Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Wie ge­stalte ich ein „Getting Things Done“-Ablagesystem für meine be­ruf­li­chen oder pri­va­ten Papier-Unterlagen im Büro oder zu Hause?

Auf hochproduktiv.de be­handle ich das Thema „Ablagesystem“ nach „Getting Things Done“ (GTD) – und weit dar­über hin­aus – aus­führ­lich. Mit ei­ni­gen zen­tra­len Grundlagen- und Einstiegsartikeln und vie­len Beiträgen zu Detailfragen.

Dieser Beitrag wird Ihnen hel­fen, den bes­ten Einstieg in ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Ablagemanagement zu fin­den.

Ich liste Ihnen hier die wich­tigs­ten Tipps und Tricks auf, die Sie zu Ihrem per­fek­ten GTD-Ablagesystem füh­ren. Angefangen mit den Grundlagen, hin zu Detailaspekten. Wenn ich neue wich­tige Artikel zum Thema ver­öf­fent­li­che, werde ich Sie hier hin­zu­fü­gen.

Zu je­dem Tipp reiße ich kurz an, worum es geht und ver­linke dann zu aus­führ­li­chen Beiträgen zum je­wei­li­gen Thema für die ver­tiefte Lektüre.

Tipp #1: Tipps zum perfekten „Getting Things Done“-Ablagesystem nicht entgehen lassen

Noch ist hier nicht al­les zum Thema „Ablagesystem“ nach „Getting Things Done“ ge­sagt. Immer wie­der ver­öf­fent­li­che ich da­her neue Beiträge, die be­stimmte Fragestellungen be­han­deln, das Verständnis schär­fen und prak­ti­sche Umsetzungs-Tipps ge­ben.

Daher ist es eine gute Idee, sich diese Artikel nicht ent­ge­hen zu las­sen. Man lernt nie aus und zu ver­bes­sern gibt es im­mer et­was.

Melden Sie sich also am bes­ten für mei­nen Newsletter an und Sie wer­den im­mer wie­der et­was Hilfreiches in Ihrem eMail-Posteingang fin­den:

Tipp #2: Rekapitulieren, warum Unordnung und Ineffizienzen entstehen

Sie ha­ben ver­mut­lich das Buch „Getting Things Done“ von David Allen ge­le­sen oder ge­hört. Oder die deut­sche Ausgabe na­mens „Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“. Ein gu­ter Anfang.

Dann wis­sen Sie auch be­reits, dass es wie bei vie­len Dingen, die es zu ver­bes­sern gilt, auch beim Ablagesystem dar­auf an­kommt, dass es ein­fach zu be­die­nen ist – an­sons­ten ent­ste­hen Unordnung, Zeitverluste und Stress. Sprich: Die Barrieren Ihrer Aktenablage müs­sen so nied­rig wie mög­lich sein.

Da die­ser Aspekt le­dig­lich ei­ner un­ter vie­len in David Allens Selbstmanagement-Methodik ist, emp­fehle ich Ihnen, den nach­fol­gen­den Beitrag zu stu­die­ren und sich die­sen wich­tigs­ten und grund­le­gen­den Gedanken noch ein­mal vor Augen zu füh­ren – er wird spä­ter die Gestaltung Ihrer ge­sam­ten Aktenablage bis ins kleinste Detail be­stim­men.

Falls Sie „Getting Things Done“ noch nicht ge­le­sen, soll­ten Sie sich die­sen Artikel erst recht an­se­hen und den Kernaspekt ver­in­ner­li­chen:

Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung?

Wie richte ich ein gu­tes Ablagesystem für meine Unterlagen ein?

Mit ei­nem gu­ten Ablagesystem be­wah­ren Sie nicht ein­fach nur Ihre Unterlagen auf, nein, Sie schaf­fen dau­er­hafte Ordnung und be­hal­ten den Überblick.

