Papier-Ablagesystem: Unterlagen richtig organisieren - meine Tipps für Büro, privat, zu Hause

Ein Eingangskorb (eine Inbox) am Schreibtisch zu be­sit­zen ist gut. Doch es ist nur der Anfang. Wenn Sie wirk­lich Zeit ge­win­nen, Ordnung schaf­fen und Ziele er­rei­chen wol­len, dann müs­sen Sie auch mit Ihrem Eingangskorb um­ge­hen kön­nen. Hier meine zehn Tipps für hoch­ef­fi­zi­ente Arbeit mit dem per­sön­li­chen Eingangskorb. ÜberWie Sie hoch­ef­fi­zi­ent mit Ihrem Eingangskorb (Inbox) ar­bei­ten

Wie ge­stalte ich ein „Getting Things Done“-Ablagesystem für meine be­ruf­li­chen oder pri­va­ten Papier-Unterlagen im Büro oder zu Hause?

Auf hochproduktiv.de be­handle ich das Thema „Ablagesystem“ nach „Getting Things Done“ (GTD) – und weit dar­über hin­aus – aus­führ­lich. Mit ei­ni­gen zen­tra­len Grundlagen- und Einstiegsartikeln und vie­len Beiträgen zu Detailfragen.

Dieser Beitrag wird Ihnen hel­fen, den bes­ten Einstieg in ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Ablagemanagement zu fin­den.

Ich liste Ihnen hier die wich­tigs­ten Tipps und Tricks auf, die Sie zu Ihrem per­fek­ten GTD-Ablagesystem füh­ren. Angefangen mit den Grundlagen, hin zu Detailaspekten. Wenn ich neue wich­tige Artikel zum Thema ver­öf­fent­li­che, werde ich Sie hier hin­zu­fü­gen.

Zu je­dem Tipp reiße ich kurz an, worum es geht und ver­linke dann zu aus­führ­li­chen Beiträgen zum je­wei­li­gen Thema für die ver­tiefte Lektüre.

Tipp #1: Tipps zum perfekten „Getting Things Done“-Ablagesystem nicht entgehen lassen

Noch ist hier nicht al­les zum Thema „Ablagesystem“ nach „Getting Things Done“ ge­sagt. Immer wie­der ver­öf­fent­li­che ich da­her neue Beiträge, die be­stimmte Fragestellungen be­han­deln, das Verständnis schär­fen und prak­ti­sche Umsetzungs-Tipps ge­ben.

Daher ist es eine gute Idee, sich diese Artikel nicht ent­ge­hen zu las­sen. Man lernt nie aus und zu ver­bes­sern gibt es im­mer et­was.

Melden Sie sich also am bes­ten für mei­nen Newsletter an und Sie wer­den im­mer wie­der et­was Hilfreiches in Ihrem eMail-Posteingang fin­den:

Tipp #2: Rekapitulieren, warum Unordnung und Ineffizienzen entstehen

Sie ha­ben ver­mut­lich das Buch „Getting Things Done“ von David Allen ge­le­sen oder ge­hört. Oder die deut­sche Ausgabe na­mens „Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“. Ein gu­ter Anfang.

Dann wis­sen Sie auch be­reits, dass es wie bei vie­len Dingen, die es zu ver­bes­sern gilt, auch beim Ablagesystem dar­auf an­kommt, dass es ein­fach zu be­die­nen ist – an­sons­ten ent­ste­hen Unordnung, Zeitverluste und Stress. Sprich: Die Barrieren Ihrer Aktenablage müs­sen so nied­rig wie mög­lich sein.

Da die­ser Aspekt le­dig­lich ei­ner un­ter vie­len in David Allens Selbstmanagement-Methodik ist, emp­fehle ich Ihnen, den nach­fol­gen­den Beitrag zu stu­die­ren und sich die­sen wich­tigs­ten und grund­le­gen­den Gedanken noch ein­mal vor Augen zu füh­ren – er wird spä­ter die Gestaltung Ihrer ge­sam­ten Aktenablage bis ins kleinste Detail be­stim­men.

