Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Wir alle wol­len die meis­ten un­se­rer Aufgaben und Vorhaben aus ver­schie­dens­ten Gründen so schnell wie mög­lich er­le­di­gen. Gerade auch die un­lieb­sa­men und lästigen.

Für viele die­ser Tätigkeiten be­nö­ti­gen wir tag­täg­lich eine ganze Menge Informationen. Und ein Großteil die­ser Informationen tritt in Form von Papierdokumenten in un­ser Leben.

Diesen Papierkram müs­sen wir ir­gend­wie hand­ha­ben, wir be­nö­ti­gen ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Management ir­gend­ei­ner uns för­der­li­chen Art.

Dazu ge­hört auch ein gu­tes Ablagesystem im Büro und zu Hause für un­sere Dokumente in Papierform.

Die Güte un­se­res Papier-Ablagesystems be­stimmt maß­geb­lich, wie schnell wir in un­se­rer Arbeit mit pa­pier­ba­sier­ten Informationen vorankommen.

Es ist da­mit ein äu­ßerst ein­fluss­rei­cher – und oft­mals weit un­ter­schätz­ter – Faktor für per­sön­li­che Effizienz und Produktivität.

Doch was soll das ei­gent­lich sein? Was ist ein „per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem“? Hier meine Definition mit den 20 es­sen­ti­el­len Aspekten, die Sie ken­nen soll­ten. Infos zum Plugin Was ist ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem?

Die Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren? Wenn Sie Ihre Ablage im Büro in­tel­li­gent or­ga­ni­sie­ren möch­ten, an­statt ei­nen ner­ven­auf­rei­ben­den, zeit- und geld­fres­sen­den Kampf mit Ihrer Ablage zu füh­ren, müs­sen Sie als ers­tes wis­sen, wor­auf es bei der Ablageorganisation an­kommt: das uni­ver­sale Gütekriterium. Infos zum Plugin Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren: Darauf kommt es an

Wie richte ich ein gu­tes Ablagesystem für meine Unterlagen ein?

Mit ei­nem gu­ten Ablagesystem be­wah­ren Sie nicht ein­fach nur Ihre Unterlagen auf, nein, Sie schaf­fen dau­er­hafte Ordnung und be­hal­ten den Überblick.

Dauerhafte Ordnung und Überblick hel­fen Ihnen wie­derum, sämt­li­che Tätigkeiten, die mit Papierkram ver­bun­den sind, ein­fa­cher und schnel­ler zu er­le­di­gen. Warum? Weil Ordnung und Überblick un­ver­zicht­bar sind, um Unterlagen im Moment des Bedarfs schnell wiederzufinden.

Mit ei­nem Ablagesystem, das Ihnen hilft, Ordnung und Überblick in Ihren Unterlagen zu hal­ten, spa­ren Sie also eine Menge Zeit und ge­lan­gen schnel­ler an das Ziel Ihres ei­gent­li­chen Vorhabens: Sie ver­schwen­den keine un­nö­tige Zeit mit der Handhabung ei­nes schlecht ein­ge­rich­te­ten Ablagesystems, son­dern kon­zen­trie­ren sich voll und ganz auf Ihr Ziel. Ein gu­tes, wohl­ge­ord­ne­tes Ablagesystem nimmt keine große Aufmerksamkeit in Anspruch und dient Ihnen nebenher.

Außerdem aber spa­ren Sie auch eine Menge Nerven und re­du­zie­ren Ihr Stressniveau be­trächt­lich: Wenn Sie Ihre Unterlagen un­kom­pli­ziert und schnell im Ablagesystem wie­der­fin­den, aber auch ge­nauso schnell wie­der im Ablagesystem ver­stauen kön­nen, müs­sen Sie nicht ner­ven­auf­rei­bend lange su­chen oder lau­fen gar Gefahr, be­stimmte Unterlagen über­haupt nicht wie­der­zu­fin­den. Der letz­tere Fall würde be­deu­ten, dass Sie die not­wen­di­gen Informationen auf­wen­dig – und al­les an­dere als er­freu­lich – aus an­de­ren Quellen be­zie­hen müssten.

Wie rich­ten Sie sich nun also ein gu­tes Ablagesystem für Ihre Unterlagen ein, mit dem Sie Ordnung hal­ten und folg­lich auch Zeit und Nerven spa­ren kön­nen? Hier die wich­tigs­ten Aspekte zum Einstieg. Infos zum Plugin Wie richte ich ein gu­tes Ablagesystem für meine Unterlagen ein?

Der Eingangskorb (Inbox) – meist in Form ei­nes Ablagekorbs oder Ablagefaches – ist ei­ner der kri­tischs­ten Bestandteile Ihres per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems. An wel­chem Standort Sie Ihren Eingangskorb plat­zie­ren, hat ent­schei­den­den Einfluss dar­auf, wie ef­fi­zi­ent Sie im Büro oder im Arbeitszimmer zu Hause mit Papierkram ar­bei­ten kön­nen. Mit dem rich­ti­gen Platz er­le­di­gen Sie Ihre Arbeit schnel­ler, ge­win­nen Zeit, scho­nen die Nerven und hal­ten bes­ser Ordnung.

Wo soll­ten Sie also am bes­ten Ihren Eingangskorb po­si­tio­nie­ren? Hier acht es­sen­zi­elle Tipps… Infos zum Plugin Wo plat­ziere ich mei­nen Eingangskorb?

Sie fra­gen sich, wie Sie Ihre Büro-Ablage rich­tig or­ga­ni­sie­ren. Hier ein paar wich­tige Anhaltspunkte, die Ihnen hel­fen wer­den. Für Ihr per­sön­li­ches hoch­ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem am (Schreibtisch-) Arbeitsplatz im Büro. Infos zum Plugin Wie Sie Ihre Ablage im Büro rich­tig organisieren

Wenn Sie sich ein Ablagesystem auf der Basis von Einstellmappen (Stehmappen) ein­rich­ten wol­len, wer­den Sie – etwa beim Stöbern auf Amazon.de – fest­stel­len, dass Einstellmappen in sehr vie­len Varianten er­hält­lich sind. Hier gebe ich Ihnen ei­nen ge­ord­ne­ten Überblick über die we­sent­li­chen Arten von Stehmappen, mit de­nen Sie Ihre Unterlagen auf­be­wah­ren kön­nen. Zu je­der Variante gebe fin­den Sie auch gleich die ent­spre­chen­den Links zu den pas­sen­den Produkten der ver­schie­de­nen Hersteller. Infos zum Plugin Welche Arten von Einstellmappen (Stehmappen) gibt es? Welche Hersteller bie­ten wel­che Produkte an?