Die Kunst des Arbeitens
Sie fragen sich, wie Sie Ihre private Ablage organisieren?
Ich zeige Ihnen in diesem Beitrag wie ich meine eigene private Ablage organisiere.
Mein Beispiel wird Ihnen einige Ideen, Anregungen und praktische Orientierung liefern, mit denen Sie die Organisation Ihrer privaten Ablage verbessern. Infos zum Plugin Wie ich meine private Ablage organisiere
Eine Ordner-Etiketten-Vorlage brauche ich nicht.
Warum? Weil ich keine Ordner-Etiketten brauche.
Warum? Weil ich keine Ordner brauche.
Warum? Moment … stimmt nicht.
Natürlich brauche ich Ordner für meine Akten – Ordner im Sinne von „Aktenbehälter“, Ordner im Sinne von „Behälter für Schriftgut“. Jedoch nicht diejenige Art von Aktenordner, die wir für gewöhnlich unter „Ordner“ verstehen: Ich brauche keine Ringordner zum Einheften von gelochtem Schriftgut.
Warum nun brauche ich keine Ringordner? Weil ich stattdessen Einstellmappen nutze.
Warum nutze ich Einstellmappen und keine Ringordner? Weil Ringordner die größten Zeitfresser in der Arbeit mit Papierkram sind und Einstellmappen die größten Beschleuniger.
Und da ich sowieso schon mit mehr Papierkram in meinem Leben konfrontiert bin als ich mag, möchte ich mich in meiner wertvollen Lebenszeit nicht auch noch mit völlig ineffizienten Hilfsmitteln herumschlagen.
Gäbe es nur Ringordner auf dieser Welt, würden wir sie alle nutzen – auch ich. Aber es gibt alternative Schriftgutbehälter. Und somit können wir Vergleiche anstellen.
Stellen Sie sich einmal vor, Sie sitzen in Ihrem Schreibtisch im Büro oder zu Hause. Vor Ihnen liegt ein Dokument – etwa ein Steuerbescheid vom Finanzamt –, das sie in Ihrem Ablagesystem verstauen möchten, weil Sie es zwar momentan nicht brauchen, irgendwann später jedoch noch einmal darauf zurückgreifen müssen.
Für dieses spezielle Dokument existiert in Ihrem Ablagesystem auch bereits eine Sektion oder Kategorie, in die es hineingehört – so zum Beispiel die Kategorie „Steuer“. Sie wissen also genau, wo der richtige Platz dafür ist, und müssen ihn nicht erst (er)schaffen.
Vereinfachen wir die Situation weiter: Sie nutzen einen handelsüblichen Ringordner für Ihre Steuerunterlagen. Er steht in Griffreichweite von Ihrer Körperposition aus gesehen, also etwa direkt auf Ihrem Schreibtisch oder daneben in einem Regal. Keine Barriere.
So werden Sie vorgehen, um Ihr Dokument im Ringordner zu verstauen:
Jetzt Schweiß trocknen und weiterarbeiten. Dies waren sage und schreibe 27 Arbeitsschritte, um ein einziges Blatt Papier im Ablagesystem zu verstauen! Wie lange haben die wohl insgesamt gedauert?
Jetzt stellen Sie sich vor, der richtige Ordner für Ihr Dokument existiert noch nicht und sie müssten Ihn erst anlegen. Wieviele zusätzliche Arbeitsschritte werden Sie vom Ausfüllen Ihrer Ordner-Etiketten-Vorlage bis zum Anbringen des fertigen Ordner-Rückenschilds auf dem Ordnerrücken ausführen müssen?
Nun betrachten wir den gleichen Vorgang einmal unter Verwendung von Einstellmappen als Schriftgutbehälter.
Die gleiche Ausgangssituation. Jedoch steht nun direkt auf oder neben Ihrem Schreibtisch eine Box oder ein Stehsammler in Griffreichweite, der eine Menge an beschrifteten Einstellmappen fasst, welche jeweils bereits mit Dokumenten gefüllt sind.
Die Einstellmappen tragen Ihren Titel am oberen Rand auf einem Reiter oder einem Tab – beschriftet mit Bleistift, ohne Ordner-Etiketten-Vorlage – und sind alphabetisch geordnet. Ihr Dokument gehört in eine dieser existierenden Mappen.
So gehen Sie vor, um es zu verstauen:
Und jetzt glücklich über die flinke Erledigung weitere Dinge erledigen und wirklich produktiv sein. Dies waren lediglich sieben Schritte. Wie lange hat das insgesamt gedauert?
Sollte die richtige Einstellmappe jedoch noch nicht existieren, so ist auch das Anlegen einer neuen Mappe schnell getan: Leere Mappe aus dem Vorrat ziehen und einen kurzen Titel mit Bleistift aufbringen.
Keine Ordner-Etiketten-Vorlage, keine Rückenschilder.
Bleistift und Radiergummi sind und bleiben unschlagbar schnell.
Eine großangelegte Auswertung kann ich mir nach diesem anschaulichen Vergleich wohl sparen. 27 Schritte (ohne Nachlochen und vergessenes Öffnen der Zielsektion 23) gegen sieben.
Was sollten Sie mitnehmen?
Mit Einstellmappen erspare ich mir also eine Menge Zeit und Stress. Weil sie wesentlich unkomplizierter und schneller zu handhaben sind als Ringordner.
Denken Sie mal drüber nach, selbst Einstellmappen statt Ringordner zu nutzen und sich damit ein richtig schnelles Ablagesystem einzurichten.
Sie werden viel leichter Ordnung im Büro, im Arbeitszimmer oder im Haushalt halten, Ihren Papierkram deutlich schneller und stressärmer erledigen und gewinnen eine Menge Lebenszeit für Angenehmeres als Lochen und Abheften.
Und zu guter Letzt brauchen Sie sich mit diesen Dingen überhaupt nicht mehr herumschlagen:
Wieder Zeit gespart, denn Einstellmappen beschriften sie viel einfacher.
Wie kann ich am besten meine Unterlagen aufbewahren? Sie brauchen ein gutes Ablagesystem. Zu Hause für Ihre privaten Unterlagen, für Ihre Dokumente im Büro oder Ihr Schriftgut im Arbeitszimmer. Für Ihr Ablagesystem gibt es allerdings eine goldene Regel zu beachten – die oberste Regel. Infos zum Plugin Unterlagen aufbewahren: Die oberste Regel