Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Ein Eingangskorb (eine Inbox) am Schreibtisch zu be­sit­zen ist gut. Doch es ist nur der Anfang. Wenn Sie wirk­lich Zeit ge­win­nen, Ordnung schaf­fen und Ziele er­rei­chen wol­len, dann müs­sen Sie auch mit Ihrem Eingangskorb um­ge­hen kön­nen. Hier meine zehn Tipps für hoch­ef­fi­zi­ente Arbeit mit dem per­sön­li­chen Eingangskorb. Infos zum Plugin Wie Sie hoch­ef­fi­zi­ent mit Ihrem Eingangskorb (Inbox) ar­bei­ten

Die Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren? Wenn Sie Ihre Ablage im Büro in­tel­li­gent or­ga­ni­sie­ren möch­ten, an­statt ei­nen ner­ven­auf­rei­ben­den, zeit- und geld­fres­sen­den Kampf mit Ihrer Ablage zu füh­ren, müs­sen Sie als ers­tes wis­sen, wor­auf es bei der Ablageorganisation an­kommt: das uni­ver­sale Gütekriterium. Infos zum Plugin Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren: Darauf kommt es an

Wie richte ich mir ein gu­tes Papierablage-System ein? Ihr Papierablage-System ist dazu da, Ordnung in Ihren Unterlagen und Dokumenten zu hal­ten und Ihnen da­durch enorm Zeit und Stress zu spa­ren. Um dies zu er­rei­chen, müs­sen Sie den ers­ten und wich­tigs­ten Schritt ge­hen und ein ein­zi­ges Prinzip ver­ste­hen. Infos zum Plugin Papierablage-System ein­rich­ten: Der wich­tigste Schritt

Haben Sie schon ein­mal dar­über nach­ge­dacht, warum un­schöne Papierstapel und läs­tige Unordnung im Büro oder im Haushalt ei­gent­lich ent­ste­hen, ob­wohl Sie ei­gent­lich eine Ablage für Ihre Unterlagen be­sit­zen und ob­wohl Sie sich fest vor­ge­nom­men ha­ben, Ordnung zu hal­ten?

Wir ken­nen diese Situation alle sehr gut: Privat und be­ruf­lich sind wir mit al­ler­hand Papierkram kon­fron­tiert, den wir ab­ar­bei­ten und ir­gend­wie or­ga­ni­sie­ren müs­sen, weil wir dar­auf an­ge­wie­sen sind.

Mit der Zeit al­ler­dings ver­tei­len sich die Unterlagen auf dem Schreibtisch, im Regal, auf der Kommode und so­gar auf dem Fußboden im Büro, in der Wohnung oder im Arbeitszimmer zu Hause. Es herrscht un­an­ge­nehme Unordnung.

Wenn wir dann ein­mal ein be­stimm­tes Dokument zu ei­nem be­stimm­ten Zeitpunkt be­nö­ti­gen, dau­ert die Suche im Papierchaos ge­fühlte Ewigkeiten und im schlimms­ten Fall ist das Schriftstück un­auf­find­bar. Das ist är­ger­lich und kos­tet viel wert­volle Zeit.

Bekommen wir neue Unterlagen in die Hände, so pa­cken wir sie in der Hitze des Alltagsgefechts auf den nächst­bes­ten Stapel und re­den uns ein, wir wür­den uns darum küm­mern, wenn wir Zeit hät­ten. Doch diese Zeit kommt nicht. Und die Papierstapel wach­sen wei­ter.

Und das Interessante daran: Wir pa­cken wie­der und wie­der Unterlagen auf die vor­han­de­nen Aktenberge, ob­wohl wir be­reits über ent­spre­chende Aktenordner ver­fü­gen, in die diese Dokumente hin­ein­ge­hö­ren.

Wie kommt das? Warum las­sen wir un­sere Papierstapel wei­ter wach­sen? Warum be­sche­ren wir uns selbst da­mit Unordnung und Frust im Büro oder im Haushalt? Warum schaf­fen wir es nicht, Ordnung zu hal­ten? Warum sor­gen wir selbst da­für, dass wir spä­ter viel Zeit beim Suchen un­se­rer Unterlagen ver­geu­den – trotz Ablage und gu­ter Vorsätze? Infos zum Plugin Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung im Büro und im Haushalt? Warum ist Ordnung hal­ten so schwer trotz Ablage?

Können Sie ohne Papier-Ablagesystem aus­kom­men? Dem Papierkram ent­ge­hen? Ein pa­pier­lo­ses Büro schaf­fen? Oder gar ei­nen pa­pier­lo­sen Privathaushalt?

Es ist mach­bar. Infos zum Plugin Können Sie ohne Papier-Ablagesystem aus­kom­men?

Sie fra­gen sich, wie Sie sich ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem ge­stal­ten? Um Ordnung zu hal­ten und Ihre Arbeit mit dem Papierkram zu be­schleu­ni­gen? Im Büro, im Arbeitszimmer, pri­vat zu Hause? Um sich ein wahr­lich ef­fek­ti­ves Ablagesystem ein­rich­ten zu kön­nen, müs­sen Sie das ent­schei­dende Grundprinzip ver­stan­den ha­ben.

Was ist denn eigentlich ein effektives Ablagesystem?

Ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem ist ein System, bei dem Sie so­fort wis­sen, wo ein Dokument hin­ge­hört, wenn Sie es in das System ab­le­gen wol­len. Und ei­nes, bei dem Sie au­gen­blick­lich wis­sen, wo es wie­der­zu­fin­den ist.

Ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem dient Ihnen so gut, dass Sie bei die­sem bei­den Vorgängen – Ablegen und Entnehmen von Unterlagen – keine Zeit ver­lie­ren.

Wie gestalten Sie sich ein effektives Ablagesystem?

Sie be­gin­nen mit dem Verständnis des ent­schei­den­den Grundprinzips für ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem.

Erst wenn Sie die­ses Grundprinzip ver­in­ner­licht ha­ben, wer­den Sie be­fä­higt sein, sich ein wirk­lich ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem zu ge­stal­ten.

Was ist das wichtigste Grundprinzip eines effektiven Ablagesystems?

Niedrigste Zugriffsbarrieren.

Ordnung in Ihren Unterlagen hal­ten Sie nur mit nied­ri­gen Barrieren in Ihrem Ablagesystem.

Schnellstmöglich Dokumente ab­le­gen und ent­neh­men kön­nen Sie nur mit nied­ri­gen Barrieren in Ihrem Ablagesystem.

Zeit spa­ren im Umgang mit Ihrem Schriftgut kön­nen Sie nur, wenn Ihr Ablagesystem nied­rige Barrieren auf­weist.

Hohe Barrieren da­ge­gen er­zeu­gen Unordnung und Frust, kos­ten Ihnen sehr viel Zeit und Geld.

Alles zum Verständnis des entscheidenden Grundprinzips

Wie be­reits er­wähnt: Wenn Sie das Grundprinzip der nied­ri­gen Zugriffsbarrieren voll­ends ver­stan­den ha­ben, be­sit­zen Sie die un­ab­ding­bare Voraussetzung, um sich ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem ein­rich­ten zu kön­nen.

Lesen Sie dazu jetzt die­sen Artikel – darin er­kläre ich Ihnen aus­führ­lich und leicht ver­ständ­lich, worum es beim Prinzip der nied­ri­gen Barrieren geht:

Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung?