Navigation
- 1 Wie ich meine Unterlagen zu Hause ordne: das schnelle Ablagesystem mit übersichtlicher Ordnungssystematik
- 2 Einstellmappen
- 3 Unterlagen einlegen und Einstellmappen beschriften
- 4 Unterlagen in die Einstellmappen-Registratur einordnen
- 5 Unterlagen prinzipiell alphabetisch geordnet
- 6 Unterlagen alphabetisch gruppiert
- 7 Unterlagen nach Kalenderjahren geordnet
- 8 Unterlagen nach Dokumenttypen geordnet
- 9 Nach privaten und geschäftlichen Unterlagen geordnet
- 10 Bibliothek und Archiv
- 11 Im Archiv feiner nach Dokumenttypen geordnet
- 12 Wie ich Unterlagen zu Hause ordne: Die endgültige Ordnungssystematik
- 13 Zusammenfassung: Wie ich unterlagen zu Hause ordne
Wie ordnen Sie am besten Ihre Unterlagen zu Hause?
Zur Ordnung Ihrer Unterlagen zu Hause gibt es grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten. Ihr Ziel ist es nun, diejenige Ablageart und Ordnungssystematik zu finden, mit der Sie am besten zurechtkommen, mit der Sie dauerhaft den Überblick und Ordnung in Ihren Unterlagen behalten.
Ich habe mein ideales Ablagesystem mit effizienter und überichtlicher Ordnungssystematik bereits gefunden. In diesem Beitrag stelle ich es Ihnen vor, damit Sie einige Tipps, Anregungen und Ideen mitnehmen können.
Wie ich meine Unterlagen zu Hause ordne: das schnelle Ablagesystem mit übersichtlicher Ordnungssystematik
Für meine Unterlagen zu Hause habe ich mir ein schnelles Ablagesystem mit einer übersichtlichen, klaren und intuitiven Ordnungssystematik eingerichtet.
Dieses Ablagesystem basiert auf Einstellmappen als Aktenbehälter, weil ich damit Unterlagen am schnellsten ablegen oder entnehmen und am flexibelsten ordnen kann. Und diese Einstellmappen stehen mit den enthaltenen Unterlagen in einer Einstellmappen-Registratur.
Meine Ordnungssystematik innerhalb dieser Registratur ist eine Kombination aus
- alphabetischer Sortierung,
- Gliederung nach Datum (Kalenderjahre) und
- Ordnung nach Dokumenttypen.
Nachfolgend erläutere ich Ihnen Schritt für Schritt
- warum ich Einstellmappen als Aktenordner nutze,
- die einzelnen Gliederungsarten und ‑ebenen innerhalb meiner Ordnungssystematik,
- wie es dazu kam,
- welche Vorteile ich davon habe und
- wie die endgültige Ordnungssystematik genau aussieht.
Einstellmappen
Ich ordne meine Unterlagen zu Hause in Einstellmappen, denn mit Einstellmappen ist es möglich,
- Unterlagen in eine sehr übersichtliche, einfache, intuitiv klare und flexibel anpassbare Ordnungssystematik zu bringen,
- Unterlagen extrem schnell in die Ablage einzuordnen,
- Unterlagen in Windeseile aus der Ablage wiederzufinden und
- sehr zeitsparend mit Papierunterlagen zu arbeiten.
Will man Unterlagen verstauen, so legt man sie einfach nur in die Einstellmappe ein, beschriftet sie mit einem aussagekräftigen Titelstichwort und stellt sie in eine Einstellregistratur. Das war’s. Kostet kaum Zeit.
Rinordner oder Hefter sind im Vergleich äußerst ineffiziente Aktenordner: Hier kommt zusätzlich das Lochen, betätigen der Heftmechanik und das Einheften hinzu. Das dauert viel zu lange, macht deshalb keinen Spaß und ist der wahre Grund für viel Unordnung in Haushalten und Büros. Die Barrieren zum Ordnung halten sind zu hoch.
