen auf­recht halte und rut­schen nicht weg, da ich das Schubfach mit ei­ner Anti-Rutsch-Schubladenmatte aus­ge­legt habe.

Übrigens: Für eine Einstellregistratur be­nö­ti­gen Sie nicht un­be­dingt ei­nen Schreibtischcontainer. Einstellmappen kön­nen Sie zum Beispiel auch in Einstellmappen-Boxen aus Kunststoff oder Boxen aus Pappkarton un­ter­brin­gen, die Sie dann in ei­nen be­lie­bi­gen Schrank oder ein Regal stel­len könn­ten. Oder sie nut­zen Aktenschränke mit Hängeregistratur-Schubfächern, wo­bei die Schubfächer hier auch wie­der ei­nen ge­schlos­se­nen Boden auf­wei­sen sollten.

Kommen wir zu­rück zu den Steuerunterlagen: Die Einstellmappe be­inhal­tet nun diese Unterlagen und ist ent­spre­chend be­schrif­tet. Ich öffne nun das Registratur-Schubfach des Schreibtischcontainers und bli­cke auf eine über­sicht­li­che Ordnungsstruktur al­ler mei­ner Einstellmappen, die be­reits Unterlagen ent­hal­ten. Dort su­che und finde ich den rich­ti­gen Platz in Sekunden und stelle meine Einstellmappe ein.

Unterlagen prinzipiell alphabetisch geordnet

An wel­che Position ge­nau stelle ich die Einstellmappe mit den Steuerunterlagen ein?

Das Grundprinzip der Ordnung mei­ner Unterlagen zu Hause ist das Alphabet. Die Einstellmappen in mei­ner Registratur sind also grund­sätz­lich al­pha­be­tisch nach ih­ren Titeln (Beschriftungen) angeordnet.

Und mehr braucht es im Grunde auch nicht für eine über­sicht­li­che Ordnung von Unterlagen mit­tels Einstellmappen. Das Alphabet als glas­kla­res „Alpha-System“ genügt.

Dieses System ist ge­nauso ein­fach wie es schnell zu hand­ha­ben ist: Beim Verstauen ei­ner Mappe die rich­tige Position an­hand des ers­ten Mappentitel-Buchstabens su­chen und ein­ord­nen. Beim Suchen und Entnehmen weiß ich ja, wel­ches Dokument ich su­che und habe be­reits eine gute Vorstellung da­von, un­ter wel­chem Stichwort es zu fin­den ist. Unter dem Anfangsbuchstaben die­ses Stichworts su­chen und die Mappe ist gefunden.

Und falls es das fal­sche Stichwort war, dann schaue ich halt noch an ein oder zwei an­de­ren Stellen nach. Das geht ins­ge­samt je­den­falls im­mer­noch we­sent­lich schnel­ler, als in prall ge­füll­ten Ringordnern zu suchen.

Meine Steuerunterlagen aus dem Beispiel ordne ich folg­lich an der Position „S“ ein.

Unterlagen alphabetisch gruppiert

Meine Unterlagen zu Hause ver­staue ich also in Einstellmappen und diese ordne ich alphabetisch.

Streng ge­nom­men müsste ich al­ler­dings wirk­lich bei je­der Mappe schauen, dass sie ge­nau an der ex­ak­ten al­pha­be­ti­schen Position steht. Mehrere Mappen mit dem Anfangsbuchstaben „S“ in der Registratur müsste ich also ent­we­der nach dem zwei­ten Buchstaben sor­tie­ren – oder ich lasse es und sage, dies sei die Gruppe „S“ und in­ner­halb die­ser Gruppe kön­nen die Mappen un­sor­tiert ste­hen. Reicht auch.

Ich habe es mir al­ler­dings noch wei­ter ver­ein­facht. Ich glie­dere mit Hilfe von Trennblättern le­dig­lich in Gruppen von drei Buchstaben: „ABC“, „DEF“ und so wei­ter. Auf diese Weise be­nö­tige ich letzt­lich le­dig­lich acht statt 26 Unterteilungen. Für mich hat sich die­ses System als das schnellste erwiesen.

Zum Verstauen oder Wiederfinden mei­ner Steuerunterlagen brau­che ich also nur in den Abschnitt „RST“ zu schauen. Dort wer­den sich viel­leicht noch drei an­dere un­ge­ord­net Mappen be­fin­den, doch de­ren Titel sind schnell über­flo­gen, um fest­zu­stel­len, wel­che nun die rich­tige Mappe ist.

