Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Wenn Sie sich ent­schie­den ha­ben, ein wirk­lich ef­fi­zi­en­tes Papier-Ablagesystem auf Basis von Einstellmappen (Stehmappen) ein­zu­rich­ten, dann wer­den Sie sich an­ge­sichts der Fülle an Einstellmappen-Varianten fra­gen, wel­che Art Einstellmappen Sie nun ver­wen­den sol­len, um Ihre Dokumente auf­zu­be­wah­ren. Hier die Entscheidungshilfe. Infos zum Plugin Welche Art Einstellmappen (Stehmappen) sollte ich für mein Ablagesystem verwenden?

Ein Eingangskorb (eine Inbox) am Schreibtisch zu be­sit­zen ist gut. Doch es ist nur der Anfang. Wenn Sie wirk­lich Zeit ge­win­nen, Ordnung schaf­fen und Ziele er­rei­chen wol­len, dann müs­sen Sie auch mit Ihrem Eingangskorb um­ge­hen kön­nen. Hier meine zehn Tipps für hoch­ef­fi­zi­ente Arbeit mit dem per­sön­li­chen Eingangskorb. Infos zum Plugin Wie Sie hoch­ef­fi­zi­ent mit Ihrem Eingangskorb (Inbox) arbeiten

Wie kann ich am bes­ten meine Unterlagen auf­be­wah­ren? Sie brau­chen ein gu­tes Ablagesystem. Zu Hause für Ihre pri­va­ten Unterlagen, für Ihre Dokumente im Büro oder Ihr Schriftgut im Arbeitszimmer. Für Ihr Ablagesystem gibt es al­ler­dings eine gol­dene Regel zu be­ach­ten – die oberste Regel. Infos zum Plugin Unterlagen auf­be­wah­ren: Die oberste Regel

Ein Eingangskorb ist ein un­ver­zicht­ba­rer Bestandteil für Ihr hoch­effizi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem im Büro oder zu Hause. Ob Sie mit Ihrem Eingangskorb al­ler­dings wirk­lich Zeit ge­win­nen und Stress ver­mei­den kön­nen, hängt auch von des­sen Beschaffenheit und da­mit von sei­ner Bedienbarkeit ab. Je un­kom­pli­zier­ter, je ge­rin­ger die Nutzungsbarrieren, desto bes­ser. Wie sollte also Ihr Eingangskorb be­schaf­fen sein für ma­xi­ma­len Zeitgewinn bei der Arbeit und mi­ni­ma­lem Frust? Infos zum Plugin Wie sollte mein Eingangskorb (Inbox) be­schaf­fen sein?

Wir alle wol­len die meis­ten un­se­rer Aufgaben und Vorhaben aus ver­schie­dens­ten Gründen so schnell wie mög­lich er­le­di­gen. Gerade auch die un­lieb­sa­men und lästigen.

Für viele die­ser Tätigkeiten be­nö­ti­gen wir tag­täg­lich eine ganze Menge Informationen. Und ein Großteil die­ser Informationen tritt in Form von Papierdokumenten in un­ser Leben.

Diesen Papierkram müs­sen wir ir­gend­wie hand­ha­ben, wir be­nö­ti­gen ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Management ir­gend­ei­ner uns för­der­li­chen Art.

Dazu ge­hört auch ein gu­tes Ablagesystem im Büro und zu Hause für un­sere Dokumente in Papierform.

Die Güte un­se­res Papier-Ablagesystems be­stimmt maß­geb­lich, wie schnell wir in un­se­rer Arbeit mit pa­pier­ba­sier­ten Informationen vorankommen.

Es ist da­mit ein äu­ßerst ein­fluss­rei­cher – und oft­mals weit un­ter­schätz­ter – Faktor für per­sön­li­che Effizienz und Produktivität.

Doch was soll das ei­gent­lich sein? Was ist ein „per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem“? Hier meine Definition mit den 20 es­sen­ti­el­len Aspekten, die Sie ken­nen soll­ten. Infos zum Plugin Was ist ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem?

Eine Ordner-Etiketten-Vorlage brau­che ich nicht.

Warum? Weil ich keine Ordner-Etiketten brauche.

Warum? Weil ich keine Ordner brauche.

Warum? Moment … stimmt nicht.

Natürlich brau­che ich Ordner für meine Akten – Ordner im Sinne von „Aktenbehälter“, Ordner im Sinne von „Behälter für Schriftgut“. Jedoch nicht die­je­nige Art von Aktenordner, die wir für ge­wöhn­lich un­ter „Ordner“ ver­ste­hen: Ich brau­che keine Ringordner zum Einheften von ge­loch­tem Schriftgut.

Warum nun brau­che ich keine Ringordner? Weil ich statt­des­sen Einstellmappen nutze.

Warum nutze ich Einstellmappen und keine Ringordner? Weil Ringordner die größ­ten Zeitfresser in der Arbeit mit Papierkram sind und Einstellmappen die größ­ten Beschleuniger.