Auch das Wiederfinden von Unterlagen funktioniert mit Einstellmappen wesentlich schneller: Erstens kann man mit einem Einstellregister eine wesentlich übersichtlichere Ordnungssystematik erstellen als mit Ringordnern und zweitens braucht man lediglich an die richtige Stelle in der Registratur greifen und die Mappe herausziehen; die Unterlagen darin sind direkt und sofort zugänglich, weil sie lose darin liegen.
Beim Ringordner dagegen müssen Sie erstmal das richtige Dokument unter 300 anderen abgehefteten Seiten finden, Klammer lösen, alle Seiten bis dorthin umlegen, Mechanik öffnen, das Dokument entnehmen, Mechanik schließen, die anderen Seiten zurücklegen und die Klammer wieder schließen. Ist doch klar, dass Verwaltung von Papierkram so zum Freud- und Zeitfresser wird.
Unterlagen einlegen und Einstellmappen beschriften
Sehen wir uns nun Schritt für Schritt an wie mein Ordnungssystem aufgebaut ist. Unterlagen ordne ich zu Hause also in Einstellmappen ein. Die Ordnungssystematik beginnt mit dem Verstauen von Unterlagen in solchen Einstellmappen und dem Beschriften dieser Mappen.
Kommen neue Unterlagen herein, sagen wir etwa ein Bescheid vom Finanzamt oder Unterlagen vom Steuerberater zur Steuererklärung, so nehme ich eine leere Einstellmappe hervor, stecke diese Steuerunterlagen in diese Mappe und beschrifte sie auf dem oben angebrachten Beschriftungsfeld mit „Steuererklärung“ und dem aktuellen Jahr, also zum Beispiel „Steuererklärung 2015“.
Genauso mache ich das auch mit allen anderen Unterlagen. Meine Mappen für das Jahr 2015 heißen dann etwa
- Krankenversicherung XY 2015,
- Bank XY 2015,
- Stromversorger XY 2015,
- Hausverwaltung XY 2015,
- Stadtwerke XY 2015,
- Mobilfunkanbieter XY 2015,
- Zahnarzt XY 2015 und so weiter.
Diese generischen Namen ersetze ich dann allerdings durch die konkreten Namen der Korrespondenzpartner, so zum Beispiel „O2 2015“ für meinen Mobilfunkanbieter. Übrigens landen in den jeweiligen Mappen dann nicht nur Schriftstücke, die ich von diesen Organisationen erhalte, sondern auch Kopien der Schriftstücke, die ich selbst an jene verschickt habe oder Notizen zu bestimmten Vorgängen, die diese Adressaten betreffen. Letztlich also alles, was an Unterlagen in der Beziehung zwischen mir und diesen Parteien anfällt.
Unterlagen in die Einstellmappen-Registratur einordnen
Meine Unterlagen ordne ich in einer Einstellmappen-Registratur. Dafür nutze ich einen Schreibtischcontainer, der neben meinem Schreibtisch zu Hause steht. Dieser Rollcontainer besitzt ein großes Schubfach, das eigentlich für eine Hängeregistratur vorgesehen ist. Da dieses Schubfach aber einen geschlossenen Metallboden besitzt, kann ich dort auch Einstellmappen einstellen.
Mittlerweile stehen in meinem Schreibtischcontainer recht viele Mappen mit Unterlagen – alle hintereinander angeordnet – und bilden in Ihrer Gesamtheit eben eine Einstellregistratur. Die Mappen kippen nicht um, da ich sie einfach mit Buchstützen aufrecht halte und rutschen nicht weg, da ich das Schubfach mit einer Anti-Rutsch-Schubladenmatte ausgelegt habe.