Dauerhafte Ordnung und Überblick hel­fen Ihnen wie­derum, sämt­li­che Tätigkeiten, die mit Papierkram ver­bun­den sind, ein­fa­cher und schnel­ler zu er­le­di­gen. Warum? Weil Ordnung und Überblick un­ver­zicht­bar sind, um Unterlagen im Moment des Bedarfs schnell wie­der­zu­fin­den.

Mit ei­nem Ablagesystem, das Ihnen hilft, Ordnung und Überblick in Ihren Unterlagen zu hal­ten, spa­ren Sie also eine Menge Zeit und ge­lan­gen schnel­ler an das Ziel Ihres ei­gent­li­chen Vorhabens: Sie ver­schwen­den keine un­nö­tige Zeit mit der Handhabung ei­nes schlecht ein­ge­rich­te­ten Ablagesystems, son­dern kon­zen­trie­ren sich voll und ganz auf Ihr Ziel. Ein gu­tes, wohl­ge­ord­ne­tes Ablagesystem nimmt keine große Aufmerksamkeit in Anspruch und dient Ihnen ne­ben­her.

Außerdem aber spa­ren Sie auch eine Menge Nerven und re­du­zie­ren Ihr Stressniveau be­trächt­lich: Wenn Sie Ihre Unterlagen un­kom­pli­ziert und schnell im Ablagesystem wie­der­fin­den, aber auch ge­nauso schnell wie­der im Ablagesystem ver­stauen kön­nen, müs­sen Sie nicht ner­ven­auf­rei­bend lange su­chen oder lau­fen gar Gefahr, be­stimmte Unterlagen über­haupt nicht wie­der­zu­fin­den. Der letz­tere Fall würde be­deu­ten, dass Sie die not­wen­di­gen Informationen auf­wen­dig – und al­les an­dere als er­freu­lich – aus an­de­ren Quellen be­zie­hen müss­ten.

Wie rich­ten Sie sich nun also ein gu­tes Ablagesystem für Ihre Unterlagen ein, mit dem Sie Ordnung hal­ten und folg­lich auch Zeit und Nerven spa­ren kön­nen? Hier die wich­tigs­ten Aspekte zum Einstieg. Infos zum Plugin Wie richte ich ein gu­tes Ablagesystem für meine Unterlagen ein?

Wer gut or­ga­ni­siert und hoch­pro­duk­tiv sein will, braucht ein gu­tes Ablagesystem für all seine Dokumente im Büro oder pri­vat zu Hause. Viele Menschen brin­gen ihre Unterlagen in Ringordnern un­ter und ver­hin­dern da­mit ef­fi­zi­en­tes Arbeiten, ohne dass sie es ah­nen. Wesentlich ein­fa­cher, schnel­ler und stress­freier ar­bei­tet es sich da­ge­gen mit Einstellmappen (Stehmappen). Da Einstellmappen je­doch bei uns nicht be­son­ders be­kannt sind, stelle ich sie Ihnen in die­sem Artikel aus­führ­lich vor.

Einfacher, gefalteter Pappkarton für Papierdokumente

Einstellmappen be­stehen in der ein­fachs­ten Variante aus nichts als ei­nem Pappkarton, der mit­tig zu ei­ner Mappe aus zwei so­ge­nann­ten „Flügeln“ ge­fal­tet ist.

Diese Mappen sind auf­grund der ein­fa­chen Faltung des Kartons – z.B. im Gegensatz zu den üb­li­chen Ringordnern – sehr dünn und dazu ge­dacht, Papierdokumente oder ähn­lich dünne Gegenstände auf­zu­neh­men. Ablage-Systeme, die auf Einstellmappen ba­sie­ren, wer­den da­her auch „Dünnaktensysteme“ ge­nannt.

Wie der Name schon sagt, sind Einstellmappen dazu ge­dacht, ste­hend in ent­spre­chen­den Behältnissen auf­be­wahrt zu wer­den.

Viele Menschen in un­se­ren Breiten ken­nen so­ge­nannte „Hängemappen“, die für den Einsatz in Hängeregistern ge­dacht sind. Stehmappen sind den ein­fa­chen Hängeregistermappen vom Aufbau her sehr ähn­lich: Es feh­len ein­fach nur die seit­li­chen Haken zum Einhängen.

