Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Haben Sie schon ein­mal dar­über nach­ge­dacht, warum un­schöne Papierstapel und läs­tige Unordnung im Büro oder im Haushalt ei­gent­lich ent­ste­hen, ob­wohl Sie ei­gent­lich eine Ablage für Ihre Unterlagen be­sit­zen und ob­wohl Sie sich fest vor­ge­nom­men ha­ben, Ordnung zu halten?

Wir ken­nen diese Situation alle sehr gut: Privat und be­ruf­lich sind wir mit al­ler­hand Papierkram kon­fron­tiert, den wir ab­ar­bei­ten und ir­gend­wie or­ga­ni­sie­ren müs­sen, weil wir dar­auf an­ge­wie­sen sind.

Mit der Zeit al­ler­dings ver­tei­len sich die Unterlagen auf dem Schreibtisch, im Regal, auf der Kommode und so­gar auf dem Fußboden im Büro, in der Wohnung oder im Arbeitszimmer zu Hause. Es herrscht un­an­ge­nehme Unordnung.

Wenn wir dann ein­mal ein be­stimm­tes Dokument zu ei­nem be­stimm­ten Zeitpunkt be­nö­ti­gen, dau­ert die Suche im Papierchaos ge­fühlte Ewigkeiten und im schlimms­ten Fall ist das Schriftstück un­auf­find­bar. Das ist är­ger­lich und kos­tet viel wert­volle Zeit.

Bekommen wir neue Unterlagen in die Hände, so pa­cken wir sie in der Hitze des Alltagsgefechts auf den nächst­bes­ten Stapel und re­den uns ein, wir wür­den uns darum küm­mern, wenn wir Zeit hät­ten. Doch diese Zeit kommt nicht. Und die Papierstapel wach­sen weiter.

Und das Interessante daran: Wir pa­cken wie­der und wie­der Unterlagen auf die vor­han­de­nen Aktenberge, ob­wohl wir be­reits über ent­spre­chende Aktenordner ver­fü­gen, in die diese Dokumente hineingehören.

Wie kommt das? Warum las­sen wir un­sere Papierstapel wei­ter wach­sen? Warum be­sche­ren wir uns selbst da­mit Unordnung und Frust im Büro oder im Haushalt? Warum schaf­fen wir es nicht, Ordnung zu hal­ten? Warum sor­gen wir selbst da­für, dass wir spä­ter viel Zeit beim Suchen un­se­rer Unterlagen ver­geu­den – trotz Ablage und gu­ter Vorsätze? Infos zum Plugin Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung im Büro und im Haushalt? Warum ist Ordnung hal­ten so schwer trotz Ablage?

Als Lehrer ha­ben Sie eine Menge Unterrichtsmaterial zu ver­wal­ten. Im Arbeitszimmer oder Arbeitsbereich zu Hause und in der Schule.

Dafür brau­chen Sie ein gu­tes Ordnungssystem. Sie wol­len schließ­lich den Überblick be­hal­ten, alle Unterlagen so­fort zur Hand ha­ben, wenn Sie sie brau­chen und un­schöne Unordnung vermeiden.

Um ein per­fek­tes Ordnungssystem ein­rich­ten zu kön­nen, mit dem Sie diese Ziele er­rei­chen, muss Ihnen al­ler­dings zu­erst klar sein, wor­auf es bei ei­nem Ordnungssystem im Kern ankommt.

Sie müs­sen ver­ste­hen, aus wel­chem Grund Unordnung über­haupt ent­steht und un­ter wel­cher grund­sätz­li­chen Bedingung Sie über­haupt erst Ordnung hal­ten kön­nen. Infos zum Plugin Das Grundprinzip ei­nes gu­ten Ordnungssystems für Lehrer

Sie sind Lehrer und ha­ben sich ein Arbeitszimmer oder ei­nen Arbeitsplatz zu Hause eingerichtet.

Doch dort herr­schen Papierstapel, Unordnung, viel­leicht so­gar Chaos.

Ihre Schul- und Unterrichtsmaterialien lie­gen ver­streut auf Ihrem Schreibtisch, in Regalen, in Schränken und im schlimms­ten Fall auf dem Boden.