Und da ich so­wieso schon mit mehr Papierkram in mei­nem Leben kon­fron­tiert bin als ich mag, möchte ich mich in mei­ner wert­vol­len Lebenszeit nicht auch noch mit völ­lig in­ef­fi­zi­en­ten Hilfsmitteln herumschlagen.

Warum kosten Ringordner unnötig viel Zeit?

Gäbe es nur Ringordner auf die­ser Welt, wür­den wir sie alle nut­zen – auch ich. Aber es gibt al­ter­na­tive Schriftgutbehälter. Und so­mit kön­nen wir Vergleiche anstellen.

Stellen Sie sich ein­mal vor, Sie sit­zen in Ihrem Schreibtisch im Büro oder zu Hause. Vor Ihnen liegt ein Dokument – etwa ein Steuerbescheid vom Finanzamt –, das sie in Ihrem Ablagesystem ver­stauen möch­ten, weil Sie es zwar mo­men­tan nicht brau­chen, ir­gend­wann spä­ter je­doch noch ein­mal dar­auf zu­rück­grei­fen müssen.

Für die­ses spe­zi­elle Dokument exis­tiert in Ihrem Ablagesystem auch be­reits eine Sektion oder Kategorie, in die es hin­ein­ge­hört – so zum Beispiel die Kategorie „Steuer“. Sie wis­sen also ge­nau, wo der rich­tige Platz da­für ist, und müs­sen ihn nicht erst (er)schaffen.

Vereinfachen wir die Situation wei­ter: Sie nut­zen ei­nen han­dels­üb­li­chen Ringordner für Ihre Steuerunterlagen. Er steht in Griffreichweite von Ihrer Körperposition aus ge­se­hen, also etwa di­rekt auf Ihrem Schreibtisch oder da­ne­ben in ei­nem Regal. Keine Barriere.

So wer­den Sie vor­ge­hen, um Ihr Dokument im Ringordner zu verstauen:

1. Nachdenken, wo das Dokument hin­ge­hört (Sie wis­sen, dass Sie ei­nen spe­zi­el­len, be­reits vor­be­rei­te­ten Ordner da­für haben),
2. zum Regal mit den Aktenordnern dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn das Regal und der Ordner ste­hen in Griffreichweite
3. den rich­ti­gen Ordner suchen,
4. Ordner her­aus­neh­men,
5. Ordner auf den Schreibtisch legen,
6. Ordner öff­nen,
7. Klammer lö­sen und über Ringmechanik umlegen,
8. Ringmechanik per Exzenterverschluss öffnen,
9. Huch, Ihnen fällt ein, das das Dokument ja gar nicht zu­oberst ein­ge­hef­tet ge­hört, son­dern in eine Sektion, die sich in der Mitte des Papierkorpus be­fin­det, die al­ler­dings be­reits mit ei­nem Trennblatt mar­kiert ist,
10. Ringmechanik wie­der verriegeln,
11. Papier bis zur Zielsektion grei­fen und umlegen,
12. Ringmechanik wie­der öffnen,
13. Locher grei­fen (der steht glück­li­cher­weise be­reits auf dem Schreibtisch; falls nicht, sind zu­sätz­li­che Schritte nötig),
14. Dokument grei­fen,
15. Dokument lo­chen,
16. Mist, ei­nes der Löcher hat die Papierkante er­wischt – das wird nicht halten,
17. noch­mals lochen,
18. Locher bei­seite stellen,
19. ge­loch­tes Dokument auf die Ringe fädeln,
20. Ringmechanik schlie­ßen,
21. das vor­her um­ge­legte Papier zurück-umlegen,
22. Klammer um­le­gen und feststellen,
23. Ordner schlie­ßen,
24. Ordner grei­fen,
25. zum Regal drehen,
26. Ordner an seine Position zu­rück­stel­len und schließlich
27. zum Schreibtisch zurückdrehen.

Jetzt Schweiß trock­nen und wei­ter­ar­bei­ten. Dies wa­ren sage und schreibe 27 Arbeitsschritte, um ein ein­zi­ges Blatt Papier im Ablagesystem zu ver­stauen! Wie lange ha­ben die wohl ins­ge­samt gedauert?

Jetzt stel­len Sie sich vor, der rich­tige Ordner für Ihr Dokument exis­tiert noch nicht und sie müss­ten Ihn erst an­le­gen. Wieviele zu­sätz­li­che Arbeitsschritte wer­den Sie vom Ausfüllen Ihrer Ordner-Etiketten-Vorlage bis zum Anbringen des fer­ti­gen Ordner-Rückenschilds auf dem Ordnerrücken aus­füh­ren müssen?

Warum geht es mit Einstellmappen wesentlich schneller?

Nun be­trach­ten wir den glei­chen Vorgang ein­mal un­ter Verwendung von Einstellmappen als Schriftgutbehälter.

Die glei­che Ausgangssituation. Jedoch steht nun di­rekt auf oder ne­ben Ihrem Schreibtisch eine Box oder ein Stehsammler in Griffreichweite, der eine Menge an be­schrif­te­ten Einstellmappen fasst, wel­che je­weils be­reits mit Dokumenten ge­füllt sind.

Die Einstellmappen tra­gen Ihren Titel am obe­ren Rand auf ei­nem Reiter oder ei­nem Tab – be­schrif­tet mit Bleistift, ohne Ordner-Etiketten-Vorlage – und sind al­pha­be­tisch ge­ord­net. Ihr Dokument ge­hört in eine die­ser exis­tie­ren­den Mappen.

So ge­hen Sie vor, um es zu verstauen:

1. Nachdenken, an wel­chem Ort das Dokument un­ter­ge­bracht wer­den muss (Sie wis­sen, Sie ha­ben eine vor­be­rei­tete Mappe dafür),
2. Dokument grei­fen,
3. zum Mappensammler dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn er steht in Griff- und Blickreichweite,
4. zum Mappensammler grei­fen und Mappen bis zur ver­mu­te­ten Mappe ab Buchstaben so­undso durch­blät­tern (Sie ha­ben die rich­tige Mappe gefunden),
5. ge­fun­dene Mappe im Sammler be­las­sen, aber die Mappenflügel mit den Fingern leicht sprei­zen und da­durch öffnen,
6. Dokument ein­fach „hin­ein­wer­fen“,
7. zum Schreibtisch zurückdrehen.

Und jetzt glück­lich über die flinke Erledigung wei­tere Dinge er­le­di­gen und wirk­lich pro­duk­tiv sein. Dies wa­ren le­dig­lich sie­ben Schritte. Wie lange hat das ins­ge­samt gedauert?

Sollte die rich­tige Einstellmappe je­doch noch nicht exis­tie­ren, so ist auch das Anlegen ei­ner neuen Mappe schnell ge­tan: Leere Mappe aus dem Vorrat zie­hen und ei­nen kur­zen Titel mit Bleistift aufbringen.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage, keine Rückenschilder.

Bleistift und Radiergummi sind und blei­ben un­schlag­bar schnell.

Ringordner sind kompliziert, Einstellmappen sind einfach

Eine groß­an­ge­legte Auswertung kann ich mir nach die­sem an­schau­li­chen Vergleich wohl spa­ren. 27 Schritte (ohne Nachlochen und ver­ges­se­nes Öffnen der Zielsektion 23) ge­gen sieben.

Was soll­ten Sie mitnehmen?

1. Die Geschwindigkeit (Effizienz), mit der Sie Ihren Papierkram er­le­di­gen und „Ablage ma­chen“ kön­nen, hängt vor­ran­gig da­von ab, wie schnell Sie Dokumente am rich­ti­gen Platz ver­stauen und wie schnell Sie sie von dort wie­der ent­neh­men können.
2. Wie schnell Sie Ihre Unterlagen ab­le­gen oder ent­neh­men kön­nen, wird – nicht nur, aber vor­ran­gig – von der Art des ver­wen­de­ten Aktenbehälters bestimmt.
3. Ist der Aktenbehälter zu kom­pli­ziert zu hand­ha­ben, dann ist die Barriere zu hoch, Schriftgut schnell ab­le­gen oder ent­neh­men zu kön­nen und es dau­ert sehr lange. Ist der Aktenordner ein­fach zu hand­ha­ben, ist die Barriere nied­rig und es geht schnell.
4. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Ringordnern er­for­dert sehr viele Arbeitsschritte, weil die Bedienung um­ständ­lich und kom­pli­ziert ist. Die Barriere ist hoch. Folglich kos­tet de­ren Nutzung sehr viel Zeit.
5. Einstellmappen sind ein­fach auf­ge­baut und ein­fach zu hand­ha­ben. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Einstellmappen ist in we­ni­gen Schritten er­le­digt. Niedrige Barriere. Folglich be­an­spru­chen sie we­nig Zeit.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage mehr

Mit Einstellmappen er­spare ich mir also eine Menge Zeit und Stress. Weil sie we­sent­lich un­kom­pli­zier­ter und schnel­ler zu hand­ha­ben sind als Ringordner.

Denken Sie mal drü­ber nach, selbst Einstellmappen statt Ringordner zu nut­zen und sich da­mit ein rich­tig schnel­les Ablagesystem ein­zu­rich­ten.

Sie wer­den viel leich­ter Ordnung im Büro, im Arbeitszimmer oder im Haushalt hal­ten, Ihren Papierkram deut­lich schnel­ler und stress­är­mer er­le­di­gen und ge­win­nen eine Menge Lebenszeit für Angenehmeres als Lochen und Abheften.

Und zu gu­ter Letzt brau­chen Sie sich mit die­sen Dingen über­haupt nicht mehr herumschlagen:

1. Sie müs­sen keine Ordnerrücken beschriften,
2. sie brau­chen keine Ordner-Rückenschilder ausdrucken,
3. sie be­nö­ti­gen keine Ordner-Etiketten-Vorlage.

Wieder Zeit ge­spart, denn Einstellmappen be­schrif­ten sie viel einfacher.