Übrigens: Für eine Einstellregistratur benötigen Sie nicht unbedingt einen Schreibtischcontainer. Einstellmappen können Sie zum Beispiel auch in Einstellmappen-Boxen aus Kunststoff oder Boxen aus Pappkarton unterbringen, die Sie dann in einen beliebigen Schrank oder ein Regal stellen könnten. Oder sie nutzen Aktenschränke mit Hängeregistratur-Schubfächern, wobei die Schubfächer hier auch wieder einen geschlossenen Boden aufweisen sollten.
Kommen wir zurück zu den Steuerunterlagen: Die Einstellmappe beinhaltet nun diese Unterlagen und ist entsprechend beschriftet. Ich öffne nun das Registratur-Schubfach des Schreibtischcontainers und blicke auf eine übersichtliche Ordnungsstruktur aller meiner Einstellmappen, die bereits Unterlagen enthalten. Dort suche und finde ich den richtigen Platz in Sekunden und stelle meine Einstellmappe ein.
Unterlagen prinzipiell alphabetisch geordnet
An welche Position genau stelle ich die Einstellmappe mit den Steuerunterlagen ein?
Das Grundprinzip der Ordnung meiner Unterlagen zu Hause ist das Alphabet. Die Einstellmappen in meiner Registratur sind also grundsätzlich alphabetisch nach ihren Titeln (Beschriftungen) angeordnet.
Und mehr braucht es im Grunde auch nicht für eine übersichtliche Ordnung von Unterlagen mittels Einstellmappen. Das Alphabet als glasklares „Alpha-System“ genügt.
Dieses System ist genauso einfach wie es schnell zu handhaben ist: Beim Verstauen einer Mappe die richtige Position anhand des ersten Mappentitel-Buchstabens suchen und einordnen. Beim Suchen und Entnehmen weiß ich ja, welches Dokument ich suche und habe bereits eine gute Vorstellung davon, unter welchem Stichwort es zu finden ist. Unter dem Anfangsbuchstaben dieses Stichworts suchen und die Mappe ist gefunden.
Und falls es das falsche Stichwort war, dann schaue ich halt noch an ein oder zwei anderen Stellen nach. Das geht insgesamt jedenfalls immernoch wesentlich schneller, als in prall gefüllten Ringordnern zu suchen.
Meine Steuerunterlagen aus dem Beispiel ordne ich folglich an der Position „S“ ein.
Unterlagen alphabetisch gruppiert
Meine Unterlagen zu Hause verstaue ich also in Einstellmappen und diese ordne ich alphabetisch.
Streng genommen müsste ich allerdings wirklich bei jeder Mappe schauen, dass sie genau an der exakten alphabetischen Position steht. Mehrere Mappen mit dem Anfangsbuchstaben „S“ in der Registratur müsste ich also entweder nach dem zweiten Buchstaben sortieren – oder ich lasse es und sage, dies sei die Gruppe „S“ und innerhalb dieser Gruppe können die Mappen unsortiert stehen. Reicht auch.
Ich habe es mir allerdings noch weiter vereinfacht. Ich gliedere mit Hilfe von Trennblättern lediglich in Gruppen von drei Buchstaben: „ABC“, „DEF“ und so weiter. Auf diese Weise benötige ich letztlich lediglich acht statt 26 Unterteilungen. Für mich hat sich dieses System als das schnellste erwiesen.
Zum Verstauen oder Wiederfinden meiner Steuerunterlagen brauche ich also nur in den Abschnitt „RST“ zu schauen. Dort werden sich vielleicht noch drei andere ungeordnet Mappen befinden, doch deren Titel sind schnell überflogen, um festzustellen, welche nun die richtige Mappe ist.
Unterlagen nach Kalenderjahren geordnet
Über die Jahre wuchs meine Registratur und ich wollte alte Unterlagen durchsehen, um sie entweder archivieren oder entsorgen zu können. All die Mappen, die sich über die Jahre ansammelten, standen bunt gemischt. Ich notierte anfangs auch noch keine Jahreszahlen auf den Einstellmappen, sondern füllte immer eine Mappe zu einem Thema (zum Beispiel „Steuererklärung“) Jahr für Jahr weiter fleißig mit den entsprechenden Unterlagen (zum Beispiel die Steuerunterlagen mehrerer Jahre).
