Können Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen?

Können Sie ohne Papier-Ablagesystem aus­kom­men? Dem Papierkram ent­ge­hen? Ein pa­pier­lo­ses Büro schaf­fen? Oder gar ei­nen pa­pier­lo­sen Privathaushalt?

Es ist machbar.

Ohne Papier-Ablagesystem? Ohne Papier.

Ein Papier-Ablagesystem dient der Aufbewahrung von Informationen in Papierform: Schriftgut, Dokumente, Unterlagen.

Wollen Sie ohne ein Papier-Ablage aus­kom­men, so müs­sen Sie folg­lich ganz ohne auf­zu­be­wah­ren­des Papier aus­kom­men. Sobald Sie ein pa­pie­re­nes Schriftstück in den Händen hal­ten, das über­dau­ern soll, das Sie für län­ger als die­sen ei­nen Moment be­nö­ti­gen, müs­sen Sie es in ir­gend­ei­ner Art und Weise auf­be­wah­ren. Der Ort da­für wäre Ihr Papier-Ablagesystem.

Dabei ist es völ­lig gleich­gül­tig, ob Ihr Papier-Ablagesystem um­fang­reich oder mi­ni­mal, gut oder schlecht ist. Es geht hier nur darum, dass Sie grund­sätz­lich ei­nen Aufbewahrungsort für Ihr Schriftstück be­nö­ti­gen. Das kann Ihre Schreibtischoberfläche, ein Ablagekorb, ein Regal, ein Aktenschrank, eine Box, ein Schreibtischcontainer, ein Aktenordner oder sonst­was sein. Sobald sie die­sen Ort als Aufbewahrungsmöglichkeit nut­zen, ist dies Ihr Papier-Ablagesystem. Ungeachtet der Quantität oder Qualität die­ses Systems.

Wie Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen

Wie kön­nen Sie nun ohne ein Papier-Ablage aus­kom­men? Es ist mög­lich. Dafür müs­sen Sie nur alle der fol­gen­den sechs Punkte ab­ha­ken können:

1. Sie sind in der Lage, Dokumente in elek­tro­ni­schen Speichern zu speichern.
2. Sie hal­ten Ihre selbst­er­stell­ten Informationen aus­schließ­lich in elek­tro­ni­schen Dokumenten fest, das heißt Sie er­stel­len aus­schließ­lich elek­tro­ni­sche Dokumente und keine pa­pier­haf­ten mehr. Oder: Sie scan­nen selbst­er­stellte Papierunterlagen im­mer so­fort ein, di­gi­ta­li­sie­ren sie da­mit und ent­sor­gen sie um­ge­hend. Alles.
3. Sie über­mit­teln Dokumente nur noch in elek­tro­ni­scher Form über elek­tro­ni­sche Wege.
4. Sie er­hal­ten Dokumente nur noch in elek­tro­ni­scher Form über elek­tro­ni­sche Wege. Oder: Sie scan­nen her­ein­kom­mende Papierunterlagen so­fort ein, di­gi­ta­li­sie­ren sie da­mit und ent­sor­gen sie an­schlie­ßend. Ausnahmslos.
5. Sie scan­nen vor­han­de­nes, al­tes und auf­zu­be­wah­ren­des Papier-Schriftgut voll­stän­dig ein, wan­deln es da­mit in elek­tro­ni­sche Dokumente um und ent­sor­gen dann das Papier. Restlos.
6. Für Dokumente, die Rechtsgültigkeit be­sit­zen sol­len, sind Sie in der Lage, rechts­gül­tige di­gi­tale Signaturen statt hand­schrift­li­cher Signaturen zu er­stel­len (für selbst­er­stellte Dokumente) und zu prü­fen (für er­hal­tene Dokumente).

Im Allgemeinen brau­chen Sie also jeg­li­che Informationen le­dig­lich in elek­tro­ni­scher Form hal­ten und (ge­ge­be­nen­falls rechts­si­cher) austauschen.

Können Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen?

Können Sie nun ohne ein Papier-Ablagesystem aus­kom­men? Prinzipiell geht das. Rein tech­nisch ist das mach­bar. Wenn Sie völ­lig ohne Papier aus­kom­men. Wenn Sie ge­nann­ten sechs Kriterien er­fül­len können.

Und wenn Sie sie tat­säch­lich umsetzen.

Haben Sie die nö­tige Ausrüstung? Die rich­ti­gen Geräte? Praktikable, kom­for­ta­ble Software? Erfüllt Ihre Ausrüstung all die Funktionen, die Sie be­nö­ti­gen für eine ef­fi­zi­ente di­gi­tale Ablageverwaltung?

