Wer gut organisiert und hochproduktiv sein will, braucht ein gutes Ablagesystem für all seine Dokumente im Büro oder privat zu Hause. Viele Menschen bringen ihre Unterlagen in Ringordnern unter und verhindern damit effizientes Arbeiten, ohne dass sie es ahnen. Wesentlich einfacher, schneller und stressfreier arbeitet es sich dagegen mit Einstellmappen (Stehmappen). Da Einstellmappen jedoch bei uns nicht besonders bekannt sind, stelle ich sie Ihnen in diesem Artikel ausführlich vor.
Einfacher, gefalteter Pappkarton für Papierdokumente
Einstellmappen bestehen in der einfachsten Variante aus nichts als einem Pappkarton, der mittig zu einer Mappe aus zwei sogenannten „Flügeln“ gefaltet ist.
Diese Mappen sind aufgrund der einfachen Faltung des Kartons – z.B. im Gegensatz zu den üblichen Ringordnern – sehr dünn und dazu gedacht, Papierdokumente oder ähnlich dünne Gegenstände aufzunehmen. Ablage-Systeme, die auf Einstellmappen basieren, werden daher auch „Dünnaktensysteme“ genannt.
Wie der Name schon sagt, sind Einstellmappen dazu gedacht, stehend in entsprechenden Behältnissen aufbewahrt zu werden.
Viele Menschen in unseren Breiten kennen sogenannte „Hängemappen“, die für den Einsatz in Hängeregistern gedacht sind. Stehmappen sind den einfachen Hängeregistermappen vom Aufbau her sehr ähnlich: Es fehlen einfach nur die seitlichen Haken zum Einhängen.
Fester Reiter zum Beschriften
In der einfachsten und üblichen Ausführung verfügt eine Einstellmappe über ein fest fixiertes Beschriftungselement (Namenselement, Reiter, Tabe), das nichts weiter ist als ein über die Oberkante der Mappe herausragender Bereich des Kartons. Der gesamte Karton wird während der Produktion einfach so gestanzt, dass ein Reiterelement an einer der kurzen Seiten entsteht, das nach dem mittigen Falten den gegenüberliegenden Flügel überragt.
Reiter an unterschiedlichen Positionen
Das bedeutet natürlich auch, das der Reiter bei dieser Variante nicht – bspw. wie bei Standard-Hängemappen – frei platziert werden kann. Allerdings sind Einstellmappen mit unterschiedlich positionierten Reitern erhältlich. So gibt es etwa Vorratspakete zu erstehen, deren Mappen an drei (links, mittig, rechts) oder gar fünf verschiedenen Positionen Reiter aufweisen. Es existieren allerdings auch Stehmappen-Arten, auf die ein separater Reiter aufgesteckt werden kann, so wie wir das von den Hängeregistermappen kennen.
Ich nutze hauptsächlich die einfachste und zugleich preisgünstigste Ausführung einer Einstellmappe, deren Reiter kein Reiter mehr in der herkömmlichen Form ist: Einer der Flügel ragt komplett über die gesamte Breite der Mappe um etwa anderthalb Zentimeter über den anderen Flügel hinaus – ich kann somit die gesamte Mappenbreite zum Beschriften verwenden.
Für Dokumente in DIN A4 und A5
Einstellmappen gibt es in verschiedenen Größen. Für ein persönliches Papier-Ablage-System dürften zumeist Stehmappen relevant sein, die Dokumente in Größe DIN A4 aufnehmen können, wobei sie auch für Größe DIN A5 erhältlich sind. Ich nutze A4-Mappen und kenne die A5-Ausführungen lediglich aus Arztpraxen, wo sie zum Aufbewahren der Patientenunterlagen verwendet werden.
Natronkraftkarton: stabil, recyclebar, alterungsbeständig und papiererhaltend
Der eingangs erwähnte Pappkarton, aus dem Einstellmappen gefertigt sind, ist genauer gesagt sogenannter „Natronkraftkarton“. Dieser Karton zeichnet sich durch seine hohe Stabilität aus (hohe Steifigkeit, Biege- und Falzfestigkeit). Er ist recyclebar und alterungsbeständig. Außerdem verhindert er die Zersetzung des aufgenommenen Papiers, da er entstehende Säuren neutralisiert. Natronkraftkarton ist – wie die daraus hergestellten Mappen – in unterschiedlichen Stärken erhältlich.
Naturbelassen in „Chamois“ oder anderen Farben
Farblich unbehandelt, d.h. nicht eingefärbt, präsentiert sich uns die „Standard-Einstellmappe“ im Farbton namens „Chamois“. Dies ist ein heller Braunton, eine Naturfarbe, die wir landläufig und spontan wahrscheinlich als „beige“ bezeichnen würden. Im Handel finden Sie diese Farbbezeichnung tatsächlich auch häufig in Produktbezeichnungen oder ‑beschreibungen. Neben naturbelassenen Stehmappen sind allerdings auch eine Fülle anderer Farbvarianten zu haben, die z.B. in Ablage- und Archivierungssystemen zum Einsatz kommen können, die auf Farbkodierungen basieren.
Verschiedenste Varianten für verschiedene Zwecke
Für unterschiedliche Anwendungszwecke und Organisationssysteme sind mittlerweile eine Reihe an Einstellmappen-Varianten erhältlich. So gibt es etwa Einstellmappen
- mit extra breitem Boden für mehr Füllmaterial,
- mit seitlichen Dehnfalten, sodass Unterlagen nicht herausfallen können,
- mit seitlich angebrachten Registern,
- mit mehreren Innentaschen,
- mit aufgedruckten Beschriftungs- oder Markierungsfeldern,
- in verschiedenen Farben, um z.B. Farbkodierungen umsetzen zu können,
- mit unterschiedlichsten Arten von Reitern (verschiedene Positionen, Höhen und Breiten),
- in verschiedenen Kartonstärken oder etwa
- mit Ausstanzungen zum Anbringen von Vollsichtreitern.