Unterlagen nach Kalenderjahren geordnet

Über die Jahre wuchs meine Registratur und ich wollte alte Unterlagen durch­se­hen, um sie ent­we­der ar­chi­vie­ren oder ent­sor­gen zu kön­nen. All die Mappen, die sich über die Jahre an­sam­mel­ten, stan­den bunt ge­mischt. Ich no­tierte an­fangs auch noch keine Jahreszahlen auf den Einstellmappen, son­dern füllte im­mer eine Mappe zu ei­nem Thema (zum Beispiel „Steuererklärung“) Jahr für Jahr wei­ter flei­ßig mit den ent­spre­chen­den Unterlagen (zum Beispiel die Steuerunterlagen meh­re­rer Jahre).

Es ent­wi­ckelte sich also der Wunsch, alte Unterlagen oder Unterlagen ei­nes be­stimm­ten Jahres schnel­ler iden­ti­fi­zie­ren zu kön­nen. So führte ich ei­ner­seits ein, Unterlagen zu al­len Themen nach Kalenderjahren zu tren­nen, in­dem ich je­weils eine jah­res­spe­zi­fi­sche Mappe zu ei­nem Thema an­legte und sie folg­lich mit dem Stichwort und ei­ner Jahreszahl be­schrif­tete, an­de­rer­seits glie­derte ich aber auch meine Ordnungssystematik fei­ner – nach Kalenderjahren.

Nun ord­nete ich meine Unterlagen zu Hause also auf obers­ter Ebene nach Kalenderjahren. Das je­weils ak­tu­elle Kalenderjahr un­ter­teile ich wei­ter­hin nach al­pha­be­ti­schen Buchstabengruppen („ABC“ usw.), da dies die Unterlagen und Mappen sind, auf die ich in die­sem Jahr ja häu­fig zu­rück­greife und ich sie so schnel­ler finde.

Für die Vorjahre al­ler­dings führe ich keine al­pha­be­ti­sche Ordnung mehr, denn ich greife nur sel­ten auf sie zu und so be­nö­tige ich nur ei­nen Satz al­pha­be­ti­scher Trennblätter, den ich im­mer in das ak­tu­elle Jahr einsetze.

In den Vorjahren ste­hen üb­li­cher­weise auch nur etwa 20 Einstellmappen mit Unterlagen. Sollte ich doch mal eine da­von be­nö­ti­gen, blät­tere ich ein­fach schnell diese 20 Mappen durch. Kostet nicht viel Zeit.

Der große Nutzen die­ses Systems ist je­doch, dass ich alle Unterlagen, die äl­ter als zwei Jahre sind – ich be­lasse im­mer min­des­tens die ak­tu­ells­ten zwei Jahre in der Registratur – leicht und schnell iden­ti­fi­zie­ren kann, denn ich habe für je­des Jahr eine Abteilung. So nehme ich mir fürs Archivieren oder Entsorgen im­mer die Abteilung mit dem frü­hes­ten Jahr und sehe durch, was ich noch brau­che und was nicht.

Für das Beispiel der Steuerunterlagen be­deu­tet das: Es liegt eine Mappe „Steuererklärung 2015“ (ak­tu­el­les Jahr) in Abteilung „2015“ un­ter Gruppe „RST“ und die Mappe „Steuererklärung 2014“ ein­fach nur in Abteilung „2014“.

Unterlagen nach Dokumenttypen geordnet

Nun ord­nete ich meine Unterlagen zu Hause nach Alphabet und Datum. Innerhalb der al­pha­be­ti­schen Gruppen und der Abteilungen für Kalenderjahre stan­den al­ler­dings un­ter­schied­lichste Dokumenttypen ver­mischt beieinander.

Ich ar­beite pri­vat und ge­schäft­lich pro­jekt­ba­siert: Jedes ein­zelne Vorhaben, das zu ei­nem be­stimm­ten Ziel füh­ren soll, ist ein Projekt – eine äu­ßerst nütz­li­che Arbeitsmethodik, die ich der Produktivitätsmethodik „Getting Things Done“ (kurz „GTD“) von David Allen ver­danke. Für je­des Projekt sammle ich die be­nö­tig­ten Papierunterlagen (Notizen, Korrespondenz etc.) in ei­ner ei­gens da­für an­ge­leg­ten Projekt-Einstellmappe.

