Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Können Sie ohne Papier-Ablagesystem aus­kom­men? Dem Papierkram ent­ge­hen? Ein pa­pier­lo­ses Büro schaf­fen? Oder gar ei­nen pa­pier­lo­sen Privathaushalt?

Es ist mach­bar. Infos zum Plugin Können Sie ohne Papier-Ablagesystem aus­kom­men?

Eine Ordner-Etiketten-Vorlage brau­che ich nicht.

Warum? Weil ich keine Ordner-Etiketten brau­che.

Warum? Weil ich keine Ordner brau­che.

Warum? Moment … stimmt nicht.

Natürlich brau­che ich Ordner für meine Akten – Ordner im Sinne von „Aktenbehälter“, Ordner im Sinne von „Behälter für Schriftgut“. Jedoch nicht die­je­nige Art von Aktenordner, die wir für ge­wöhn­lich un­ter „Ordner“ ver­ste­hen: Ich brau­che keine Ringordner zum Einheften von ge­loch­tem Schriftgut.

Warum nun brau­che ich keine Ringordner? Weil ich statt­des­sen Einstellmappen nutze.

Warum nutze ich Einstellmappen und keine Ringordner? Weil Ringordner die größ­ten Zeitfresser in der Arbeit mit Papierkram sind und Einstellmappen die größ­ten Beschleuniger.

Und da ich so­wieso schon mit mehr Papierkram in mei­nem Leben kon­fron­tiert bin als ich mag, möchte ich mich in mei­ner wert­vol­len Lebenszeit nicht auch noch mit völ­lig in­ef­fi­zi­en­ten Hilfsmitteln her­um­schla­gen.

Warum kosten Ringordner unnötig viel Zeit?

Gäbe es nur Ringordner auf die­ser Welt, wür­den wir sie alle nut­zen – auch ich. Aber es gibt al­ter­na­tive Schriftgutbehälter. Und so­mit kön­nen wir Vergleiche an­stel­len.

Stellen Sie sich ein­mal vor, Sie sit­zen in Ihrem Schreibtisch im Büro oder zu Hause. Vor Ihnen liegt ein Dokument – etwa ein Steuerbescheid vom Finanzamt –, das sie in Ihrem Ablagesystem ver­stauen möch­ten, weil Sie es zwar mo­men­tan nicht brau­chen, ir­gend­wann spä­ter je­doch noch ein­mal dar­auf zu­rück­grei­fen müs­sen.

Für die­ses spe­zi­elle Dokument exis­tiert in Ihrem Ablagesystem auch be­reits eine Sektion oder Kategorie, in die es hin­ein­ge­hört – so zum Beispiel die Kategorie „Steuer“. Sie wis­sen also ge­nau, wo der rich­tige Platz da­für ist, und müs­sen ihn nicht erst (er)schaffen.

Vereinfachen wir die Situation wei­ter: Sie nut­zen ei­nen han­dels­üb­li­chen Ringordner für Ihre Steuerunterlagen. Er steht in Griffreichweite von Ihrer Körperposition aus ge­se­hen, also etwa di­rekt auf Ihrem Schreibtisch oder da­ne­ben in ei­nem Regal. Keine Barriere.

So wer­den Sie vor­ge­hen, um Ihr Dokument im Ringordner zu ver­stauen:

1. Nachdenken, wo das Dokument hin­ge­hört (Sie wis­sen, dass Sie ei­nen spe­zi­el­len, be­reits vor­be­rei­te­ten Ordner da­für ha­ben),
2. zum Regal mit den Aktenordnern dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn das Regal und der Ordner ste­hen in Griffreichweite
3. den rich­ti­gen Ordner su­chen,
4. Ordner her­aus­neh­men,
5. Ordner auf den Schreibtisch le­gen,
6. Ordner öff­nen,
7. Klammer lö­sen und über Ringmechanik um­le­gen,
8. Ringmechanik per Exzenterverschluss öff­nen,
9. Huch, Ihnen fällt ein, das das Dokument ja gar nicht zu­oberst ein­ge­hef­tet ge­hört, son­dern in eine Sektion, die sich in der Mitte des Papierkorpus be­fin­det, die al­ler­dings be­reits mit ei­nem Trennblatt mar­kiert ist,
10. Ringmechanik wie­der ver­rie­geln,
11. Papier bis zur Zielsektion grei­fen und um­le­gen,
12. Ringmechanik wie­der öff­nen,
13. Locher grei­fen (der steht glück­li­cher­weise be­reits auf dem Schreibtisch; falls nicht, sind zu­sätz­li­che Schritte nö­tig),
14. Dokument grei­fen,
15. Dokument lo­chen,
16. Mist, ei­nes der Löcher hat die Papierkante er­wischt – das wird nicht hal­ten,
17. noch­mals lo­chen,
18. Locher bei­seite stel­len,
19. ge­loch­tes Dokument auf die Ringe fä­deln,
20. Ringmechanik schlie­ßen,
21. das vor­her um­ge­legte Papier zu­rück-um­le­gen,
22. Klammer um­le­gen und fest­stel­len,
23. Ordner schlie­ßen,
24. Ordner grei­fen,
25. zum Regal dre­hen,
26. Ordner an seine Position zu­rück­stel­len und schließ­lich
27. zum Schreibtisch zu­rück­dre­hen.