Alltäglich su­chen Sie die rich­ti­gen Unterlagen für Ihren Unterricht zu­sam­men. Es dau­ert ge­fühlte Ewigkeiten bis Sie sie ge­fun­den ha­ben. Manchmal scheint das Material ein­fach ver­schwun­den zu sein. Sie er­stel­len es neu.

Zeit ver­geht. Zu viel Zeit. Die Nerven sind an­ge­spannt, das Stressniveau ist per­ma­nent zu hoch. Der Anblick Ihres Arbeitszimmers frus­triert Sie.

Sie wol­len end­lich Ordnung in Ihrer Ablage schaf­fen und die Übersicht be­hal­ten. Sie wol­len Ihr Unterrichtsmaterial im Arbeitszimmer end­lich un­kom­pli­ziert und schnell wiederfinden.

Wenn Sie die­ses Ziel er­rei­chen möch­ten, wenn Sie ein für al­le­mal Ordnung schaf­fen und Ihre Arbeitseffizienz er­hö­hen möch­ten, müs­sen Sie zu­erst den Grund al­len Übels ver­ste­hen. Danach wer­den Sie Ihr Arbeitszimmer best­mög­lich ein­rich­ten kön­nen, denn Sie wis­sen, wor­auf es an­kommt. Infos zum Plugin Warum ent­ste­hen Papierstapel, Unordnung, Chaos im Lehrer-Arbeitszimmer?

Sie su­chen nach wert­vol­len Tipps für Ihr per­fek­tes Ablagesystem im Büro? Hier bei hochproduktiv.de wer­den Sie viele prak­ti­sche Tipps fin­den, doch ein Tipp steht vor al­len – er ist grund­le­gend und der wich­tigste Tipp von al­len. Er wird Sie be­fä­hi­gen, Ihr voll­kom­me­nes Papierablagesystem im Büro ein­zu­rich­ten. Infos zum Plugin Der wich­tigste Tipp für ein zeit­spa­ren­des Ablagesystem im Büro

Eine Ordner-Etiketten-Vorlage brau­che ich nicht.

Warum? Weil ich keine Ordner-Etiketten brauche.

Warum? Weil ich keine Ordner brauche.

Warum? Moment … stimmt nicht.

Natürlich brau­che ich Ordner für meine Akten – Ordner im Sinne von „Aktenbehälter“, Ordner im Sinne von „Behälter für Schriftgut“. Jedoch nicht die­je­nige Art von Aktenordner, die wir für ge­wöhn­lich un­ter „Ordner“ ver­ste­hen: Ich brau­che keine Ringordner zum Einheften von ge­loch­tem Schriftgut.

Warum nun brau­che ich keine Ringordner? Weil ich statt­des­sen Einstellmappen nutze.

Warum nutze ich Einstellmappen und keine Ringordner? Weil Ringordner die größ­ten Zeitfresser in der Arbeit mit Papierkram sind und Einstellmappen die größ­ten Beschleuniger.

Und da ich so­wieso schon mit mehr Papierkram in mei­nem Leben kon­fron­tiert bin als ich mag, möchte ich mich in mei­ner wert­vol­len Lebenszeit nicht auch noch mit völ­lig in­ef­fi­zi­en­ten Hilfsmitteln herumschlagen.

Warum kosten Ringordner unnötig viel Zeit?

Gäbe es nur Ringordner auf die­ser Welt, wür­den wir sie alle nut­zen – auch ich. Aber es gibt al­ter­na­tive Schriftgutbehälter. Und so­mit kön­nen wir Vergleiche anstellen.

Stellen Sie sich ein­mal vor, Sie sit­zen in Ihrem Schreibtisch im Büro oder zu Hause. Vor Ihnen liegt ein Dokument – etwa ein Steuerbescheid vom Finanzamt –, das sie in Ihrem Ablagesystem ver­stauen möch­ten, weil Sie es zwar mo­men­tan nicht brau­chen, ir­gend­wann spä­ter je­doch noch ein­mal dar­auf zu­rück­grei­fen müssen.