Falls Sie „Getting Things Done“ noch nicht ge­le­sen, soll­ten Sie sich die­sen Artikel erst recht an­se­hen und den Kernaspekt ver­in­ner­li­chen:

Warum ent­ste­hen Papierstapel und Unordnung?

Die Ablage im Büro or­ga­ni­sie­ren? Wenn Sie Ihre Ablage im Büro in­tel­li­gent or­ga­ni­sie­ren möch­ten, an­statt ei­nen ner­ven­auf­rei­ben­den, zeit- und geld­fres­sen­den Kampf mit Ihrer Ablage zu füh­ren, müs­sen Sie als ers­tes wis­sen, wor­auf es bei der Ablageorganisation an­kommt: das uni­ver­sale Gütekriterium. ÜberAblage im Büro or­ga­ni­sie­ren: Darauf kommt es an

Wenn Sie sich ent­schie­den ha­ben, ein wirk­lich ef­fi­zi­en­tes Papier-Ablagesystem auf Basis von Einstellmappen (Stehmappen) ein­zu­rich­ten, dann wer­den Sie sich an­ge­sichts der Fülle an Einstellmappen-Varianten fra­gen, wel­che Art Einstellmappen Sie nun ver­wen­den sol­len, um Ihre Dokumente auf­zu­be­wah­ren. Hier die Entscheidungshilfe. ÜberWelche Art Einstellmappen (Stehmappen) sollte ich für mein Ablagesystem ver­wen­den?

Als Lehrer ha­ben Sie eine Menge Unterrichtsmaterial zu ver­wal­ten. Im Arbeitszimmer oder Arbeitsbereich zu Hause und in der Schule.

Dafür brau­chen Sie ein gu­tes Ordnungssystem. Sie wol­len schließ­lich den Überblick be­hal­ten, alle Unterlagen so­fort zur Hand ha­ben, wenn Sie sie brau­chen und un­schöne Unordnung ver­mei­den.

Um ein per­fek­tes Ordnungssystem ein­rich­ten zu kön­nen, mit dem Sie diese Ziele er­rei­chen, muss Ihnen al­ler­dings zu­erst klar sein, wor­auf es bei ei­nem Ordnungssystem im Kern an­kommt.

Sie müs­sen ver­ste­hen, aus wel­chem Grund Unordnung über­haupt ent­steht und un­ter wel­cher grund­sätz­li­chen Bedingung Sie über­haupt erst Ordnung hal­ten kön­nen. ÜberDas Grundprinzip ei­nes gu­ten Ordnungssystems für Lehrer

Wer gut or­ga­ni­siert und hoch­pro­duk­tiv sein will, braucht ein gu­tes Ablagesystem für all seine Dokumente im Büro oder pri­vat zu Hause. Viele Menschen brin­gen ihre Unterlagen in Ringordnern un­ter und ver­hin­dern da­mit ef­fi­zi­en­tes Arbeiten, ohne dass sie es ah­nen. Wesentlich ein­fa­cher, schnel­ler und stress­freier ar­bei­tet es sich da­ge­gen mit Einstellmappen (Stehmappen). Da Einstellmappen je­doch bei uns nicht be­son­ders be­kannt sind, stelle ich sie Ihnen in die­sem Artikel aus­führ­lich vor.

Einfacher, gefalteter Pappkarton für Papierdokumente

Einstellmappen be­stehen in der ein­fachs­ten Variante aus nichts als ei­nem Pappkarton, der mit­tig zu ei­ner Mappe aus zwei so­ge­nann­ten „Flügeln“ ge­fal­tet ist.

Diese Mappen sind auf­grund der ein­fa­chen Faltung des Kartons – z.B. im Gegensatz zu den üb­li­chen Ringordnern – sehr dünn und dazu ge­dacht, Papierdokumente oder ähn­lich dünne Gegenstände auf­zu­neh­men. Ablage-Systeme, die auf Einstellmappen ba­sie­ren, wer­den da­her auch „Dünnaktensysteme“ ge­nannt.