Es entwickelte sich also der Wunsch, alte Unterlagen oder Unterlagen eines bestimmten Jahres schneller identifizieren zu können. So führte ich einerseits ein, Unterlagen zu allen Themen nach Kalenderjahren zu trennen, indem ich jeweils eine jahresspezifische Mappe zu einem Thema anlegte und sie folglich mit dem Stichwort und einer Jahreszahl beschriftete, andererseits gliederte ich aber auch meine Ordnungssystematik feiner – nach Kalenderjahren.
Nun ordnete ich meine Unterlagen zu Hause also auf oberster Ebene nach Kalenderjahren. Das jeweils aktuelle Kalenderjahr unterteile ich weiterhin nach alphabetischen Buchstabengruppen („ABC“ usw.), da dies die Unterlagen und Mappen sind, auf die ich in diesem Jahr ja häufig zurückgreife und ich sie so schneller finde.
Für die Vorjahre allerdings führe ich keine alphabetische Ordnung mehr, denn ich greife nur selten auf sie zu und so benötige ich nur einen Satz alphabetischer Trennblätter, den ich immer in das aktuelle Jahr einsetze.
In den Vorjahren stehen üblicherweise auch nur etwa 20 Einstellmappen mit Unterlagen. Sollte ich doch mal eine davon benötigen, blättere ich einfach schnell diese 20 Mappen durch. Kostet nicht viel Zeit.
Der große Nutzen dieses Systems ist jedoch, dass ich alle Unterlagen, die älter als zwei Jahre sind – ich belasse immer mindestens die aktuellsten zwei Jahre in der Registratur – leicht und schnell identifizieren kann, denn ich habe für jedes Jahr eine Abteilung. So nehme ich mir fürs Archivieren oder Entsorgen immer die Abteilung mit dem frühesten Jahr und sehe durch, was ich noch brauche und was nicht.
Für das Beispiel der Steuerunterlagen bedeutet das: Es liegt eine Mappe „Steuererklärung 2015“ (aktuelles Jahr) in Abteilung „2015“ unter Gruppe „RST“ und die Mappe „Steuererklärung 2014“ einfach nur in Abteilung „2014“.
Unterlagen nach Dokumenttypen geordnet
Nun ordnete ich meine Unterlagen zu Hause nach Alphabet und Datum. Innerhalb der alphabetischen Gruppen und der Abteilungen für Kalenderjahre standen allerdings unterschiedlichste Dokumenttypen vermischt beieinander.
Ich arbeite privat und geschäftlich projektbasiert: Jedes einzelne Vorhaben, das zu einem bestimmten Ziel führen soll, ist ein Projekt – eine äußerst nützliche Arbeitsmethodik, die ich der Produktivitätsmethodik „Getting Things Done“ (kurz „GTD“) von David Allen verdanke. Für jedes Projekt sammle ich die benötigten Papierunterlagen (Notizen, Korrespondenz etc.) in einer eigens dafür angelegten Projekt-Einstellmappe.
Solche Projektmappen standen mit der bisherigen Sortierung bei allen anderen Mappen mit anderen Arten von Dokumenten. Da ich allerdings im Gegensatz zu diesen anderen Dokumenttypen sehr häufig auf diese Projektmappen zugreife, wollte ich sie in eine eigene Abteilung separieren, um diesen Zugriff zu beschleunigen.
Ich gliederte deshalb fortan auf oberster Ebene in „Projektmaterial“ (bei mir „Project Support“) und „Allgemein“ (der ganze Rest). Innerhalb dieser beiden Abteilungen aber immernoch nach Kalenderjahren und dann nach Alphabet.