Fester Reiter zum Beschriften

In der ein­fachs­ten und üb­li­chen Ausführung ver­fügt eine Einstellmappe über ein fest fi­xier­tes Beschriftungselement (Namenselement, Reiter, Tabe), das nichts wei­ter ist als ein über die Oberkante der Mappe her­aus­ra­gen­der Bereich des Kartons. Der ge­samte Karton wird wäh­rend der Produktion ein­fach so ge­stanzt, dass ein Reiterelement an ei­ner der kur­zen Seiten ent­steht, das nach dem mit­ti­gen Falten den ge­gen­über­lie­gen­den Flügel über­ragt.

Reiter an unterschiedlichen Positionen

Das be­deu­tet na­tür­lich auch, das der Reiter bei die­ser Variante nicht – bspw. wie bei Standard-Hängemappen – frei plat­ziert wer­den kann. Allerdings sind Einstellmappen mit un­ter­schied­lich po­si­tio­nier­ten Reitern er­hält­lich. So gibt es etwa Vorratspakete zu er­ste­hen, de­ren Mappen an drei (links, mit­tig, rechts) oder gar fünf ver­schie­de­nen Positionen Reiter auf­wei­sen. Es exis­tie­ren al­ler­dings auch Stehmappen-Arten, auf die ein se­pa­ra­ter Reiter auf­ge­steckt wer­den kann, so wie wir das von den Hängeregistermappen ken­nen.

Ich nutze haupt­säch­lich die ein­fachste und zu­gleich preis­güns­tigste Ausführung ei­ner Einstellmappe, de­ren Reiter kein Reiter mehr in der her­kömm­li­chen Form ist: Einer der Flügel ragt kom­plett über die ge­samte Breite der Mappe um etwa an­dert­halb Zentimeter über den an­de­ren Flügel hin­aus – ich kann so­mit die ge­samte Mappenbreite zum Beschriften ver­wen­den.

Für Dokumente in DIN A4 und A5

Einstellmappen gibt es in ver­schie­de­nen Größen. Für ein per­sön­li­ches Papier-Ablage-System dürf­ten zu­meist Stehmappen re­le­vant sein, die Dokumente in Größe DIN A4 auf­neh­men kön­nen, wo­bei sie auch für Größe DIN A5 er­hält­lich sind. Ich nutze A4-Mappen und kenne die A5-Ausführungen le­dig­lich aus Arztpraxen, wo sie zum Aufbewahren der Patientenunterlagen ver­wen­det wer­den.

Natronkraftkarton: stabil, recyclebar, alterungsbeständig und papiererhaltend

Der ein­gangs er­wähnte Pappkarton, aus dem Einstellmappen ge­fer­tigt sind, ist ge­nauer ge­sagt so­ge­nann­ter „Natronkraftkarton“. Dieser Karton zeich­net sich durch seine hohe Stabilität aus (hohe Steifigkeit, Biege- und Falzfestigkeit). Er ist re­cy­c­le­bar und al­te­rungs­be­stän­dig. Außerdem ver­hin­dert er die Zersetzung des auf­ge­nom­me­nen Papiers, da er ent­ste­hende Säuren neu­tra­li­siert. Natronkraftkarton ist – wie die dar­aus her­ge­stell­ten Mappen – in un­ter­schied­li­chen Stärken er­hält­lich.

Naturbelassen in „Chamois“ oder anderen Farben

Farblich un­be­han­delt, d.h. nicht ein­ge­färbt, prä­sen­tiert sich uns die „Standard-Einstellmappe“ im Farbton na­mens „Chamois“. Dies ist ein hel­ler Braunton, eine Naturfarbe, die wir land­läu­fig und spon­tan wahr­schein­lich als „beige“ be­zeich­nen wür­den. Im Handel fin­den Sie diese Farbbezeichnung tat­säch­lich auch häu­fig in Produktbezeichnungen oder ‑be­schrei­bun­gen. Neben na­tur­be­las­se­nen Stehmappen sind al­ler­dings auch eine Fülle an­de­rer Farbvarianten zu ha­ben, die z.B. in Ablage- und Archivierungssystemen zum Einsatz kom­men kön­nen, die auf Farbkodierungen ba­sie­ren.