Solche Projektmappen stan­den mit der bis­he­ri­gen Sortierung bei al­len an­de­ren Mappen mit an­de­ren Arten von Dokumenten. Da ich al­ler­dings im Gegensatz zu die­sen an­de­ren Dokumenttypen sehr häu­fig auf diese Projektmappen zu­greife, wollte ich sie in eine ei­gene Abteilung se­pa­rie­ren, um die­sen Zugriff zu beschleunigen.

Ich glie­derte des­halb fortan auf obers­ter Ebene in „Projektmaterial“ (bei mir „Project Support“) und „Allgemein“ (der ganze Rest). Innerhalb die­ser bei­den Abteilungen aber im­mer­noch nach Kalenderjahren und dann nach Alphabet.

Mit der Zeit habe ich auch an­dere be­son­dere Dokumenttypen aus der Abteilung „Allgemein“ in ei­gene Abteilungen ausgegliedert:

• „Belege“ für Rechnungen, Quittungen usw. – prak­tisch für Reklamationen, Garantiefälle und die Steuererklärung (für je­des Jahr eine Mappe),
• „Listen“ für Checklisten und sons­tige Listen, die ich für ver­schie­dene Zwecke an­ge­legt habe (ohne Datumsgliederung, da gül­tig und hilf­reich über län­gere Zeiträume),
• „Ideen“ für ei­gene Notizen zu Vorhaben, die ich viel­leicht ir­gend­wann ein­mal an­ge­hen werde (ohne Datumsgliederung),
• „How To“ für ge­sam­melte Anleitungen (ohne Datumsgliederung),
• „Interessen“ für ge­sam­mel­tes Material zu Themenbereichen, die mich in­ter­es­sie­ren (ohne Datumsgliederung),
• „Action Support“ (Handlungsunterstützung) für Dokumente mit Informationen, auf die ich für alle mög­li­chen Vorhaben häu­fi­ger zu­rück­grei­fen muss, ins­be­son­dere Kontoinformationen für Überweisungen, Steuernummer vom Finanzamt, Informationen zur Konfiguration mei­ner Computertechnik oder auch eine Mappe mit Briefmarken (ohne Datumsgliederung, da dau­er­haft benötigt).
• „Diarium“ für Erinnerungsstücke in Papierform (zum Beispiel Grußkarten, Postkarten, Eintrittskarten, Fotos, Briefe etc.).

Der Vorteil die­ser Ausgliederung ist im Allgemeinen, dass ich, will ich eine be­stimmte Einstellmappe mit Unterlagen aus der Registratur zie­hen, nicht mehr po­ten­zi­ell die ge­samte Registratur durch­su­chen muss (manch­mal ist halt nicht mehr klar, un­ter wel­chem Stichwort die Unterlagen ab­ge­legt wor­den sind), son­dern so­fort in eine Sektion sprin­gen kann (den Typ der Dokumente oder ihre Abteilung weiss ich so­fort) und sich die Menge der durch­zu­ge­hen­den Mappen da­mit re­du­ziert. Und da­mit auch der Zeitbedarf für’s Suchen und Finden.

Nach privaten und geschäftlichen Unterlagen geordnet

Da ich mir zu Hause ei­nen Arbeitsbereich mit Schreibtisch ein­ge­rich­tet habe, um dort auch ge­schäft­li­che Vorhaben er­le­di­gen zu kön­nen, exis­tie­ren in mei­ner Registratur zwei große Sektionen: eine pri­vate und eine geschäftliche.

Die bis­her vor­ge­stellte Ordnungssystematik herrscht in na­hezu iden­ti­scher Weise im pri­va­ten als auch im ge­schäft­li­chen Bereich der Registratur.

Bibliothek und Archiv

Meine Unterlagen ordne ich zu Hause fer­ner nach ak­tu­el­len und al­ten Dokumenten. Aktuelle Dokumente be­fin­den sich in mei­ner Dokumenten-Bibliothek, alte im Archiv.

In der Bibliothek halte ich alle Unterlagen, die zwei bis drei Jahre alt sind, da ich auf diese Dokumente in mei­ner täg­li­chen Arbeit mit Papierkram po­ten­zi­ell zu­rück­grei­fen muss. Meine Bibliothek ist die Einstellmappen-Registratur in­ner­halb mei­nes Schreibtischcontainers am Schreibtisch.

Das Archiv be­fin­det sich in ei­ner Anrichte mit Regalböden – eben­falls im Arbeitsbereich, aber nicht di­rekt beim Schreibtisch po­si­tio­niert. Dort ver­staue ich Einstellmappen mit Unterlagen aus der Bibliothek, wenn sie min­des­tes­tens drei Jahre alt sind und ich sie nicht ent­sor­gen will.

Warum trenne ich in Bibliothek und Archiv? Über die Jahre sam­meln sich in ei­nem Ablagesystem sehr viele Dokumente an. Je mehr es wer­den, desto län­ger dau­ert es, be­stimmte Dokumente zu fin­den – egal wie gut die Ordnungssystematik ist. Es ist also zu­nächst eine Frage der Effizienz. Jeder greift im Alltag haupt­säch­lich auf die Dokumente des ak­tu­el­len Jahres zu, viel­leicht ab und zu ein­mal auf die des Vorjahres, aber ex­trem sel­ten auf die von vor sie­ben Jahren. Die ak­tu­el­len Dokumente blei­ben also dort, wo ich am schnells­ten auf sie zu­grei­fen kann (im Rollcontainer am Schreibtisch) und die al­ten kön­nen an ei­nem an­de­ren Ort ver­staut werden.

Außerdem zwingt mich eine ex­pli­zite Trennung in Bibliothek und Archiv dazu, Dokumente ab ei­nem ge­wis­sen Alter durch­zu­se­hen und zu ent­schei­den, ob ich sie wirk­lich noch be­nö­tige. Besäße ich le­dig­lich eine Registratur für alle Unterlagen jed­we­den Alters, so würde sie sich über die Jahre auf­blä­hen und viel Raum in Anspruch neh­men. Sie würde sehr viele Unterlagen ent­hal­ten, die ei­gent­lich schon ob­so­let sind und da­her ver­nich­tet wer­den könn­ten. Beim Durchsehen und Archivieren flie­gen sol­che ob­so­le­ten Unterlagen raus und ich spare ins­ge­samt Raum für das Ablagesystem.

Im Archiv feiner nach Dokumenttypen geordnet

Hin und wie­der sehe ich also meine Biotheks-Registratur auf Unterlagen durch, die di­rekt ent­sorgt oder ar­chi­viert wer­den kön­nen. Dies be­trifft dann haupt­säch­lich Einstellmappen aus den Kategorien „Allgemein“ und „Projektmaterial“.

In die­sen Kategorien sind die Mappen ja nach Kalenderjahren sor­tiert und so fällt es mir leicht, alte Unterlagen zu iden­ti­fi­zie­ren. Alles, was äl­ter als zwei Jahre ist, kommt also für’s Entsorgen oder Archivieren in Frage.

Ich ent­nehme beim Durchsehen also ein­fach eine alte Mappe, öffne sie und sehe die lose ein­ge­leg­ten Dokumente durch auf Unterlagen, die ich nicht mehr be­nö­tige, und la­gere sie um in die „Ablage P“ – den Papierkorb.Falls Dokumente üb­rig blei­ben, die ich be­hal­ten möchte, be­lasse ich sie ein­fach in der Mappe und sor­tiere diese Mappe in eine der Kategorien mei­nes Archivs.

Mein Archiv be­steht aus ei­ner Reihe an Archivboxen aus Pappkarton. Für jede Kategorie eine ent­spre­chend be­schrif­tete Box.

Darin die al­ten Mappen meist nach Kalenderjahren sor­tiert. Wenn ich ei­nes Tages dann ein­mal mein Archiv aus­mis­ten, das heißt das rich­tig alte Zeug (zum Beispiel zehn Jahre und äl­ter) ent­sor­gen möchte, er­kenne ich in­ner­halb die­ser Kategorien so­fort, was wie alt ist und was ich zu­erst durch­se­hen sollte.

Wichtig ist für den Vorgang des Archivierens, dass ich die in den Mappen ent­hal­te­nen Unterlagen nicht neu sor­tie­ren muss, son­dern ein­fach so wie sie sind ins Archiv ver­frach­ten kann. Daher spie­geln die Kategorien des Archivs auch die Ordnungssystematik der Bibliothek wieder:

• es exis­tiert eine Kategore „Belege“ für die Belege aus der Bibliotheks-Registratur,
• es exis­tiert eine Kategorie „Project Support“ (Projektmaterial) für Projektunterlagen, die ich nicht weg­wer­fen möchte,
• es exis­tiert eine Kategorie „Diarium“ für alte Erinenrungsstücke.