Jetzt Schweiß trock­nen und wei­ter­ar­bei­ten. Dies wa­ren sage und schreibe 27 Arbeitsschritte, um ein ein­zi­ges Blatt Papier im Ablagesystem zu ver­stauen! Wie lange ha­ben die wohl ins­ge­samt ge­dau­ert?

Jetzt stel­len Sie sich vor, der rich­tige Ordner für Ihr Dokument exis­tiert noch nicht und sie müss­ten Ihn erst an­le­gen. Wieviele zu­sätz­li­che Arbeitsschritte wer­den Sie vom Ausfüllen Ihrer Ordner-Etiketten-Vorlage bis zum Anbringen des fer­ti­gen Ordner-Rückenschilds auf dem Ordnerrücken aus­füh­ren müs­sen?

Warum geht es mit Einstellmappen wesentlich schneller?

Nun be­trach­ten wir den glei­chen Vorgang ein­mal un­ter Verwendung von Einstellmappen als Schriftgutbehälter.

Die glei­che Ausgangssituation. Jedoch steht nun di­rekt auf oder ne­ben Ihrem Schreibtisch eine Box oder ein Stehsammler in Griffreichweite, der eine Menge an be­schrif­te­ten Einstellmappen fasst, wel­che je­weils be­reits mit Dokumenten ge­füllt sind.

Die Einstellmappen tra­gen Ihren Titel am obe­ren Rand auf ei­nem Reiter oder ei­nem Tab – be­schrif­tet mit Bleistift, ohne Ordner-Etiketten-Vorlage – und sind al­pha­be­tisch ge­ord­net. Ihr Dokument ge­hört in eine die­ser exis­tie­ren­den Mappen.

So ge­hen Sie vor, um es zu ver­stauen:

1. Nachdenken, an wel­chem Ort das Dokument un­ter­ge­bracht wer­den muss (Sie wis­sen, Sie ha­ben eine vor­be­rei­tete Mappe da­für),
2. Dokument grei­fen,
3. zum Mappensammler dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn er steht in Griff- und Blickreichweite,
4. zum Mappensammler grei­fen und Mappen bis zur ver­mu­te­ten Mappe ab Buchstaben so­undso durch­blät­tern (Sie ha­ben die rich­tige Mappe ge­fun­den),
5. ge­fun­dene Mappe im Sammler be­las­sen, aber die Mappenflügel mit den Fingern leicht sprei­zen und da­durch öff­nen,
6. Dokument ein­fach „hin­ein­wer­fen“,
7. zum Schreibtisch zu­rück­dre­hen.

Und jetzt glück­lich über die flinke Erledigung wei­tere Dinge er­le­di­gen und wirk­lich pro­duk­tiv sein. Dies wa­ren le­dig­lich sie­ben Schritte. Wie lange hat das ins­ge­samt ge­dau­ert?

Sollte die rich­tige Einstellmappe je­doch noch nicht exis­tie­ren, so ist auch das Anlegen ei­ner neuen Mappe schnell ge­tan: Leere Mappe aus dem Vorrat zie­hen und ei­nen kur­zen Titel mit Bleistift auf­brin­gen.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage, keine Rückenschilder.

Bleistift und Radiergummi sind und blei­ben un­schlag­bar schnell.

Ringordner sind kompliziert, Einstellmappen sind einfach

Eine groß­an­ge­legte Auswertung kann ich mir nach die­sem an­schau­li­chen Vergleich wohl spa­ren. 27 Schritte (ohne Nachlochen und ver­ges­se­nes Öffnen der Zielsektion 23) ge­gen sie­ben.

Was soll­ten Sie mit­neh­men?