Verschiedenste Varianten für verschiedene Zwecke

Für un­ter­schied­li­che Anwendungszwecke und Organisationssysteme sind mitt­ler­weile eine Reihe an Einstellmappen-Varianten er­hält­lich. So gibt es etwa Einstellmappen

• mit ex­tra brei­tem Boden für mehr Füllmaterial,
• mit seit­li­chen Dehnfalten, so­dass Unterlagen nicht her­aus­fal­len kön­nen,
• mit seit­lich an­ge­brach­ten Registern,
• mit meh­re­ren Innentaschen,
• mit auf­ge­druck­ten Beschriftungs- oder Markierungsfeldern,
• in ver­schie­de­nen Farben, um z.B. Farbkodierungen um­set­zen zu kön­nen,
• mit un­ter­schied­lichs­ten Arten von Reitern (ver­schie­dene Positionen, Höhen und Breiten),
• in ver­schie­de­nen Kartonstärken oder etwa
• mit Ausstanzungen zum Anbringen von Vollsichtreitern.

In den USA üblich, kaum bekannt im deutschsprachigen Raum

Einstellmappen sind in im deutsch­spra­chi­gen Raum nicht weit ver­brei­tet oder be­kannt. In den USA da­ge­gen stel­len sie ei­nes der weit­hin üb­lichs­ten Aufbewahrungs- und Transportmittel für Akten dar. Wenn in US-ame­ri­ka­ni­schen Spielfilmen oder Serien mit Akten han­tiert wird, wer­den Sie nicht etwa Ringordner se­hen, son­dern ein­fa­che Mappen wie die Einstellmappen – ach­ten Sie mal dar­auf.

Sie ken­nen sol­che Mappen auch von Ihrem Computer: Die klei­nen Symbole für Ihre Datei-Ordner sol­len Einstellmappen dar­stel­len. Die ame­ri­ka­ni­schen Macher der Betriebssysteme ha­ben diese Symbole ein­fach dem Utensil nach­emp­fun­den, das sie auch im Alltag ih­rer nicht-di­gi­ta­len Welt vor­nehm­lich nut­zen.

Stehmappen, Manila Folders, Einstellmappe, Aktendeckel und andere Bezeichnungen

Im eng­lisch­spra­chi­gen Raum sind Einstellmappen be­kannt als „Manila Folders“ oder nur „Folders“ (von „to fold“, dt. „fal­ten“, also wört­lich „Falter“), was mei­ner Meinung nach eine we­sent­lich grif­fi­gere Bezeichnung ist als das et­was sper­rige deut­sche „Einstellmappe“. Ich musste, als ich da­mals im eng­li­schen Original von David Allens „Getting Things Done“ von „Manila Folders“ las, eine ganze Weile re­cher­chie­ren, be­vor ich auf die deut­sche Bezeichnung der Mappen stieß.

Im Deutschen fin­det sich ne­ben „Einstellmappe“ auch der kür­zere Name „Stellmappe“ oder „Stehmappe“; im Kontext der Schriftgutverwaltung grö­ße­rer Organisationen sind Einstellmappen auch als „Umlaufmappen“, „Stelldeckel“ oder „Aktendeckel“ un­ter­wegs. Im deut­schen Büroartikelhandel kön­nen Sie die Mappen üb­ri­gens pro­blem­los un­ter der Produktbezeichnung „Einstellmappe“ fin­den.