Wie der Name schon sagt, sind Einstellmappen dazu ge­dacht, ste­hend in ent­spre­chen­den Behältnissen auf­be­wahrt zu wer­den.

Viele Menschen in un­se­ren Breiten ken­nen so­ge­nannte „Hängemappen“, die für den Einsatz in Hängeregistern ge­dacht sind. Stehmappen sind den ein­fa­chen Hängeregistermappen vom Aufbau her sehr ähn­lich: Es feh­len ein­fach nur die seit­li­chen Haken zum Einhängen.

Fester Reiter zum Beschriften

In der ein­fachs­ten und üb­li­chen Ausführung ver­fügt eine Einstellmappe über ein fest fi­xier­tes Beschriftungselement (Namenselement, Reiter, Tabe), das nichts wei­ter ist als ein über die Oberkante der Mappe her­aus­ra­gen­der Bereich des Kartons. Der ge­samte Karton wird wäh­rend der Produktion ein­fach so ge­stanzt, dass ein Reiterelement an ei­ner der kur­zen Seiten ent­steht, das nach dem mit­ti­gen Falten den ge­gen­über­lie­gen­den Flügel über­ragt.

Reiter an unterschiedlichen Positionen

Das be­deu­tet na­tür­lich auch, das der Reiter bei die­ser Variante nicht – bspw. wie bei Standard-Hängemappen – frei plat­ziert wer­den kann. Allerdings sind Einstellmappen mit un­ter­schied­lich po­si­tio­nier­ten Reitern er­hält­lich. So gibt es etwa Vorratspakete zu er­ste­hen, de­ren Mappen an drei (links, mit­tig, rechts) oder gar fünf ver­schie­de­nen Positionen Reiter auf­wei­sen. Es exis­tie­ren al­ler­dings auch Stehmappen-Arten, auf die ein se­pa­ra­ter Reiter auf­ge­steckt wer­den kann, so wie wir das von den Hängeregistermappen ken­nen.

Ich nutze haupt­säch­lich die ein­fachste und zu­gleich preis­güns­tigste Ausführung ei­ner Einstellmappe, de­ren Reiter kein Reiter mehr in der her­kömm­li­chen Form ist: Einer der Flügel ragt kom­plett über die ge­samte Breite der Mappe um etwa an­dert­halb Zentimeter über den an­de­ren Flügel hin­aus – ich kann so­mit die ge­samte Mappenbreite zum Beschriften ver­wen­den.

Für Dokumente in DIN A4 und A5

Einstellmappen gibt es in ver­schie­de­nen Größen. Für ein per­sön­li­ches Papier-Ablage-System dürf­ten zu­meist Stehmappen re­le­vant sein, die Dokumente in Größe DIN A4 auf­neh­men kön­nen, wo­bei sie auch für Größe DIN A5 er­hält­lich sind. Ich nutze A4-Mappen und kenne die A5-Ausführungen le­dig­lich aus Arztpraxen, wo sie zum Aufbewahren der Patientenunterlagen ver­wen­det wer­den.

Natronkraftkarton: stabil, recyclebar, alterungsbeständig und papiererhaltend

Der ein­gangs er­wähnte Pappkarton, aus dem Einstellmappen ge­fer­tigt sind, ist ge­nauer ge­sagt so­ge­nann­ter „Natronkraftkarton“. Dieser Karton zeich­net sich durch seine hohe Stabilität aus (hohe Steifigkeit, Biege- und Falzfestigkeit). Er ist re­cy­c­le­bar und al­te­rungs­be­stän­dig. Außerdem ver­hin­dert er die Zersetzung des auf­ge­nom­me­nen Papiers, da er ent­ste­hende Säuren neu­tra­li­siert. Natronkraftkarton ist – wie die dar­aus her­ge­stell­ten Mappen – in un­ter­schied­li­chen Stärken er­hält­lich.