Für die­ses spe­zi­elle Dokument exis­tiert in Ihrem Ablagesystem auch be­reits eine Sektion oder Kategorie, in die es hin­ein­ge­hört – so zum Beispiel die Kategorie „Steuer“. Sie wis­sen also ge­nau, wo der rich­tige Platz da­für ist, und müs­sen ihn nicht erst (er)schaffen.

Vereinfachen wir die Situation wei­ter: Sie nut­zen ei­nen han­dels­üb­li­chen Ringordner für Ihre Steuerunterlagen. Er steht in Griffreichweite von Ihrer Körperposition aus ge­se­hen, also etwa di­rekt auf Ihrem Schreibtisch oder da­ne­ben in ei­nem Regal. Keine Barriere.

So wer­den Sie vor­ge­hen, um Ihr Dokument im Ringordner zu verstauen:

1. Nachdenken, wo das Dokument hin­ge­hört (Sie wis­sen, dass Sie ei­nen spe­zi­el­len, be­reits vor­be­rei­te­ten Ordner da­für haben),
2. zum Regal mit den Aktenordnern dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn das Regal und der Ordner ste­hen in Griffreichweite
3. den rich­ti­gen Ordner suchen,
4. Ordner her­aus­neh­men,
5. Ordner auf den Schreibtisch legen,
6. Ordner öff­nen,
7. Klammer lö­sen und über Ringmechanik umlegen,
8. Ringmechanik per Exzenterverschluss öffnen,
9. Huch, Ihnen fällt ein, das das Dokument ja gar nicht zu­oberst ein­ge­hef­tet ge­hört, son­dern in eine Sektion, die sich in der Mitte des Papierkorpus be­fin­det, die al­ler­dings be­reits mit ei­nem Trennblatt mar­kiert ist,
10. Ringmechanik wie­der verriegeln,
11. Papier bis zur Zielsektion grei­fen und umlegen,
12. Ringmechanik wie­der öffnen,
13. Locher grei­fen (der steht glück­li­cher­weise be­reits auf dem Schreibtisch; falls nicht, sind zu­sätz­li­che Schritte nötig),
14. Dokument grei­fen,
15. Dokument lo­chen,
16. Mist, ei­nes der Löcher hat die Papierkante er­wischt – das wird nicht halten,
17. noch­mals lochen,
18. Locher bei­seite stellen,
19. ge­loch­tes Dokument auf die Ringe fädeln,
20. Ringmechanik schlie­ßen,
21. das vor­her um­ge­legte Papier zurück-umlegen,
22. Klammer um­le­gen und feststellen,
23. Ordner schlie­ßen,
24. Ordner grei­fen,
25. zum Regal drehen,
26. Ordner an seine Position zu­rück­stel­len und schließlich
27. zum Schreibtisch zurückdrehen.

Jetzt Schweiß trock­nen und wei­ter­ar­bei­ten. Dies wa­ren sage und schreibe 27 Arbeitsschritte, um ein ein­zi­ges Blatt Papier im Ablagesystem zu ver­stauen! Wie lange ha­ben die wohl ins­ge­samt gedauert?

Jetzt stel­len Sie sich vor, der rich­tige Ordner für Ihr Dokument exis­tiert noch nicht und sie müss­ten Ihn erst an­le­gen. Wieviele zu­sätz­li­che Arbeitsschritte wer­den Sie vom Ausfüllen Ihrer Ordner-Etiketten-Vorlage bis zum Anbringen des fer­ti­gen Ordner-Rückenschilds auf dem Ordnerrücken aus­füh­ren müssen?

Warum geht es mit Einstellmappen wesentlich schneller?

Nun be­trach­ten wir den glei­chen Vorgang ein­mal un­ter Verwendung von Einstellmappen als Schriftgutbehälter.

Die glei­che Ausgangssituation. Jedoch steht nun di­rekt auf oder ne­ben Ihrem Schreibtisch eine Box oder ein Stehsammler in Griffreichweite, der eine Menge an be­schrif­te­ten Einstellmappen fasst, wel­che je­weils be­reits mit Dokumenten ge­füllt sind.