Mehrere Hersteller und Marken; einzeln oder in Großpackungen; Bezug über Online-Handel

Einstellmappen wer­den bei uns von den be­kann­ten Büroartikelherstellern un­ter ver­schie­de­nen Marken ver­trie­ben, dar­un­ter na­tür­lich auch die ge­mein­hin be­kann­tes­ten wie Leitz, Falken oder Elba. Sie kön­nen sie ein­zeln oder in Vorratspackungen von 50 oder 100 Stück er­wer­ben.

Leider sind Stehmappen, da sie hier nicht sehr ge­bräuch­lich sind, kaum in sta­tio­nä­ren Schreibwarengeschäften zu fin­den – in Online-Shops da­ge­gen reich­lich.

Manila Folders aus Manilahanf

Im eng­li­schen Sprachraum sind Einstellmappen wie ge­sagt un­ter „Manila Folders“ be­kannt. Dieser Name führt auf den Rohstoff zu­rück, aus dem sie ur­sprüng­lich ge­fer­tigt wur­den: so­ge­nann­ter „Manilahanf“, her­ge­stellt aus der Faserbanane (Abacá). Faserbananen stam­men von den Philippinen, wer­den heut­zu­tage al­ler­dings in wei­ten Teilen Ostasiens so­wie Mittel- und Südamerikas als Nutzpflanze kul­ti­viert. Entgegen der Namensgebung ge­hört Manilahanf üb­ri­gens nicht zur Gattung Hanf.

Der tra­di­tio­nell wich­tigste Ausfuhrhafen für Manilahanf ist die phil­ip­pi­ni­sche Hauptstadt Manila, da­her wohl die Bezeichnung der Fasern. Seit 1918 wer­den sie ex­por­tiert, un­ter an­de­rem nach Deutschland.

In Deutschland ver­wen­den wir zwar keine „Manila Folders“ oder gar „Manila-Mappen“, doch gibt es durch­aus ei­nen ähn­li­chen Begriff: Der „Manila-Umschlag“. Darunter ver­steht man ei­nen hell­brau­nen Briefumschlag oder eine Hausposttasche.

Bei uns bekannt aus David Allens „Getting Things Done“ (GTD)

Unter Anhängern der welt­weit po­pu­lä­ren Produktivitätsmethodik „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen sind Manila Folders bzw. Einstellmappen auch in Deutschland sehr be­kannt. David Allen pro­pa­giert sie in sei­nem Buch – zu Recht – als das über­le­gene Hilfsmittel für das per­sön­li­che Ablage-System. In der deutsch­spra­chi­gen Version des Buches „Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“ wer­den die Stehmappen al­ler­dings un­glück­li­cher- und ver­wir­ren­der­weise als „Ordner“ oder „Aktenordner“ be­zeich­net. Das sind prin­zi­pi­ell keine fal­schen Bezeichnungen, da sie für abs­trakte Begriffe ste­hen und ge­nau das be­nen­nen, was man mit Einstellmappen macht, näm­lich Akten ord­nen. Im deut­schen Sprachraum ver­steht man un­ter „Ordner“ oder „Aktenordner“ je­doch über­wie­gend so­ge­nannte „Ringordner“ oder ge­nauer ge­sagt „Hebelordner mit Exzenterverschluss“, da diese am wei­tes­ten ver­brei­tet sind.

Komplette Einstellmappen-Organisationssysteme

Während ei­nige große Büroartikelhersteller Einstellmappen le­dig­lich als eine Produktkategorie un­ter vie­len füh­ren, gibt es in Deutschland zwei Hersteller, die Zubehör für kom­plette ein­stell­map­pen­ba­sierte Ablage-Systeme an­bie­ten: Die Firmen Mappei und Classei. Bei ih­nen fin­den Sie eine Fülle von Mappenvarianten, dazu alle nö­ti­gen Hilfsmittel von Aufbewahrungsboxen, Mappenständern bis hin zu pas­sen­den Aktenschränken.

Jeder sollte ein gu­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem im Büro und zu Hause be­sit­zen. Beruflich wie pri­vat.

Doch warum ei­gent­lich?

Welchem Zweck dient ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem, wel­chen Nutzen hat es für Sie? Infos zum Plugin Welchen Nutzen hat ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem im Büro oder pri­vat zu Hause?

Die Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren? Wenn Sie Ihre Ablage im Büro in­tel­li­gent or­ga­ni­sie­ren möch­ten, an­statt ei­nen ner­ven­auf­rei­ben­den, zeit- und geld­fres­sen­den Kampf mit Ihrer Ablage zu füh­ren, müs­sen Sie als ers­tes wis­sen, wor­auf es bei der Ablageorganisation an­kommt: das uni­ver­sale Gütekriterium. Infos zum Plugin Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren: Darauf kommt es an

Eine Ordner-Etiketten-Vorlage brau­che ich nicht.

Warum? Weil ich keine Ordner-Etiketten brau­che.

Warum? Weil ich keine Ordner brau­che.

Warum? Moment … stimmt nicht.

Natürlich brau­che ich Ordner für meine Akten – Ordner im Sinne von „Aktenbehälter“, Ordner im Sinne von „Behälter für Schriftgut“. Jedoch nicht die­je­nige Art von Aktenordner, die wir für ge­wöhn­lich un­ter „Ordner“ ver­ste­hen: Ich brau­che keine Ringordner zum Einheften von ge­loch­tem Schriftgut.

Warum nun brau­che ich keine Ringordner? Weil ich statt­des­sen Einstellmappen nutze.

Warum nutze ich Einstellmappen und keine Ringordner? Weil Ringordner die größ­ten Zeitfresser in der Arbeit mit Papierkram sind und Einstellmappen die größ­ten Beschleuniger.

Und da ich so­wieso schon mit mehr Papierkram in mei­nem Leben kon­fron­tiert bin als ich mag, möchte ich mich in mei­ner wert­vol­len Lebenszeit nicht auch noch mit völ­lig in­ef­fi­zi­en­ten Hilfsmitteln her­um­schla­gen.

Warum kosten Ringordner unnötig viel Zeit?

Gäbe es nur Ringordner auf die­ser Welt, wür­den wir sie alle nut­zen – auch ich. Aber es gibt al­ter­na­tive Schriftgutbehälter. Und so­mit kön­nen wir Vergleiche an­stel­len.

Stellen Sie sich ein­mal vor, Sie sit­zen in Ihrem Schreibtisch im Büro oder zu Hause. Vor Ihnen liegt ein Dokument – etwa ein Steuerbescheid vom Finanzamt –, das sie in Ihrem Ablagesystem ver­stauen möch­ten, weil Sie es zwar mo­men­tan nicht brau­chen, ir­gend­wann spä­ter je­doch noch ein­mal dar­auf zu­rück­grei­fen müs­sen.

Für die­ses spe­zi­elle Dokument exis­tiert in Ihrem Ablagesystem auch be­reits eine Sektion oder Kategorie, in die es hin­ein­ge­hört – so zum Beispiel die Kategorie „Steuer“. Sie wis­sen also ge­nau, wo der rich­tige Platz da­für ist, und müs­sen ihn nicht erst (er)schaffen.

Vereinfachen wir die Situation wei­ter: Sie nut­zen ei­nen han­dels­üb­li­chen Ringordner für Ihre Steuerunterlagen. Er steht in Griffreichweite von Ihrer Körperposition aus ge­se­hen, also etwa di­rekt auf Ihrem Schreibtisch oder da­ne­ben in ei­nem Regal. Keine Barriere.