Naturbelassen in „Chamois“ oder anderen Farben

Farblich un­be­han­delt, d.h. nicht ein­ge­färbt, prä­sen­tiert sich uns die „Standard-Einstellmappe“ im Farbton na­mens „Chamois“. Dies ist ein hel­ler Braunton, eine Naturfarbe, die wir land­läu­fig und spon­tan wahr­schein­lich als „beige“ be­zeich­nen wür­den. Im Handel fin­den Sie diese Farbbezeichnung tat­säch­lich auch häu­fig in Produktbezeichnungen oder ‑be­schrei­bun­gen. Neben na­tur­be­las­se­nen Stehmappen sind al­ler­dings auch eine Fülle an­de­rer Farbvarianten zu ha­ben, die z.B. in Ablage- und Archivierungssystemen zum Einsatz kom­men kön­nen, die auf Farbkodierungen ba­sie­ren.

Verschiedenste Varianten für verschiedene Zwecke

Für un­ter­schied­li­che Anwendungszwecke und Organisationssysteme sind mitt­ler­weile eine Reihe an Einstellmappen-Varianten er­hält­lich. So gibt es etwa Einstellmappen

• mit ex­tra brei­tem Boden für mehr Füllmaterial,
• mit seit­li­chen Dehnfalten, so­dass Unterlagen nicht her­aus­fal­len kön­nen,
• mit seit­lich an­ge­brach­ten Registern,
• mit meh­re­ren Innentaschen,
• mit auf­ge­druck­ten Beschriftungs- oder Markierungsfeldern,
• in ver­schie­de­nen Farben, um z.B. Farbkodierungen um­set­zen zu kön­nen,
• mit un­ter­schied­lichs­ten Arten von Reitern (ver­schie­dene Positionen, Höhen und Breiten),
• in ver­schie­de­nen Kartonstärken oder etwa
• mit Ausstanzungen zum Anbringen von Vollsichtreitern.

In den USA üblich, kaum bekannt im deutschsprachigen Raum

Einstellmappen sind in im deutsch­spra­chi­gen Raum nicht weit ver­brei­tet oder be­kannt. In den USA da­ge­gen stel­len sie ei­nes der weit­hin üb­lichs­ten Aufbewahrungs- und Transportmittel für Akten dar. Wenn in US-ame­ri­ka­ni­schen Spielfilmen oder Serien mit Akten han­tiert wird, wer­den Sie nicht etwa Ringordner se­hen, son­dern ein­fa­che Mappen wie die Einstellmappen – ach­ten Sie mal dar­auf.

Sie ken­nen sol­che Mappen auch von Ihrem Computer: Die klei­nen Symbole für Ihre Datei-Ordner sol­len Einstellmappen dar­stel­len. Die ame­ri­ka­ni­schen Macher der Betriebssysteme ha­ben diese Symbole ein­fach dem Utensil nach­emp­fun­den, das sie auch im Alltag ih­rer nicht-di­gi­ta­len Welt vor­nehm­lich nut­zen.

Stehmappen, Manila Folders, Einstellmappe, Aktendeckel und andere Bezeichnungen

Im eng­lisch­spra­chi­gen Raum sind Einstellmappen be­kannt als „Manila Folders“ oder nur „Folders“ (von „to fold“, dt. „fal­ten“, also wört­lich „Falter“), was mei­ner Meinung nach eine we­sent­lich grif­fi­gere Bezeichnung ist als das et­was sper­rige deut­sche „Einstellmappe“. Ich musste, als ich da­mals im eng­li­schen Original von David Allens „Getting Things Done“ von „Manila Folders“ las, eine ganze Weile re­cher­chie­ren, be­vor ich auf die deut­sche Bezeichnung der Mappen stieß.

Im Deutschen fin­det sich ne­ben „Einstellmappe“ auch der kür­zere Name „Stellmappe“ oder „Stehmappe“; im Kontext der Schriftgutverwaltung grö­ße­rer Organisationen sind Einstellmappen auch als „Umlaufmappen“, „Stelldeckel“ oder „Aktendeckel“ un­ter­wegs. Im deut­schen Büroartikelhandel kön­nen Sie die Mappen üb­ri­gens pro­blem­los un­ter der Produktbezeichnung „Einstellmappe“ fin­den.