Die Einstellmappen tra­gen Ihren Titel am obe­ren Rand auf ei­nem Reiter oder ei­nem Tab – be­schrif­tet mit Bleistift, ohne Ordner-Etiketten-Vorlage – und sind al­pha­be­tisch ge­ord­net. Ihr Dokument ge­hört in eine die­ser exis­tie­ren­den Mappen.

So ge­hen Sie vor, um es zu verstauen:

1. Nachdenken, an wel­chem Ort das Dokument un­ter­ge­bracht wer­den muss (Sie wis­sen, Sie ha­ben eine vor­be­rei­tete Mappe dafür),
2. Dokument grei­fen,
3. zum Mappensammler dre­hen, aber sit­zen­blei­ben, denn er steht in Griff- und Blickreichweite,
4. zum Mappensammler grei­fen und Mappen bis zur ver­mu­te­ten Mappe ab Buchstaben so­undso durch­blät­tern (Sie ha­ben die rich­tige Mappe gefunden),
5. ge­fun­dene Mappe im Sammler be­las­sen, aber die Mappenflügel mit den Fingern leicht sprei­zen und da­durch öffnen,
6. Dokument ein­fach „hin­ein­wer­fen“,
7. zum Schreibtisch zurückdrehen.

Und jetzt glück­lich über die flinke Erledigung wei­tere Dinge er­le­di­gen und wirk­lich pro­duk­tiv sein. Dies wa­ren le­dig­lich sie­ben Schritte. Wie lange hat das ins­ge­samt gedauert?

Sollte die rich­tige Einstellmappe je­doch noch nicht exis­tie­ren, so ist auch das Anlegen ei­ner neuen Mappe schnell ge­tan: Leere Mappe aus dem Vorrat zie­hen und ei­nen kur­zen Titel mit Bleistift aufbringen.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage, keine Rückenschilder.

Bleistift und Radiergummi sind und blei­ben un­schlag­bar schnell.

Ringordner sind kompliziert, Einstellmappen sind einfach

Eine groß­an­ge­legte Auswertung kann ich mir nach die­sem an­schau­li­chen Vergleich wohl spa­ren. 27 Schritte (ohne Nachlochen und ver­ges­se­nes Öffnen der Zielsektion 23) ge­gen sieben.

Was soll­ten Sie mitnehmen?

1. Die Geschwindigkeit (Effizienz), mit der Sie Ihren Papierkram er­le­di­gen und „Ablage ma­chen“ kön­nen, hängt vor­ran­gig da­von ab, wie schnell Sie Dokumente am rich­ti­gen Platz ver­stauen und wie schnell Sie sie von dort wie­der ent­neh­men können.
2. Wie schnell Sie Ihre Unterlagen ab­le­gen oder ent­neh­men kön­nen, wird – nicht nur, aber vor­ran­gig – von der Art des ver­wen­de­ten Aktenbehälters bestimmt.
3. Ist der Aktenbehälter zu kom­pli­ziert zu hand­ha­ben, dann ist die Barriere zu hoch, Schriftgut schnell ab­le­gen oder ent­neh­men zu kön­nen und es dau­ert sehr lange. Ist der Aktenordner ein­fach zu hand­ha­ben, ist die Barriere nied­rig und es geht schnell.
4. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Ringordnern er­for­dert sehr viele Arbeitsschritte, weil die Bedienung um­ständ­lich und kom­pli­ziert ist. Die Barriere ist hoch. Folglich kos­tet de­ren Nutzung sehr viel Zeit.
5. Einstellmappen sind ein­fach auf­ge­baut und ein­fach zu hand­ha­ben. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /​aus Einstellmappen ist in we­ni­gen Schritten er­le­digt. Niedrige Barriere. Folglich be­an­spru­chen sie we­nig Zeit.

Keine Ordner-Etiketten-Vorlage mehr

Mit Einstellmappen er­spare ich mir also eine Menge Zeit und Stress. Weil sie we­sent­lich un­kom­pli­zier­ter und schnel­ler zu hand­ha­ben sind als Ringordner.

Denken Sie mal drü­ber nach, selbst Einstellmappen statt Ringordner zu nut­zen und sich da­mit ein rich­tig schnel­les Ablagesystem ein­zu­rich­ten.