Die Unterlagen aus der Bibliotheks-Ablteilung „Allgemein“ teile ich al­ler­dings noch ein­mal fei­ner auf, da­mit ich spä­ter bei Bedarf be­stimmte Unterlagen zu ei­nem be­stimm­ten Lebensbereich schnel­ler fin­den kann:

• „Ausbildungsverhältnisse /​Arbeitsverhältnisse“ für Zeugnisse, Arbeitsverträge usw.
• „Banken“ für Kontoauszüge und sons­tige Informationen von und Verträge mit der Bank,
• „Versicherungen“ für Policen und Mitteilungen der Versicherer,
• „Medizinische Dokumente“ für al­les, was mit me­di­zi­ni­scher Versorgung zu tun hat,
• „Steuern“ für alle Unterlagen von Finanzamt und Steuerberater be­züg­lich Steuererklärungen,
• „Services“ für Unterlagen von der Hausverwaltung (Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen), von Versorgern (Stromversorger, Internetanbieter, Stadtwerke etc.), von Telekommunikations- und Unterhaltungsanbietern (Kabelanschluss, Mobilfunk, GEZ etc.).

Wie ich Unterlagen zu Hause ordne: Die endgültige Ordnungssystematik

Ich habe Ihnen nun Schritt für Schritt er­läu­tert, wie ich zu mei­ner hoch­ef­fi­zen­ten Ordnungssystematik im Ablagesystem kam, wel­che Bestandteile sie im Einzelnen auf­weist, wel­che Vorteile und Gründe da­für­spre­chen. Hier zu­sam­men­fas­send meine Ordnungssystematik für Bibliothek und Archiv. Die nach oben her­aus­ste­hen­den be­schrif­te­ten Tabs der Einstellmappen, die ich als Trennblätter nutze, er­ge­ben je­weils das Register (den Index) der Registratur auf ei­nen Blick – sehr schnell zu er­ken­nen und da­her ist der rich­tige Ablageort sehr schnell gefunden.

Die Kategorien der Dokumenttypen der Biblitohek sind üb­ri­gens un­ge­fähr nach Zugriffshäufigkeit und be­nö­tig­ter Zugriffsgeschwindigkeit geordnet.

Zusammenfassung: Wie ich unterlagen zu Hause ordne

Kommen wir zur Zusammenfassung der bis­he­ri­gen Ausführungen:

1. Meine Unterlagen ordne ich zu Hause mit ei­nem prak­ti­schen Ablagesystem.
2. Dieses Ablagesystem ba­siert auf Einstellmappen als dem ef­fi­zi­en­tes­ten Aktenordner überhaupt.
3. Alle Dokumente zu ei­nem be­stimm­ten Thema lege ich in Einstellmappen ein und ver­sehe diese mit ei­nem Titelstichwort so­wie der Zahl des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen an­ge­fal­len sind.
4. Ich führe eine Einstellmappen-Registratur für ak­tu­elle Unterlagen der letz­ten zwei Kalenderjahre (Bibliothek) in ei­nem Rollcontainer am Schreibtisch so­wie eine Registratur in Archivboxen für alte Unterlagen (Archiv) in ei­nem Archivschrank.
5. In bei­den Registraturen ordne ich Unterlagen auf obers­ter Ebene nach Dokumenttypen, wo es an­ge­bracht ist un­ter­glie­dere ich sie wei­ter nach Kalenderjahren (zum schnel­le­ren Durchsehen, Aussortieren oder Archivieren) und in der Bibliothek für das ak­tu­elle Kalenderjahr in ei­ni­gen Kategorien zu­dem al­pha­be­tisch (zum Schnellen Auffinden des rich­ti­gen Platzes).

Dieses System er­laubt es mir

1. Unterlagen ex­trem schnell in das Ablagesystem einzuordnen,
2. Unterlagen im Ablagesystem sehr schnell wiederzufinden,
3. per­ma­nente Übersicht über meine Unterlagen zu halten,
4. meine Ablage schlank zu halten,
5. dau­er­haft Ordnung am Schreibtisch und im Haushalt zu wahren.

Sie müs­sen Ihr ei­ge­nes Ablagesystem na­tür­lich nicht in die­ser Form ein­rich­ten. Sehen Sie die­sen Beitrag da­her als Ideenlieferant und Empfehlung. Die rich­tige Ordnungssystematik ist im­mer eine in­di­vi­du­elle Angelegenheit und Sie wäh­len die Gliederungsart, mit der Sie am bes­ten zurechtkommen.