In den USA üblich, kaum bekannt im deutschsprachigen Raum
Einstellmappen sind in im deutschsprachigen Raum nicht weit verbreitet oder bekannt. In den USA dagegen stellen sie eines der weithin üblichsten Aufbewahrungs- und Transportmittel für Akten dar. Wenn in US-amerikanischen Spielfilmen oder Serien mit Akten hantiert wird, werden Sie nicht etwa Ringordner sehen, sondern einfache Mappen wie die Einstellmappen – achten Sie mal darauf.
Sie kennen solche Mappen auch von Ihrem Computer: Die kleinen Symbole für Ihre Datei-Ordner sollen Einstellmappen darstellen. Die amerikanischen Macher der Betriebssysteme haben diese Symbole einfach dem Utensil nachempfunden, das sie auch im Alltag ihrer nicht-digitalen Welt vornehmlich nutzen.
Stehmappen, Manila Folders, Einstellmappe, Aktendeckel und andere Bezeichnungen
Im englischsprachigen Raum sind Einstellmappen bekannt als „Manila Folders“ oder nur „Folders“ (von „to fold“, dt. „falten“, also wörtlich „Falter“), was meiner Meinung nach eine wesentlich griffigere Bezeichnung ist als das etwas sperrige deutsche „Einstellmappe“. Ich musste, als ich damals im englischen Original von David Allens „Getting Things Done“ von „Manila Folders“ las, eine ganze Weile recherchieren, bevor ich auf die deutsche Bezeichnung der Mappen stieß.
Im Deutschen findet sich neben „Einstellmappe“ auch der kürzere Name „Stellmappe“ oder „Stehmappe“; im Kontext der Schriftgutverwaltung größerer Organisationen sind Einstellmappen auch als „Umlaufmappen“, „Stelldeckel“ oder „Aktendeckel“ unterwegs. Im deutschen Büroartikelhandel können Sie die Mappen übrigens problemlos unter der Produktbezeichnung „Einstellmappe“ finden.
Mehrere Hersteller und Marken; einzeln oder in Großpackungen; Bezug über Online-Handel
Einstellmappen werden bei uns von den bekannten Büroartikelherstellern unter verschiedenen Marken vertrieben, darunter natürlich auch die gemeinhin bekanntesten wie Leitz, Falken oder Elba. Sie können sie einzeln oder in Vorratspackungen von 50 oder 100 Stück erwerben.
Leider sind Stehmappen, da sie hier nicht sehr gebräuchlich sind, kaum in stationären Schreibwarengeschäften zu finden – in Online-Shops dagegen reichlich.
Manila Folders aus Manilahanf
Im englischen Sprachraum sind Einstellmappen wie gesagt unter „Manila Folders“ bekannt. Dieser Name führt auf den Rohstoff zurück, aus dem sie ursprünglich gefertigt wurden: sogenannter „Manilahanf“, hergestellt aus der Faserbanane (Abacá). Faserbananen stammen von den Philippinen, werden heutzutage allerdings in weiten Teilen Ostasiens sowie Mittel- und Südamerikas als Nutzpflanze kultiviert. Entgegen der Namensgebung gehört Manilahanf übrigens nicht zur Gattung Hanf.
Der traditionell wichtigste Ausfuhrhafen für Manilahanf ist die philippinische Hauptstadt Manila, daher wohl die Bezeichnung der Fasern. Seit 1918 werden sie exportiert, unter anderem nach Deutschland.
In Deutschland verwenden wir zwar keine „Manila Folders“ oder gar „Manila-Mappen“, doch gibt es durchaus einen ähnlichen Begriff: Der „Manila-Umschlag“. Darunter versteht man einen hellbraunen Briefumschlag oder eine Hausposttasche.
Bei uns bekannt aus David Allens „Getting Things Done“ (GTD)
Unter Anhängern der weltweit populären Produktivitätsmethodik „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen sind Manila Folders bzw. Einstellmappen auch in Deutschland sehr bekannt. David Allen propagiert sie in seinem Buch – zu Recht – als das überlegene Hilfsmittel für das persönliche Ablage-System. In der deutschsprachigen Version des Buches „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ werden die Stehmappen allerdings unglücklicher- und verwirrenderweise als „Ordner“ oder „Aktenordner“ bezeichnet. Das sind prinzipiell keine falschen Bezeichnungen, da sie für abstrakte Begriffe stehen und genau das benennen, was man mit Einstellmappen macht, nämlich Akten ordnen. Im deutschen Sprachraum versteht man unter „Ordner“ oder „Aktenordner“ jedoch überwiegend sogenannte „Ringordner“ oder genauer gesagt „Hebelordner mit Exzenterverschluss“, da diese am weitesten verbreitet sind.
Komplette Einstellmappen-Organisationssysteme
Während einige große Büroartikelhersteller Einstellmappen lediglich als eine Produktkategorie unter vielen führen, gibt es in Deutschland zwei Hersteller, die Zubehör für komplette einstellmappenbasierte Ablage-Systeme anbieten: Die Firmen Mappei und Classei. Bei ihnen finden Sie eine Fülle von Mappenvarianten, dazu alle nötigen Hilfsmittel von Aufbewahrungsboxen, Mappenständern bis hin zu passenden Aktenschränken.