So wer­den Sie vor­ge­hen, um Ihr Dokument im Ringordner zu ver­stauen:

1. Nachdenken, wo das Dokument hin­ge­hört (Sie wis­sen, dass Sie ei­nen spe­zi­el­len, be­reits vor­be­rei­te­ten Ordner da­für ha­ben),
2. zum Regal mit den Aktenordnern dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn das Regal und der Ordner ste­hen in Griffreichweite
3. den rich­ti­gen Ordner su­chen,
4. Ordner her­aus­neh­men,
5. Ordner auf den Schreibtisch le­gen,
6. Ordner öff­nen,
7. Klammer lö­sen und über Ringmechanik um­le­gen,
8. Ringmechanik per Exzenterverschluss öff­nen,
9. Huch, Ihnen fällt ein, das das Dokument ja gar nicht zu­oberst ein­ge­hef­tet ge­hört, son­dern in eine Sektion, die sich in der Mitte des Papierkorpus be­fin­det, die al­ler­dings be­reits mit ei­nem Trennblatt mar­kiert ist,
10. Ringmechanik wie­der ver­rie­geln,
11. Papier bis zur Zielsektion grei­fen und um­le­gen,
12. Ringmechanik wie­der öff­nen,
13. Locher grei­fen (der steht glück­li­cher­weise be­reits auf dem Schreibtisch; falls nicht, sind zu­sätz­li­che Schritte nö­tig),
14. Dokument grei­fen,
15. Dokument lo­chen,
16. Mist, ei­nes der Löcher hat die Papierkante er­wischt – das wird nicht hal­ten,
17. noch­mals lo­chen,
18. Locher bei­seite stel­len,
19. ge­loch­tes Dokument auf die Ringe fä­deln,
20. Ringmechanik schlie­ßen,
21. das vor­her um­ge­legte Papier zu­rück-um­le­gen,
22. Klammer um­le­gen und fest­stel­len,
23. Ordner schlie­ßen,
24. Ordner grei­fen,
25. zum Regal dre­hen,
26. Ordner an seine Position zu­rück­stel­len und schließ­lich
27. zum Schreibtisch zu­rück­dre­hen.

Jetzt Schweiß trock­nen und wei­ter­ar­bei­ten. Dies wa­ren sage und schreibe 27 Arbeitsschritte, um ein ein­zi­ges Blatt Papier im Ablagesystem zu ver­stauen! Wie lange ha­ben die wohl ins­ge­samt ge­dau­ert?

Jetzt stel­len Sie sich vor, der rich­tige Ordner für Ihr Dokument exis­tiert noch nicht und sie müss­ten Ihn erst an­le­gen. Wieviele zu­sätz­li­che Arbeitsschritte wer­den Sie vom Ausfüllen Ihrer Ordner-Etiketten-Vorlage bis zum Anbringen des fer­ti­gen Ordner-Rückenschilds auf dem Ordnerrücken aus­füh­ren müs­sen?

Warum geht es mit Einstellmappen wesentlich schneller?

Nun be­trach­ten wir den glei­chen Vorgang ein­mal un­ter Verwendung von Einstellmappen als Schriftgutbehälter.

Die glei­che Ausgangssituation. Jedoch steht nun di­rekt auf oder ne­ben Ihrem Schreibtisch eine Box oder ein Stehsammler in Griffreichweite, der eine Menge an be­schrif­te­ten Einstellmappen fasst, wel­che je­weils be­reits mit Dokumenten ge­füllt sind.

Die Einstellmappen tra­gen Ihren Titel am obe­ren Rand auf ei­nem Reiter oder ei­nem Tab – be­schrif­tet mit Bleistift, ohne Ordner-Etiketten-Vorlage – und sind al­pha­be­tisch ge­ord­net. Ihr Dokument ge­hört in eine die­ser exis­tie­ren­den Mappen.

So ge­hen Sie vor, um es zu ver­stauen:

1. Nachdenken, an wel­chem Ort das Dokument un­ter­ge­bracht wer­den muss (Sie wis­sen, Sie ha­ben eine vor­be­rei­tete Mappe da­für),
2. Dokument grei­fen,
3. zum Mappensammler dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn er steht in Griff- und Blickreichweite,
4. zum Mappensammler grei­fen und Mappen bis zur ver­mu­te­ten Mappe ab Buchstaben so­undso durch­blät­tern (Sie ha­ben die rich­tige Mappe ge­fun­den),
5. ge­fun­dene Mappe im Sammler be­las­sen, aber die Mappenflügel mit den Fingern leicht sprei­zen und da­durch öff­nen,
6. Dokument ein­fach „hin­ein­wer­fen“,
7. zum Schreibtisch zu­rück­dre­hen.