Mit der Zeit habe ich auch andere besondere Dokumenttypen aus der Abteilung „Allgemein“ in eigene Abteilungen ausgegliedert:
- „Belege“ für Rechnungen, Quittungen usw. – praktisch für Reklamationen, Garantiefälle und die Steuererklärung (für jedes Jahr eine Mappe),
- „Listen“ für Checklisten und sonstige Listen, die ich für verschiedene Zwecke angelegt habe (ohne Datumsgliederung, da gültig und hilfreich über längere Zeiträume),
- „Ideen“ für eigene Notizen zu Vorhaben, die ich vielleicht irgendwann einmal angehen werde (ohne Datumsgliederung),
- „How To“ für gesammelte Anleitungen (ohne Datumsgliederung),
- „Interessen“ für gesammeltes Material zu Themenbereichen, die mich interessieren (ohne Datumsgliederung),
- „Action Support“ (Handlungsunterstützung) für Dokumente mit Informationen, auf die ich für alle möglichen Vorhaben häufiger zurückgreifen muss, insbesondere Kontoinformationen für Überweisungen, Steuernummer vom Finanzamt, Informationen zur Konfiguration meiner Computertechnik oder auch eine Mappe mit Briefmarken (ohne Datumsgliederung, da dauerhaft benötigt).
- „Diarium“ für Erinnerungsstücke in Papierform (zum Beispiel Grußkarten, Postkarten, Eintrittskarten, Fotos, Briefe etc.).
Der Vorteil dieser Ausgliederung ist im Allgemeinen, dass ich, will ich eine bestimmte Einstellmappe mit Unterlagen aus der Registratur ziehen, nicht mehr potenziell die gesamte Registratur durchsuchen muss (manchmal ist halt nicht mehr klar, unter welchem Stichwort die Unterlagen abgelegt worden sind), sondern sofort in eine Sektion springen kann (den Typ der Dokumente oder ihre Abteilung weiss ich sofort) und sich die Menge der durchzugehenden Mappen damit reduziert. Und damit auch der Zeitbedarf für’s Suchen und Finden.
Nach privaten und geschäftlichen Unterlagen geordnet
Da ich mir zu Hause einen Arbeitsbereich mit Schreibtisch eingerichtet habe, um dort auch geschäftliche Vorhaben erledigen zu können, existieren in meiner Registratur zwei große Sektionen: eine private und eine geschäftliche.
Die bisher vorgestellte Ordnungssystematik herrscht in nahezu identischer Weise im privaten als auch im geschäftlichen Bereich der Registratur.
Bibliothek und Archiv
Meine Unterlagen ordne ich zu Hause ferner nach aktuellen und alten Dokumenten. Aktuelle Dokumente befinden sich in meiner Dokumenten-Bibliothek, alte im Archiv.
In der Bibliothek halte ich alle Unterlagen, die zwei bis drei Jahre alt sind, da ich auf diese Dokumente in meiner täglichen Arbeit mit Papierkram potenziell zurückgreifen muss. Meine Bibliothek ist die Einstellmappen-Registratur innerhalb meines Schreibtischcontainers am Schreibtisch.
Das Archiv befindet sich in einer Anrichte mit Regalböden – ebenfalls im Arbeitsbereich, aber nicht direkt beim Schreibtisch positioniert. Dort verstaue ich Einstellmappen mit Unterlagen aus der Bibliothek, wenn sie mindestestens drei Jahre alt sind und ich sie nicht entsorgen will.
Warum trenne ich in Bibliothek und Archiv? Über die Jahre sammeln sich in einem Ablagesystem sehr viele Dokumente an. Je mehr es werden, desto länger dauert es, bestimmte Dokumente zu finden – egal wie gut die Ordnungssystematik ist. Es ist also zunächst eine Frage der Effizienz. Jeder greift im Alltag hauptsächlich auf die Dokumente des aktuellen Jahres zu, vielleicht ab und zu einmal auf die des Vorjahres, aber extrem selten auf die von vor sieben Jahren. Die aktuellen Dokumente bleiben also dort, wo ich am schnellsten auf sie zugreifen kann (im Rollcontainer am Schreibtisch) und die alten können an einem anderen Ort verstaut werden.
