Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Wie richte ich mir ein gu­tes Papierablage-System ein? Ihr Papierablage-System ist dazu da, Ordnung in Ihren Unterlagen und Dokumenten zu hal­ten und Ihnen da­durch enorm Zeit und Stress zu spa­ren. Um dies zu er­rei­chen, müs­sen Sie den ers­ten und wich­tigs­ten Schritt ge­hen und ein ein­zi­ges Prinzip ver­ste­hen. Infos zum Plugin Papierablage-System ein­rich­ten: Der wich­tigste Schritt

Wir alle wol­len die meis­ten un­se­rer Aufgaben und Vorhaben aus ver­schie­dens­ten Gründen so schnell wie mög­lich er­le­di­gen. Gerade auch die un­lieb­sa­men und läs­ti­gen.

Für viele die­ser Tätigkeiten be­nö­ti­gen wir tag­täg­lich eine ganze Menge Informationen. Und ein Großteil die­ser Informationen tritt in Form von Papierdokumenten in un­ser Leben.

Diesen Papierkram müs­sen wir ir­gend­wie hand­ha­ben, wir be­nö­ti­gen ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Management ir­gend­ei­ner uns för­der­li­chen Art.

Dazu ge­hört auch ein gu­tes Ablagesystem im Büro und zu Hause für un­sere Dokumente in Papierform.

Die Güte un­se­res Papier-Ablagesystems be­stimmt maß­geb­lich, wie schnell wir in un­se­rer Arbeit mit pa­pier­ba­sier­ten Informationen vor­an­kom­men.

Es ist da­mit ein äu­ßerst ein­fluss­rei­cher – und oft­mals weit un­ter­schätz­ter – Faktor für per­sön­li­che Effizienz und Produktivität.

Doch was soll das ei­gent­lich sein? Was ist ein „per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem“? Hier meine Definition mit den 20 es­sen­ti­el­len Aspekten, die Sie ken­nen soll­ten. Infos zum Plugin Was ist ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem?

Sie fra­gen sich, wie Sie Ihre pri­vate Ablage or­ga­ni­sie­ren?

Ich zeige Ihnen in die­sem Beitrag wie ich meine ei­gene pri­vate Ablage or­ga­ni­siere.

Mein Beispiel wird Ihnen ei­nige Ideen, Anregungen und prak­ti­sche Orientierung lie­fern, mit de­nen Sie die Organisation Ihrer pri­va­ten Ablage ver­bes­sern. Infos zum Plugin Wie ich meine pri­vate Ablage or­ga­ni­siere

Sie möch­ten sich ein hoch­ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem für Ihre Unterlagen in Ihrem Büro oder zu Hause im Arbeitszimmer ein­rich­ten? Auf Basis von Einstellmappen (Stehmappen)? Dann ste­hen Sie vor der Frage, wo Sie denn Ihre Einstellmappen auf­be­wah­ren sol­len. Aktenschrank, Schreibtischcontainer, Regal, Box? Welche Möglichkeiten gibt es? Hier Ihre Optionen. Infos zum Plugin Wie be­wahre ich Einstellmappen (Stehmappen) auf? In Box, Aktenschrank, Container oder ei­nem an­de­ren Behälter?

Sie fra­gen sich, wie Sie sich ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem ge­stal­ten? Um Ordnung zu hal­ten und Ihre Arbeit mit dem Papierkram zu be­schleu­ni­gen? Im Büro, im Arbeitszimmer, pri­vat zu Hause? Um sich ein wahr­lich ef­fek­ti­ves Ablagesystem ein­rich­ten zu kön­nen, müs­sen Sie das ent­schei­dende Grundprinzip ver­stan­den ha­ben.

Was ist denn eigentlich ein effektives Ablagesystem?

Ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem ist ein System, bei dem Sie so­fort wis­sen, wo ein Dokument hin­ge­hört, wenn Sie es in das System ab­le­gen wol­len. Und ei­nes, bei dem Sie au­gen­blick­lich wis­sen, wo es wie­der­zu­fin­den ist.

Ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem dient Ihnen so gut, dass Sie bei die­sem bei­den Vorgängen – Ablegen und Entnehmen von Unterlagen – keine Zeit ver­lie­ren.

Wie gestalten Sie sich ein effektives Ablagesystem?

Sie be­gin­nen mit dem Verständnis des ent­schei­den­den Grundprinzips für ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem.

Erst wenn Sie die­ses Grundprinzip ver­in­ner­licht ha­ben, wer­den Sie be­fä­higt sein, sich ein wirk­lich ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem zu ge­stal­ten.

Was ist das wichtigste Grundprinzip eines effektiven Ablagesystems?

Niedrigste Zugriffsbarrieren.

Ordnung in Ihren Unterlagen hal­ten Sie nur mit nied­ri­gen Barrieren in Ihrem Ablagesystem.

Schnellstmöglich Dokumente ab­le­gen und ent­neh­men kön­nen Sie nur mit nied­ri­gen Barrieren in Ihrem Ablagesystem.

Zeit spa­ren im Umgang mit Ihrem Schriftgut kön­nen Sie nur, wenn Ihr Ablagesystem nied­rige Barrieren auf­weist.

Hohe Barrieren da­ge­gen er­zeu­gen Unordnung und Frust, kos­ten Ihnen sehr viel Zeit und Geld.

Alles zum Verständnis des entscheidenden Grundprinzips

Wie be­reits er­wähnt: Wenn Sie das Grundprinzip der nied­ri­gen Zugriffsbarrieren voll­ends ver­stan­den ha­ben, be­sit­zen Sie die un­ab­ding­bare Voraussetzung, um sich ein ef­fek­ti­ves Ablagesystem ein­rich­ten zu kön­nen.

Lesen Sie dazu jetzt die­sen Artikel – darin er­kläre ich Ihnen aus­führ­lich und leicht ver­ständ­lich, worum es beim Prinzip der nied­ri­gen Barrieren geht:

Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung?

Zu ei­nem voll­stän­di­gen hoch­ef­fi­zi­en­ten per­sön­li­chen Papier-Ablagesystem ge­hört ein Papierkorb am Arbeitsplatz. Die „Ablage P“ ist schließ­lich eine schnelle Zwischenablage für aus­ge­son­derte Dokumente auf dem Weg zur Hausmülltonne.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz im Büro oder Arbeitszimmer zu Hause ein­rich­ten wol­len, ste­hen Sie un­wei­ger­lich vor der Frage: In wel­cher Größe wähle ich mei­nen Papierkorb? Welches Fassungsvolumen soll er be­sit­zen?

Mit der rich­ti­gen Wahl kön­nen Sie Zeit im Arbeitsalltag ge­win­nen und Stress re­du­zie­ren. Wie das? Hier die Argumente. Infos zum Plugin Wie groß sollte mein Papierkorb sein?