Mehrere Hersteller und Marken; einzeln oder in Großpackungen; Bezug über Online-Handel

Einstellmappen wer­den bei uns von den be­kann­ten Büroartikelherstellern un­ter ver­schie­de­nen Marken ver­trie­ben, dar­un­ter na­tür­lich auch die ge­mein­hin be­kann­tes­ten wie Leitz, Falken oder Elba. Sie kön­nen sie ein­zeln oder in Vorratspackungen von 50 oder 100 Stück er­wer­ben.

Leider sind Stehmappen, da sie hier nicht sehr ge­bräuch­lich sind, kaum in sta­tio­nä­ren Schreibwarengeschäften zu fin­den – in Online-Shops da­ge­gen reich­lich.

Manila Folders aus Manilahanf

Im eng­li­schen Sprachraum sind Einstellmappen wie ge­sagt un­ter „Manila Folders“ be­kannt. Dieser Name führt auf den Rohstoff zu­rück, aus dem sie ur­sprüng­lich ge­fer­tigt wur­den: so­ge­nann­ter „Manilahanf“, her­ge­stellt aus der Faserbanane (Abacá). Faserbananen stam­men von den Philippinen, wer­den heut­zu­tage al­ler­dings in wei­ten Teilen Ostasiens so­wie Mittel- und Südamerikas als Nutzpflanze kul­ti­viert. Entgegen der Namensgebung ge­hört Manilahanf üb­ri­gens nicht zur Gattung Hanf.

Der tra­di­tio­nell wich­tigste Ausfuhrhafen für Manilahanf ist die phil­ip­pi­ni­sche Hauptstadt Manila, da­her wohl die Bezeichnung der Fasern. Seit 1918 wer­den sie ex­por­tiert, un­ter an­de­rem nach Deutschland.

In Deutschland ver­wen­den wir zwar keine „Manila Folders“ oder gar „Manila-Mappen“, doch gibt es durch­aus ei­nen ähn­li­chen Begriff: Der „Manila-Umschlag“. Darunter ver­steht man ei­nen hell­brau­nen Briefumschlag oder eine Hausposttasche.

Bei uns bekannt aus David Allens „Getting Things Done“ (GTD)

Unter Anhängern der welt­weit po­pu­lä­ren Produktivitätsmethodik „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen sind Manila Folders bzw. Einstellmappen auch in Deutschland sehr be­kannt. David Allen pro­pa­giert sie in sei­nem Buch – zu Recht – als das über­le­gene Hilfsmittel für das per­sön­li­che Ablage-System. In der deutsch­spra­chi­gen Version des Buches „Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“ wer­den die Stehmappen al­ler­dings un­glück­li­cher- und ver­wir­ren­der­weise als „Ordner“ oder „Aktenordner“ be­zeich­net. Das sind prin­zi­pi­ell keine fal­schen Bezeichnungen, da sie für abs­trakte Begriffe ste­hen und ge­nau das be­nen­nen, was man mit Einstellmappen macht, näm­lich Akten ord­nen. Im deut­schen Sprachraum ver­steht man un­ter „Ordner“ oder „Aktenordner“ je­doch über­wie­gend so­ge­nannte „Ringordner“ oder ge­nauer ge­sagt „Hebelordner mit Exzenterverschluss“, da diese am wei­tes­ten ver­brei­tet sind.

Komplette Einstellmappen-Organisationssysteme

Während ei­nige große Büroartikelhersteller Einstellmappen le­dig­lich als eine Produktkategorie un­ter vie­len füh­ren, gibt es in Deutschland zwei Hersteller, die Zubehör für kom­plette ein­stell­map­pen­ba­sierte Ablage-Systeme an­bie­ten: Die Firmen Mappei und Classei. Bei ih­nen fin­den Sie eine Fülle von Mappenvarianten, dazu alle nö­ti­gen Hilfsmittel von Aufbewahrungsboxen, Mappenständern bis hin zu pas­sen­den Aktenschränken.