Und jetzt glück­lich über die flinke Erledigung wei­tere Dinge er­le­di­gen und wirk­lich pro­duk­tiv sein. Dies wa­ren le­dig­lich sie­ben Schritte. Wie lange hat das ins­ge­samt ge­dau­ert?

Sollte die rich­tige Einstellmappe je­doch noch nicht exis­tie­ren, so ist auch das Anlegen ei­ner neuen Mappe schnell ge­tan: Leere Mappe aus dem Vorrat zie­hen und ei­nen kur­zen Titel mit Bleistift auf­brin­gen.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage, keine Rückenschilder.

Bleistift und Radiergummi sind und blei­ben un­schlag­bar schnell.

Ringordner sind kompliziert, Einstellmappen sind einfach

Eine groß­an­ge­legte Auswertung kann ich mir nach die­sem an­schau­li­chen Vergleich wohl spa­ren. 27 Schritte (ohne Nachlochen und ver­ges­se­nes Öffnen der Zielsektion 23) ge­gen sie­ben.

Was soll­ten Sie mit­neh­men?

1. Die Geschwindigkeit (Effizienz), mit der Sie Ihren Papierkram er­le­di­gen und „Ablage ma­chen“ kön­nen, hängt vor­ran­gig da­von ab, wie schnell Sie Dokumente am rich­ti­gen Platz ver­stauen und wie schnell Sie sie von dort wie­der ent­neh­men kön­nen.
2. Wie schnell Sie Ihre Unterlagen ab­le­gen oder ent­neh­men kön­nen, wird – nicht nur, aber vor­ran­gig – von der Art des ver­wen­de­ten Aktenbehälters be­stimmt.
3. Ist der Aktenbehälter zu kom­pli­ziert zu hand­ha­ben, dann ist die Barriere zu hoch, Schriftgut schnell ab­le­gen oder ent­neh­men zu kön­nen und es dau­ert sehr lange. Ist der Aktenordner ein­fach zu hand­ha­ben, ist die Barriere nied­rig und es geht schnell.
4. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Ringordnern er­for­dert sehr viele Arbeitsschritte, weil die Bedienung um­ständ­lich und kom­pli­ziert ist. Die Barriere ist hoch. Folglich kos­tet de­ren Nutzung sehr viel Zeit.
5. Einstellmappen sind ein­fach auf­ge­baut und ein­fach zu hand­ha­ben. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Einstellmappen ist in we­ni­gen Schritten er­le­digt. Niedrige Barriere. Folglich be­an­spru­chen sie we­nig Zeit.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage mehr

Mit Einstellmappen er­spare ich mir also eine Menge Zeit und Stress. Weil sie we­sent­lich un­kom­pli­zier­ter und schnel­ler zu hand­ha­ben sind als Ringordner.

Denken Sie mal drü­ber nach, selbst Einstellmappen statt Ringordner zu nut­zen und sich da­mit ein rich­tig schnel­les Ablagesystem ein­zu­rich­ten.

Sie wer­den viel leich­ter Ordnung im Büro, im Arbeitszimmer oder im Haushalt hal­ten, Ihren Papierkram deut­lich schnel­ler und stress­är­mer er­le­di­gen und ge­win­nen eine Menge Lebenszeit für Angenehmeres als Lochen und Abheften.

Und zu gu­ter Letzt brau­chen Sie sich mit die­sen Dingen über­haupt nicht mehr her­um­schla­gen:

1. Sie müs­sen keine Ordnerrücken be­schrif­ten,
2. sie brau­chen keine Ordner-Rückenschilder aus­dru­cken,
3. sie be­nö­ti­gen keine Ordner-Etiketten-Vorlage.

Wieder Zeit ge­spart, denn Einstellmappen be­schrif­ten sie viel ein­fa­cher.