Außerdem zwingt mich eine explizite Trennung in Bibliothek und Archiv dazu, Dokumente ab einem gewissen Alter durchzusehen und zu entscheiden, ob ich sie wirklich noch benötige. Besäße ich lediglich eine Registratur für alle Unterlagen jedweden Alters, so würde sie sich über die Jahre aufblähen und viel Raum in Anspruch nehmen. Sie würde sehr viele Unterlagen enthalten, die eigentlich schon obsolet sind und daher vernichtet werden könnten. Beim Durchsehen und Archivieren fliegen solche obsoleten Unterlagen raus und ich spare insgesamt Raum für das Ablagesystem.
Im Archiv feiner nach Dokumenttypen geordnet
Hin und wieder sehe ich also meine Biotheks-Registratur auf Unterlagen durch, die direkt entsorgt oder archiviert werden können. Dies betrifft dann hauptsächlich Einstellmappen aus den Kategorien „Allgemein“ und „Projektmaterial“.
In diesen Kategorien sind die Mappen ja nach Kalenderjahren sortiert und so fällt es mir leicht, alte Unterlagen zu identifizieren. Alles, was älter als zwei Jahre ist, kommt also für’s Entsorgen oder Archivieren in Frage.
Ich entnehme beim Durchsehen also einfach eine alte Mappe, öffne sie und sehe die lose eingelegten Dokumente durch auf Unterlagen, die ich nicht mehr benötige, und lagere sie um in die „Ablage P“ – den Papierkorb.Falls Dokumente übrig bleiben, die ich behalten möchte, belasse ich sie einfach in der Mappe und sortiere diese Mappe in eine der Kategorien meines Archivs.
Mein Archiv besteht aus einer Reihe an Archivboxen aus Pappkarton. Für jede Kategorie eine entsprechend beschriftete Box.
Darin die alten Mappen meist nach Kalenderjahren sortiert. Wenn ich eines Tages dann einmal mein Archiv ausmisten, das heißt das richtig alte Zeug (zum Beispiel zehn Jahre und älter) entsorgen möchte, erkenne ich innerhalb dieser Kategorien sofort, was wie alt ist und was ich zuerst durchsehen sollte.
Wichtig ist für den Vorgang des Archivierens, dass ich die in den Mappen enthaltenen Unterlagen nicht neu sortieren muss, sondern einfach so wie sie sind ins Archiv verfrachten kann. Daher spiegeln die Kategorien des Archivs auch die Ordnungssystematik der Bibliothek wieder:
- es existiert eine Kategore „Belege“ für die Belege aus der Bibliotheks-Registratur,
- es existiert eine Kategorie „Project Support“ (Projektmaterial) für Projektunterlagen, die ich nicht wegwerfen möchte,
- es existiert eine Kategorie „Diarium“ für alte Erinenrungsstücke.
Die Unterlagen aus der Bibliotheks-Ablteilung „Allgemein“ teile ich allerdings noch einmal feiner auf, damit ich später bei Bedarf bestimmte Unterlagen zu einem bestimmten Lebensbereich schneller finden kann:
- „Ausbildungsverhältnisse /Arbeitsverhältnisse“ für Zeugnisse, Arbeitsverträge usw.
- „Banken“ für Kontoauszüge und sonstige Informationen von und Verträge mit der Bank,
- „Versicherungen“ für Policen und Mitteilungen der Versicherer,
- „Medizinische Dokumente“ für alles, was mit medizinischer Versorgung zu tun hat,
- „Steuern“ für alle Unterlagen von Finanzamt und Steuerberater bezüglich Steuererklärungen,
- „Services“ für Unterlagen von der Hausverwaltung (Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen), von Versorgern (Stromversorger, Internetanbieter, Stadtwerke etc.), von Telekommunikations- und Unterhaltungsanbietern (Kabelanschluss, Mobilfunk, GEZ etc.).