1. Die Geschwindigkeit (Effizienz), mit der Sie Ihren Papierkram er­le­di­gen und „Ablage ma­chen“ kön­nen, hängt vor­ran­gig da­von ab, wie schnell Sie Dokumente am rich­ti­gen Platz ver­stauen und wie schnell Sie sie von dort wie­der ent­neh­men kön­nen.
2. Wie schnell Sie Ihre Unterlagen ab­le­gen oder ent­neh­men kön­nen, wird – nicht nur, aber vor­ran­gig – von der Art des ver­wen­de­ten Aktenbehälters be­stimmt.
3. Ist der Aktenbehälter zu kom­pli­ziert zu hand­ha­ben, dann ist die Barriere zu hoch, Schriftgut schnell ab­le­gen oder ent­neh­men zu kön­nen und es dau­ert sehr lange. Ist der Aktenordner ein­fach zu hand­ha­ben, ist die Barriere nied­rig und es geht schnell.
4. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Ringordnern er­for­dert sehr viele Arbeitsschritte, weil die Bedienung um­ständ­lich und kom­pli­ziert ist. Die Barriere ist hoch. Folglich kos­tet de­ren Nutzung sehr viel Zeit.
5. Einstellmappen sind ein­fach auf­ge­baut und ein­fach zu hand­ha­ben. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Einstellmappen ist in we­ni­gen Schritten er­le­digt. Niedrige Barriere. Folglich be­an­spru­chen sie we­nig Zeit.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage mehr

Mit Einstellmappen er­spare ich mir also eine Menge Zeit und Stress. Weil sie we­sent­lich un­kom­pli­zier­ter und schnel­ler zu hand­ha­ben sind als Ringordner.

Denken Sie mal drü­ber nach, selbst Einstellmappen statt Ringordner zu nut­zen und sich da­mit ein rich­tig schnel­les Ablagesystem ein­zu­rich­ten.

Sie wer­den viel leich­ter Ordnung im Büro, im Arbeitszimmer oder im Haushalt hal­ten, Ihren Papierkram deut­lich schnel­ler und stres­sär­mer er­le­di­gen und ge­win­nen eine Menge Lebenszeit für Angenehmeres als Lochen und Abheften.

Und zu gu­ter Letzt brau­chen Sie sich mit die­sen Dingen über­haupt nicht mehr her­um­schla­gen:

1. Sie müs­sen keine Ordnerrücken be­schrif­ten,
2. sie brau­chen keine Ordner-Rückenschilder aus­dru­cken,
3. sie be­nö­ti­gen keine Ordner-Etiketten-Vorlage.

Wieder Zeit ge­spart, denn Einstellmappen be­schrif­ten sie viel ein­fa­cher.

Wie richte ich mir ein gu­tes Papierablage-System ein? Ihr Papierablage-System ist dazu da, Ordnung in Ihren Unterlagen und Dokumenten zu hal­ten und Ihnen da­durch enorm Zeit und Stress zu spa­ren. Um dies zu er­rei­chen, müs­sen Sie den ers­ten und wich­tigs­ten Schritt ge­hen und ein ein­zi­ges Prinzip ver­ste­hen. Infos zum Plugin Papierablage-System ein­rich­ten: Der wich­tigste Schritt

Zu ei­nem voll­stän­di­gen hoch­ef­fi­zi­en­ten per­sön­li­chen Papier-Ablagesystem ge­hört ein Papierkorb am Arbeitsplatz. Die „Ablage P“ ist schließ­lich eine schnelle Zwischenablage für aus­ge­son­derte Dokumente auf dem Weg zur Hausmülltonne.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz im Büro oder Arbeitszimmer zu Hause ein­rich­ten wol­len, ste­hen Sie un­wei­ger­lich vor der Frage: In wel­cher Größe wähle ich mei­nen Papierkorb? Welches Fassungsvolumen soll er be­sit­zen?

Mit der rich­ti­gen Wahl kön­nen Sie Zeit im Arbeitsalltag ge­win­nen und Stress re­du­zie­ren. Wie das? Hier die Argumente. Infos zum Plugin Wie groß sollte mein Papierkorb sein?

Wie kann ich am bes­ten meine Unterlagen auf­be­wah­ren? Sie brau­chen ein gu­tes Ablagesystem. Zu Hause für Ihre pri­va­ten Unterlagen, für Ihre Dokumente im Büro oder Ihr Schriftgut im Arbeitszimmer. Für Ihr Ablagesystem gibt es al­ler­dings eine gol­dene Regel zu be­ach­ten – die oberste Regel. Infos zum Plugin Unterlagen auf­be­wah­ren: Die oberste Regel

Sie möch­ten sich ein hoch­ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem für Ihre Unterlagen in Ihrem Büro oder zu Hause im Arbeitszimmer ein­rich­ten? Auf Basis von Einstellmappen (Stehmappen)? Dann ste­hen Sie vor der Frage, wo Sie denn Ihre Einstellmappen auf­be­wah­ren sol­len. Aktenschrank, Schreibtischcontainer, Regal, Box? Welche Möglichkeiten gibt es? Hier Ihre Optionen. Infos zum Plugin Wie be­wahre ich Einstellmappen (Stehmappen) auf? In Box, Aktenschrank, Container oder ei­nem an­de­ren Behälter?