Sie wer­den viel leich­ter Ordnung im Büro, im Arbeitszimmer oder im Haushalt hal­ten, Ihren Papierkram deut­lich schnel­ler und stress­är­mer er­le­di­gen und ge­win­nen eine Menge Lebenszeit für Angenehmeres als Lochen und Abheften.

Und zu gu­ter Letzt brau­chen Sie sich mit die­sen Dingen über­haupt nicht mehr herumschlagen:

1. Sie müs­sen keine Ordnerrücken beschriften,
2. sie brau­chen keine Ordner-Rückenschilder ausdrucken,
3. sie be­nö­ti­gen keine Ordner-Etiketten-Vorlage.

Wieder Zeit ge­spart, denn Einstellmappen be­schrif­ten sie viel einfacher.

Wie ge­stalte ich ein „Getting Things Done“-Ablagesystem für meine be­ruf­li­chen oder pri­va­ten Papier-Unterlagen im Büro oder zu Hause?

Auf hochproduktiv.de be­handle ich das Thema „Ablagesystem“ nach „Getting Things Done“ (GTD) – und weit dar­über hin­aus – aus­führ­lich. Mit ei­ni­gen zen­tra­len Grundlagen- und Einstiegsartikeln und vie­len Beiträgen zu Detailfragen.

Dieser Beitrag wird Ihnen hel­fen, den bes­ten Einstieg in ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Ablagemanagement zu finden.

Ich liste Ihnen hier die wich­tigs­ten Tipps und Tricks auf, die Sie zu Ihrem per­fek­ten GTD-Ablagesystem füh­ren. Angefangen mit den Grundlagen, hin zu Detailaspekten. Wenn ich neue wich­tige Artikel zum Thema ver­öf­fent­li­che, werde ich Sie hier hinzufügen.

Zu je­dem Tipp reiße ich kurz an, worum es geht und ver­linke dann zu aus­führ­li­chen Beiträgen zum je­wei­li­gen Thema für die ver­tiefte Lektüre.

Tipp #1: Tipps zum perfekten „Getting Things Done“-Ablagesystem nicht entgehen lassen

Noch ist hier nicht al­les zum Thema „Ablagesystem“ nach „Getting Things Done“ ge­sagt. Immer wie­der ver­öf­fent­li­che ich da­her neue Beiträge, die be­stimmte Fragestellungen be­han­deln, das Verständnis schär­fen und prak­ti­sche Umsetzungs-Tipps geben.

Daher ist es eine gute Idee, sich diese Artikel nicht ent­ge­hen zu las­sen. Man lernt nie aus und zu ver­bes­sern gibt es im­mer etwas.

Melden Sie sich also am bes­ten für mei­nen Newsletter an und Sie wer­den im­mer wie­der et­was Hilfreiches in Ihrem eMail-Posteingang finden:

Tipp #2: Rekapitulieren, warum Unordnung und Ineffizienzen entstehen

Sie ha­ben ver­mut­lich das Buch „Getting Things Done“ von David Allen ge­le­sen oder ge­hört. Oder die deut­sche Ausgabe na­mens „Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“. Ein gu­ter Anfang.

Dann wis­sen Sie auch be­reits, dass es wie bei vie­len Dingen, die es zu ver­bes­sern gilt, auch beim Ablagesystem dar­auf an­kommt, dass es ein­fach zu be­die­nen ist – an­sons­ten ent­ste­hen Unordnung, Zeitverluste und Stress. Sprich: Die Barrieren Ihrer Aktenablage müs­sen so nied­rig wie mög­lich sein.

Da die­ser Aspekt le­dig­lich ei­ner un­ter vie­len in David Allens Selbstmanagement-Methodik ist, emp­fehle ich Ihnen, den nach­fol­gen­den Beitrag zu stu­die­ren und sich die­sen wich­tigs­ten und grund­le­gen­den Gedanken noch ein­mal vor Augen zu füh­ren – er wird spä­ter die Gestaltung Ihrer ge­sam­ten Aktenablage bis ins kleinste Detail bestimmen.

Falls Sie „Getting Things Done“ noch nicht ge­le­sen, soll­ten Sie sich die­sen Artikel erst recht an­se­hen und den Kernaspekt verinnerlichen:

Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung?