Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Wie ord­nen Sie am bes­ten Ihre Unterlagen zu Hause?

Zur Ordnung Ihrer Unterlagen zu Hause gibt es grund­sätz­lich ver­schie­dene Möglichkeiten. Ihr Ziel ist es nun, die­je­nige Ablageart und Ordnungssystematik zu fin­den, mit der Sie am bes­ten zu­recht­kom­men, mit der Sie dau­er­haft den Überblick und Ordnung in Ihren Unterlagen behalten.

Ich habe mein idea­les Ablagesystem mit ef­fi­zi­en­ter und übe­richt­li­cher Ordnungssystematik be­reits ge­fun­den. In die­sem Beitrag stelle ich es Ihnen vor, da­mit Sie ei­nige Tipps, Anregungen und Ideen mit­neh­men kön­nen. Infos zum Plugin Wie ich meine Unterlagen zu Hause ordne

Wer gut or­ga­ni­siert und hoch­pro­duk­tiv sein will, braucht ein gu­tes Ablagesystem für all seine Dokumente im Büro oder pri­vat zu Hause. Viele Menschen brin­gen ihre Unterlagen in Ringordnern un­ter und ver­hin­dern da­mit ef­fi­zi­en­tes Arbeiten, ohne dass sie es ah­nen. Wesentlich ein­fa­cher, schnel­ler und stress­freier ar­bei­tet es sich da­ge­gen mit Einstellmappen (Stehmappen). Da Einstellmappen je­doch bei uns nicht be­son­ders be­kannt sind, stelle ich sie Ihnen in die­sem Artikel aus­führ­lich vor.

Einfacher, gefalteter Pappkarton für Papierdokumente

Einstellmappen be­stehen in der ein­fachs­ten Variante aus nichts als ei­nem Pappkarton, der mit­tig zu ei­ner Mappe aus zwei so­ge­nann­ten „Flügeln“ ge­fal­tet ist.

Diese Mappen sind auf­grund der ein­fa­chen Faltung des Kartons – z.B. im Gegensatz zu den üb­li­chen Ringordnern – sehr dünn und dazu ge­dacht, Papierdokumente oder ähn­lich dünne Gegenstände auf­zu­neh­men. Ablage-Systeme, die auf Einstellmappen ba­sie­ren, wer­den da­her auch „Dünnaktensysteme“ genannt.

Wie der Name schon sagt, sind Einstellmappen dazu ge­dacht, ste­hend in ent­spre­chen­den Behältnissen auf­be­wahrt zu werden.

Viele Menschen in un­se­ren Breiten ken­nen so­ge­nannte „Hängemappen“, die für den Einsatz in Hängeregistern ge­dacht sind. Stehmappen sind den ein­fa­chen Hängeregistermappen vom Aufbau her sehr ähn­lich: Es feh­len ein­fach nur die seit­li­chen Haken zum Einhängen.

Fester Reiter zum Beschriften

In der ein­fachs­ten und üb­li­chen Ausführung ver­fügt eine Einstellmappe über ein fest fi­xier­tes Beschriftungselement (Namenselement, Reiter, Tabe), das nichts wei­ter ist als ein über die Oberkante der Mappe her­aus­ra­gen­der Bereich des Kartons. Der ge­samte Karton wird wäh­rend der Produktion ein­fach so ge­stanzt, dass ein Reiterelement an ei­ner der kur­zen Seiten ent­steht, das nach dem mit­ti­gen Falten den ge­gen­über­lie­gen­den Flügel überragt.

Reiter an unterschiedlichen Positionen

Das be­deu­tet na­tür­lich auch, das der Reiter bei die­ser Variante nicht – bspw. wie bei Standard-Hängemappen – frei plat­ziert wer­den kann. Allerdings sind Einstellmappen mit un­ter­schied­lich po­si­tio­nier­ten Reitern er­hält­lich. So gibt es etwa Vorratspakete zu er­ste­hen, de­ren Mappen an drei (links, mit­tig, rechts) oder gar fünf ver­schie­de­nen Positionen Reiter auf­wei­sen. Es exis­tie­ren al­ler­dings auch Stehmappen-Arten, auf die ein se­pa­ra­ter Reiter auf­ge­steckt wer­den kann, so wie wir das von den Hängeregistermappen kennen.

Ich nutze haupt­säch­lich die ein­fachste und zu­gleich preis­güns­tigste Ausführung ei­ner Einstellmappe, de­ren Reiter kein Reiter mehr in der her­kömm­li­chen Form ist: Einer der Flügel ragt kom­plett über die ge­samte Breite der Mappe um etwa an­dert­halb Zentimeter über den an­de­ren Flügel hin­aus – ich kann so­mit die ge­samte Mappenbreite zum Beschriften verwenden.

Für Dokumente in DIN A4 und A5

Einstellmappen gibt es in ver­schie­de­nen Größen. Für ein per­sön­li­ches Papier-Ablage-System dürf­ten zu­meist Stehmappen re­le­vant sein, die Dokumente in Größe DIN A4 auf­neh­men kön­nen, wo­bei sie auch für Größe DIN A5 er­hält­lich sind. Ich nutze A4-Mappen und kenne die A5-Ausführungen le­dig­lich aus Arztpraxen, wo sie zum Aufbewahren der Patientenunterlagen ver­wen­det werden.

Natronkraftkarton: stabil, recyclebar, alterungsbeständig und papiererhaltend

Der ein­gangs er­wähnte Pappkarton, aus dem Einstellmappen ge­fer­tigt sind, ist ge­nauer ge­sagt so­ge­nann­ter „Natronkraftkarton“. Dieser Karton zeich­net sich durch seine hohe Stabilität aus (hohe Steifigkeit, Biege- und Falzfestigkeit). Er ist re­cy­c­le­bar und al­te­rungs­be­stän­dig. Außerdem ver­hin­dert er die Zersetzung des auf­ge­nom­me­nen Papiers, da er ent­ste­hende Säuren neu­tra­li­siert. Natronkraftkarton ist – wie die dar­aus her­ge­stell­ten Mappen – in un­ter­schied­li­chen Stärken erhältlich.

Naturbelassen in „Chamois“ oder anderen Farben

Farblich un­be­han­delt, d.h. nicht ein­ge­färbt, prä­sen­tiert sich uns die „Standard-Einstellmappe“ im Farbton na­mens „Chamois“. Dies ist ein hel­ler Braunton, eine Naturfarbe, die wir land­läu­fig und spon­tan wahr­schein­lich als „beige“ be­zeich­nen wür­den. Im Handel fin­den Sie diese Farbbezeichnung tat­säch­lich auch häu­fig in Produktbezeichnungen oder ‑be­schrei­bun­gen. Neben na­tur­be­las­se­nen Stehmappen sind al­ler­dings auch eine Fülle an­de­rer Farbvarianten zu ha­ben, die z.B. in Ablage- und Archivierungssystemen zum Einsatz kom­men kön­nen, die auf Farbkodierungen basieren.

Verschiedenste Varianten für verschiedene Zwecke

Für un­ter­schied­li­che Anwendungszwecke und Organisationssysteme sind mitt­ler­weile eine Reihe an Einstellmappen-Varianten er­hält­lich. So gibt es etwa Einstellmappen

• mit ex­tra brei­tem Boden für mehr Füllmaterial,
• mit seit­li­chen Dehnfalten, so­dass Unterlagen nicht her­aus­fal­len können,
• mit seit­lich an­ge­brach­ten Registern,
• mit meh­re­ren Innentaschen,
• mit auf­ge­druck­ten Beschriftungs- oder Markierungsfeldern,
• in ver­schie­de­nen Farben, um z.B. Farbkodierungen um­set­zen zu können,
• mit un­ter­schied­lichs­ten Arten von Reitern (ver­schie­dene Positionen, Höhen und Breiten),
• in ver­schie­de­nen Kartonstärken oder etwa
• mit Ausstanzungen zum Anbringen von Vollsichtreitern.

In den USA üblich, kaum bekannt im deutschsprachigen Raum

Einstellmappen sind in im deutsch­spra­chi­gen Raum nicht weit ver­brei­tet oder be­kannt. In den USA da­ge­gen stel­len sie ei­nes der weit­hin üb­lichs­ten Aufbewahrungs- und Transportmittel für Akten dar. Wenn in US-ame­ri­ka­ni­schen Spielfilmen oder Serien mit Akten han­tiert wird, wer­den Sie nicht etwa Ringordner se­hen, son­dern ein­fa­che Mappen wie die Einstellmappen – ach­ten Sie mal darauf.

Sie ken­nen sol­che Mappen auch von Ihrem Computer: Die klei­nen Symbole für Ihre Datei-Ordner sol­len Einstellmappen dar­stel­len. Die ame­ri­ka­ni­schen Macher der Betriebssysteme ha­ben diese Symbole ein­fach dem Utensil nach­emp­fun­den, das sie auch im Alltag ih­rer nicht-di­gi­ta­len Welt vor­nehm­lich nutzen.

Stehmappen, Manila Folders, Einstellmappe, Aktendeckel und andere Bezeichnungen

Im eng­lisch­spra­chi­gen Raum sind Einstellmappen be­kannt als „Manila Folders“ oder nur „Folders“ (von „to fold“, dt. „fal­ten“, also wört­lich „Falter“), was mei­ner Meinung nach eine we­sent­lich grif­fi­gere Bezeichnung ist als das et­was sper­rige deut­sche „Einstellmappe“. Ich musste, als ich da­mals im eng­li­schen Original von David Allens „Getting Things Done“ von „Manila Folders“ las, eine ganze Weile re­cher­chie­ren, be­vor ich auf die deut­sche Bezeichnung der Mappen stieß.

Im Deutschen fin­det sich ne­ben „Einstellmappe“ auch der kür­zere Name „Stellmappe“ oder „Stehmappe“; im Kontext der Schriftgutverwaltung grö­ße­rer Organisationen sind Einstellmappen auch als „Umlaufmappen“, „Stelldeckel“ oder „Aktendeckel“ un­ter­wegs. Im deut­schen Büroartikelhandel kön­nen Sie die Mappen üb­ri­gens pro­blem­los un­ter der Produktbezeichnung „Einstellmappe“ finden.

Mehrere Hersteller und Marken; einzeln oder in Großpackungen; Bezug über Online-Handel

Einstellmappen wer­den bei uns von den be­kann­ten Büroartikelherstellern un­ter ver­schie­de­nen Marken ver­trie­ben, dar­un­ter na­tür­lich auch die ge­mein­hin be­kann­tes­ten wie Leitz, Falken oder Elba. Sie kön­nen sie ein­zeln oder in Vorratspackungen von 50 oder 100 Stück erwerben.

Leider sind Stehmappen, da sie hier nicht sehr ge­bräuch­lich sind, kaum in sta­tio­nä­ren Schreibwarengeschäften zu fin­den – in Online-Shops da­ge­gen reichlich.

Manila Folders aus Manilahanf

Im eng­li­schen Sprachraum sind Einstellmappen wie ge­sagt un­ter „Manila Folders“ be­kannt. Dieser Name führt auf den Rohstoff zu­rück, aus dem sie ur­sprüng­lich ge­fer­tigt wur­den: so­ge­nann­ter „Manilahanf“, her­ge­stellt aus der Faserbanane (Abacá). Faserbananen stam­men von den Philippinen, wer­den heut­zu­tage al­ler­dings in wei­ten Teilen Ostasiens so­wie Mittel- und Südamerikas als Nutzpflanze kul­ti­viert. Entgegen der Namensgebung ge­hört Manilahanf üb­ri­gens nicht zur Gattung Hanf.

Der tra­di­tio­nell wich­tigste Ausfuhrhafen für Manilahanf ist die phil­ip­pi­ni­sche Hauptstadt Manila, da­her wohl die Bezeichnung der Fasern. Seit 1918 wer­den sie ex­por­tiert, un­ter an­de­rem nach Deutschland.

In Deutschland ver­wen­den wir zwar keine „Manila Folders“ oder gar „Manila-Mappen“, doch gibt es durch­aus ei­nen ähn­li­chen Begriff: Der „Manila-Umschlag“. Darunter ver­steht man ei­nen hell­brau­nen Briefumschlag oder eine Hausposttasche.

Bei uns bekannt aus David Allens „Getting Things Done“ (GTD)

Unter Anhängern der welt­weit po­pu­lä­ren Produktivitätsmethodik „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen sind Manila Folders bzw. Einstellmappen auch in Deutschland sehr be­kannt. David Allen pro­pa­giert sie in sei­nem Buch – zu Recht – als das über­le­gene Hilfsmittel für das per­sön­li­che Ablage-System. In der deutsch­spra­chi­gen Version des Buches „Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“ wer­den die Stehmappen al­ler­dings un­glück­li­cher- und ver­wir­ren­der­weise als „Ordner“ oder „Aktenordner“ be­zeich­net. Das sind prin­zi­pi­ell keine fal­schen Bezeichnungen, da sie für abs­trakte Begriffe ste­hen und ge­nau das be­nen­nen, was man mit Einstellmappen macht, näm­lich Akten ord­nen. Im deut­schen Sprachraum ver­steht man un­ter „Ordner“ oder „Aktenordner“ je­doch über­wie­gend so­ge­nannte „Ringordner“ oder ge­nauer ge­sagt „Hebelordner mit Exzenterverschluss“, da diese am wei­tes­ten ver­brei­tet sind.

Komplette Einstellmappen-Organisationssysteme

Während ei­nige große Büroartikelhersteller Einstellmappen le­dig­lich als eine Produktkategorie un­ter vie­len füh­ren, gibt es in Deutschland zwei Hersteller, die Zubehör für kom­plette ein­stell­map­pen­ba­sierte Ablage-Systeme an­bie­ten: Die Firmen Mappei und Classei. Bei ih­nen fin­den Sie eine Fülle von Mappenvarianten, dazu alle nö­ti­gen Hilfsmittel von Aufbewahrungsboxen, Mappenständern bis hin zu pas­sen­den Aktenschränken.

Wenn Sie sich ein Ablagesystem auf der Basis von Einstellmappen (Stehmappen) ein­rich­ten wol­len, wer­den Sie – etwa beim Stöbern auf Amazon.de – fest­stel­len, dass Einstellmappen in sehr vie­len Varianten er­hält­lich sind. Hier gebe ich Ihnen ei­nen ge­ord­ne­ten Überblick über die we­sent­li­chen Arten von Stehmappen, mit de­nen Sie Ihre Unterlagen auf­be­wah­ren kön­nen. Zu je­der Variante gebe fin­den Sie auch gleich die ent­spre­chen­den Links zu den pas­sen­den Produkten der ver­schie­de­nen Hersteller. Infos zum Plugin Welche Arten von Einstellmappen (Stehmappen) gibt es? Welche Hersteller bie­ten wel­che Produkte an?

Zu ei­nem per­fek­ten per­sön­li­chen Ablagesystem im Büro oder zu Hause ge­hört ein Eingangskorb (Inbox). Mit ei­nem Eingangskorb kön­nen Sie eine Menge Zeit spa­ren und Ordnung hal­ten. Die ideale Inbox ist ein Ablagefach be­zie­hungs­weise ein Ablagekorb. Was Sie beim Kauf ei­nes sol­chen Ablagefaches be­ach­ten soll­ten, da­mit es zum idea­len Eingangskorb taugt, ver­rate ich Ihnen hier. Infos zum Plugin Was Sie beim Kauf ei­nes Ablagefachs als Eingangskorb (Inbox) be­ach­ten sollten

Wir alle wol­len die meis­ten un­se­rer Aufgaben und Vorhaben aus ver­schie­dens­ten Gründen so schnell wie mög­lich er­le­di­gen. Gerade auch die un­lieb­sa­men und lästigen.

Für viele die­ser Tätigkeiten be­nö­ti­gen wir tag­täg­lich eine ganze Menge Informationen. Und ein Großteil die­ser Informationen tritt in Form von Papierdokumenten in un­ser Leben.

Diesen Papierkram müs­sen wir ir­gend­wie hand­ha­ben, wir be­nö­ti­gen ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Management ir­gend­ei­ner uns för­der­li­chen Art.

Dazu ge­hört auch ein gu­tes Ablagesystem im Büro und zu Hause für un­sere Dokumente in Papierform.

Die Güte un­se­res Papier-Ablagesystems be­stimmt maß­geb­lich, wie schnell wir in un­se­rer Arbeit mit pa­pier­ba­sier­ten Informationen vorankommen.

Es ist da­mit ein äu­ßerst ein­fluss­rei­cher – und oft­mals weit un­ter­schätz­ter – Faktor für per­sön­li­che Effizienz und Produktivität.

Doch was soll das ei­gent­lich sein? Was ist ein „per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem“? Hier meine Definition mit den 20 es­sen­ti­el­len Aspekten, die Sie ken­nen soll­ten. Infos zum Plugin Was ist ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem?

Ein Eingangskorb ist ein un­ver­zicht­ba­rer Bestandteil für Ihr hoch­effizi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem im Büro oder zu Hause. Ob Sie mit Ihrem Eingangskorb al­ler­dings wirk­lich Zeit ge­win­nen und Stress ver­mei­den kön­nen, hängt auch von des­sen Beschaffenheit und da­mit von sei­ner Bedienbarkeit ab. Je un­kom­pli­zier­ter, je ge­rin­ger die Nutzungsbarrieren, desto bes­ser. Wie sollte also Ihr Eingangskorb be­schaf­fen sein für ma­xi­ma­len Zeitgewinn bei der Arbeit und mi­ni­ma­lem Frust? Infos zum Plugin Wie sollte mein Eingangskorb (Inbox) be­schaf­fen sein?