Wie ich Unterlagen zu Hause ordne: Die endgültige Ordnungssystematik
Ich habe Ihnen nun Schritt für Schritt erläutert, wie ich zu meiner hocheffizenten Ordnungssystematik im Ablagesystem kam, welche Bestandteile sie im Einzelnen aufweist, welche Vorteile und Gründe dafürsprechen. Hier zusammenfassend meine Ordnungssystematik für Bibliothek und Archiv. Die nach oben herausstehenden beschrifteten Tabs der Einstellmappen, die ich als Trennblätter nutze, ergeben jeweils das Register (den Index) der Registratur auf einen Blick – sehr schnell zu erkennen und daher ist der richtige Ablageort sehr schnell gefunden.
Dokumenttypen | Kalenderjahr | Alphabet |
Action Support (Handlungsunterstützung) | ||
Project Support (Projektmaterial) | ||
2015 | ||
ABC | ||
DEF | ||
… | ||
2014 | ||
… | ||
Allgemein | ||
2015 | ||
ABC | ||
DEF | ||
… | ||
2014 | ||
… | ||
Belege | (für jedes Jahr eine Mappe) | |
Listen | ||
How To (Anleitungen) | ||
Ideen | ||
Interessen |
Dokumenttypen | Kalenderjahr |
Project Support (Projektmaterial) | |
2015 | |
2014 | |
… | |
Belege | |
2015 | |
2014 | |
… | |
Ausbildungsverhältnisse /Arbeitsverhältnisse | (wie oben) |
Banken | (wie oben) |
Versicherungen | (wie oben) |
Medizinische Dokumente | (wie oben) |
Steuern | (wie oben) |
Services | (wie oben) |
Die Kategorien der Dokumenttypen der Biblitohek sind übrigens ungefähr nach Zugriffshäufigkeit und benötigter Zugriffsgeschwindigkeit geordnet.
Zusammenfassung: Wie ich unterlagen zu Hause ordne
Kommen wir zur Zusammenfassung der bisherigen Ausführungen:
- Meine Unterlagen ordne ich zu Hause mit einem praktischen Ablagesystem.
- Dieses Ablagesystem basiert auf Einstellmappen als dem effizientesten Aktenordner überhaupt.
- Alle Dokumente zu einem bestimmten Thema lege ich in Einstellmappen ein und versehe diese mit einem Titelstichwort sowie der Zahl des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen angefallen sind.
- Ich führe eine Einstellmappen-Registratur für aktuelle Unterlagen der letzten zwei Kalenderjahre (Bibliothek) in einem Rollcontainer am Schreibtisch sowie eine Registratur in Archivboxen für alte Unterlagen (Archiv) in einem Archivschrank.
- In beiden Registraturen ordne ich Unterlagen auf oberster Ebene nach Dokumenttypen, wo es angebracht ist untergliedere ich sie weiter nach Kalenderjahren (zum schnelleren Durchsehen, Aussortieren oder Archivieren) und in der Bibliothek für das aktuelle Kalenderjahr in einigen Kategorien zudem alphabetisch (zum Schnellen Auffinden des richtigen Platzes).
Dieses System erlaubt es mir
- Unterlagen extrem schnell in das Ablagesystem einzuordnen,
- Unterlagen im Ablagesystem sehr schnell wiederzufinden,
- permanente Übersicht über meine Unterlagen zu halten,
- meine Ablage schlank zu halten,
- dauerhaft Ordnung am Schreibtisch und im Haushalt zu wahren.
Sie müssen Ihr eigenes Ablagesystem natürlich nicht in dieser Form einrichten. Sehen Sie diesen Beitrag daher als Ideenlieferant und Empfehlung. Die richtige Ordnungssystematik ist immer eine individuelle Angelegenheit und Sie wählen die Gliederungsart, mit der Sie am besten zurechtkommen.