Kennen Sie sich mit der nö­ti­gen Software, mit den nö­ti­gen Geräten gut aus? Oder mit elek­tro­ni­schen Signaturen? Verfügen Sie über eine ef­fi­zi­ente Methodik zum Ablegen und Wiederauffinden der di­gi­ta­len Informationen und ein gu­tes di­gi­ta­les Ablagesystem?

Arbeiten Sie tat­säch­lich nur noch mit di­gi­ta­len Dokumenten und ar­bei­ten aus­schließ­lich an Rechner und Monitor? Entsorgen Sie wirk­lich alle Papierdokumente?

Scannen Sie alle al­ten und her­ein­kom­men­den Dokumente ein, die noch auf­be­wahrt wer­den sol­len? Betreiben Sie die­sen Zeitaufwand?

Beschaffen Sie sich all die nö­ti­gen Geräte und Software? Geben Sie die­ses Geld aus?

Wollen Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen?

Gut. Sie könn­ten also rein tech­nisch ge­se­hen ohne Papier-Ablage aus­kom­men. Aber wol­len Sie das auch? Ist das sinnvoll?

Auch wenn Sie selbst in­tern keine Papierunterlagen er­stel­len soll­ten, ir­gend­je­mand wird Ihnen von au­ßen im­mer Informationen in Papierform zu­sen­den. Geschäftspartner, das Finanzamt, die Bank, Freunde, Verwandtschaft. Werden Sie diese Dokumente abweisen?

Jedes Mitglied un­se­rer Gesellschaft müsste – ge­nau wie Sie selbst – sämt­li­chen Informationsaustausch elek­tro­nisch ab­wi­ckeln, bräuchte die ent­spre­chende tech­ni­sche Ausrüstung und die Fähigkeiten, sie zu be­die­nen, da­mit je­der auch nur noch elek­tro­ni­sche Dokumente erhält.

Ihnen bliebe nichts als Scannen. Wenn Sie dies nicht bei je­dem Schriftstück so­fort tun, be­nö­ti­gen Sie zu­min­dest eine Minimalablage, um Hereinkommendes Papier zu sammeln.

Und dann flei­ßig scan­nen, ver­schlag­wor­ten und in das di­gi­tale Ablagesystem ab­le­gen. Kostet auch Zeit. Geht das schnel­ler als das Zehn-Sekunden-Einsortieren in ein gu­tes Papier-Ablagesystem?

Nach dem Scannen dann na­tür­lich al­les ent­sor­gen. In den Papierkorb, durch den Reißwolf.

Wären da nicht die Geschäftsunterlagen, die Sie sechs, zehn oder in man­chen Fällen gar 30 Jahre lang auf­be­wah­ren müs­sen, um di­ver­sen Gesetzen zu entsprechen.

Wären da nicht die Belege über steu­er­pflich­tige Leistungen, die Sie als Privatperson zwei Jahre auf­zu­be­wah­ren haben.

Wäre da nicht die Unsicherheit, ob Ihr elek­tro­ni­sches System in ein paar Jahren noch funktioniert.

Wäre da nicht das na­gende Gefühl der Abhängigkeit, in die Sie sich be­ge­ben – Abhängigkeit von der Technik, der Software, dem Dienstleister.

Und wäre da nicht der Brief von der Oma, der doch im Original ein schö­nes Erinnerungsstück ist.

Sie wür­den ge­wisse Unterlagen also in Papierform be­hal­ten. Sie ha­ben flei­ßig ge­scannt, ha­ben sich vor­her lange mit der rich­ti­gen Technik, funk­tio­na­ler Software und der Struktur Ihres di­gi­ta­len Ablagesystems be­fasst und viel Geld da­für aus­ge­ge­ben. Und nun doch Papierdokumente be­hal­ten und ver­wal­ten? Für sol­che Dokumente dop­pel­ten Aufwand be­trei­ben? Einmal di­gi­ta­li­sie­ren und ins di­gi­tale Ablagesystem ein­sor­tie­ren und zu­sätz­lich in Papierform ab­le­gen? Sparen Sie so Zeit?

Ohne Papier aus­zu­kom­men, hieße auch, Informationen aus­schließ­lich in elek­tro­ni­scher Form fest­zu­hal­ten und auch aus­schließ­lich mit elek­tro­ni­schen Dokumenten zu ar­bei­ten. Doch aus Gründen der Ergonomie und der Arbeitseffizienz wer­den Sie das nicht tun:

• Haben Sie mal sei­ten­lange Verträge auf ei­nem Computermonitor ge­le­sen? Unangenehm, er­mü­dend, unübersichtlich.
• Wie schnell sind Sie, wenn Sie eine kurze Notiz auf ei­nem di­gi­ta­len Dokument fest­hal­ten möch­ten? Schneller als mit ei­nem Stift auf ei­nem Papierdokument?
• Was tun Sie, wenn Sie spon­tan und zü­gig et­was auf­zu­schrei­ben ha­ben be­vor der Gedanke schwin­det? Erstmal den Computer hoch­fah­ren, Passwort ein­ge­ben, die rich­tige Applikation su­chen, ein Dokument erstellen?
• Haben Sie un­ter­wegs im­mer ei­nen Rechner da­bei, der groß ge­nug ist, um dar­auf an­ge­nehm schrei­ben und le­sen zu kön­nen? Wie be­kom­men Sie da die gra­fi­sche Konzeptskizze hin­ein, die Ihnen ge­rade ein­fällt? Haben Sie das rich­tige Programm ge­kauft und in­stal­liert? Können Sie darin auch gleich den zu­ge­hö­ri­gen Text mit­ver­fas­sen? In Notizblock und Stift sind diese Programmfeatures ein­ge­baut. Ohne Lizenzkosten. Leichtgewichtig. Ohne bat­te­rie­be­dingte Betriebsdauer.

Sie brauchen ein Papier-Ablagesystem

Wie lau­tet nun Ihr Fazit? Können Sie ohne ein Papier-Ablagesystem auskommen?

1. Können Sie Papierkram re­du­zie­ren? Ja. eMails ver­sen­den, Dokumente elek­tro­nisch er­stel­len und über­mit­teln. Rechnungen und Belege elek­tro­nisch be­zie­hen, so­fern Ihre Geschäftspartner dies anbieten.
2. Können Sie Papierkram voll­stän­dig ver­mei­den? Technisch ja, recht­lich nein. Sie wer­den viel Scannen, denn Sie wer­den aus tech­ni­schen, or­ga­ni­sa­to­ri­schen, recht­li­chen, po­li­ti­schen, öko­no­mi­schen und sons­ti­gen Gründen auf lange Zeit noch Papierdokumente er­hal­ten. Und ei­nige Unterlagen müs­sen Sie per Gesetz aufbewahren.
3. Wollen Sie Papierkram voll­stän­dig ver­mei­den? Nein. Bestimmte Schriftstücke möch­ten Sie gar nicht entsorgen.
4. Wollen Sie wirk­lich sämt­li­che Ihrer Papierunterlagen ein­scan­nen? Ineffizient. Nein. Doppelter Aufwand für al­les, was Sie doch noch pa­pier­haft vor­hal­ten müs­sen und mit dem Rest sind Sie nicht schnel­ler als mit dem di­rek­ten Ablegen in ein schnel­les Papier-Ablagesystem. Vom fi­nan­zi­el­len und zeit­li­chen Ersteinrichtungs- und Pflegeaufwand des tech­ni­schen Systems ganz zu schweigen.
5. Wollen Sie nur noch di­gi­tal ar­bei­ten? Unergonomisch, in­ef­fi­zi­ent. Nein. Papier und Stift sind nicht zu schlagen.

Sie er­ken­nen: Papierenes Schriftgut wird aus ver­schie­dens­ten Gründen ver­mut­lich noch auf lange Zeit eine be­deut­same Rolle in Ihrem Leben spie­len. Das ab­so­lut pa­pier­lose Büro muss ein Traum blei­ben. Der pa­pier­lose Privathaushalt erst recht. Es bleibt Ihnen nicht an­de­res üb­rig, sich da­mit zu ar­ran­gie­ren, di­gi­tale Informationen und pa­pier­ge­bun­dene Informationen par­al­lel und sich ge­gen­sei­tig er­gän­zend zu handhaben.

Und das Gute daran: Auf diese Weise ar­bei­ten Sie wirk­lich hoch­ef­fi­zi­ent. Was Papier ist, bleibt Papier und kommt ins Papier-Ablagesystem, was elek­tro­nisch ist, bleibt elek­tro­nisch und kommt ins elek­tro­ni­sche Ablagesystem. Solange bis für ein ein­zel­nes Dokument der tat­säch­li­che prak­ti­sche Bedarf ent­steht, es in das je­weils an­dere System zu über­tra­gen. Die per­ma­nente Übertragung al­ler Papierdokumente in Ihr di­gi­ta­les System kos­tet un­term Strich zu viel Zeit und Geld: Technik ein­rich­ten, Technik ken­nen­ler­nen, Technik pfle­gen, in­stand­set­zen und er­neu­ern, per­ma­nen­tes Einscannen.

Für die Papierseite des Lebens be­deu­tet dies: Sie brau­chen ein rich­tig gu­tes Ablagesystem fürs Büro und Ihre pri­va­ten Unterlagen. Eines das in der Lage ist, all Ihr Papiergut wohl­struk­tu­riert auf­zu­neh­men. Eines das Ihnen er­laubt, un­kom­pli­ziert und schnell Papierunterlagen zu ver­stauen und wiederzufinden.