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Können Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen? Dem Papierkram entgehen? Ein papierloses Büro schaffen? Oder gar einen papierlosen Privathaushalt?
Es ist machbar.
Ohne Papier-Ablagesystem? Ohne Papier.
Ein Papier-Ablagesystem dient der Aufbewahrung von Informationen in Papierform: Schriftgut, Dokumente, Unterlagen.
Wollen Sie ohne ein Papier-Ablage auskommen, so müssen Sie folglich ganz ohne aufzubewahrendes Papier auskommen. Sobald Sie ein papierenes Schriftstück in den Händen halten, das überdauern soll, das Sie für länger als diesen einen Moment benötigen, müssen Sie es in irgendeiner Art und Weise aufbewahren. Der Ort dafür wäre Ihr Papier-Ablagesystem.
Dabei ist es völlig gleichgültig, ob Ihr Papier-Ablagesystem umfangreich oder minimal, gut oder schlecht ist. Es geht hier nur darum, dass Sie grundsätzlich einen Aufbewahrungsort für Ihr Schriftstück benötigen. Das kann Ihre Schreibtischoberfläche, ein Ablagekorb, ein Regal, ein Aktenschrank, eine Box, ein Schreibtischcontainer, ein Aktenordner oder sonstwas sein. Sobald sie diesen Ort als Aufbewahrungsmöglichkeit nutzen, ist dies Ihr Papier-Ablagesystem. Ungeachtet der Quantität oder Qualität dieses Systems.
Wie Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen
Wie können Sie nun ohne ein Papier-Ablage auskommen? Es ist möglich. Dafür müssen Sie nur alle der folgenden sechs Punkte abhaken können:
- Sie sind in der Lage, Dokumente in elektronischen Speichern zu speichern.
- Sie halten Ihre selbsterstellten Informationen ausschließlich in elektronischen Dokumenten fest, das heißt Sie erstellen ausschließlich elektronische Dokumente und keine papierhaften mehr. Oder: Sie scannen selbsterstellte Papierunterlagen immer sofort ein, digitalisieren sie damit und entsorgen sie umgehend. Alles.
- Sie übermitteln Dokumente nur noch in elektronischer Form über elektronische Wege.
- Sie erhalten Dokumente nur noch in elektronischer Form über elektronische Wege. Oder: Sie scannen hereinkommende Papierunterlagen sofort ein, digitalisieren sie damit und entsorgen sie anschließend. Ausnahmslos.
- Sie scannen vorhandenes, altes und aufzubewahrendes Papier-Schriftgut vollständig ein, wandeln es damit in elektronische Dokumente um und entsorgen dann das Papier. Restlos.
- Für Dokumente, die Rechtsgültigkeit besitzen sollen, sind Sie in der Lage, rechtsgültige digitale Signaturen statt handschriftlicher Signaturen zu erstellen (für selbsterstellte Dokumente) und zu prüfen (für erhaltene Dokumente).
Im Allgemeinen brauchen Sie also jegliche Informationen lediglich in elektronischer Form halten und (gegebenenfalls rechtssicher) austauschen.
Können Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen?
Können Sie nun ohne ein Papier-Ablagesystem auskommen? Prinzipiell geht das. Rein technisch ist das machbar. Wenn Sie völlig ohne Papier auskommen. Wenn Sie genannten sechs Kriterien erfüllen können.
Und wenn Sie sie tatsächlich umsetzen.
Haben Sie die nötige Ausrüstung? Die richtigen Geräte? Praktikable, komfortable Software? Erfüllt Ihre Ausrüstung all die Funktionen, die Sie benötigen für eine effiziente digitale Ablageverwaltung?
Kennen Sie sich mit der nötigen Software, mit den nötigen Geräten gut aus? Oder mit elektronischen Signaturen? Verfügen Sie über eine effiziente Methodik zum Ablegen und Wiederauffinden der digitalen Informationen und ein gutes digitales Ablagesystem?
Arbeiten Sie tatsächlich nur noch mit digitalen Dokumenten und arbeiten ausschließlich an Rechner und Monitor? Entsorgen Sie wirklich alle Papierdokumente?
Scannen Sie alle alten und hereinkommenden Dokumente ein, die noch aufbewahrt werden sollen? Betreiben Sie diesen Zeitaufwand?
Beschaffen Sie sich all die nötigen Geräte und Software? Geben Sie dieses Geld aus?
Wollen Sie ohne Papier-Ablagesystem auskommen?
Gut. Sie könnten also rein technisch gesehen ohne Papier-Ablage auskommen. Aber wollen Sie das auch? Ist das sinnvoll?
Auch wenn Sie selbst intern keine Papierunterlagen erstellen sollten, irgendjemand wird Ihnen von außen immer Informationen in Papierform zusenden. Geschäftspartner, das Finanzamt, die Bank, Freunde, Verwandtschaft. Werden Sie diese Dokumente abweisen?
Jedes Mitglied unserer Gesellschaft müsste – genau wie Sie selbst – sämtlichen Informationsaustausch elektronisch abwickeln, bräuchte die entsprechende technische Ausrüstung und die Fähigkeiten, sie zu bedienen, damit jeder auch nur noch elektronische Dokumente erhält.
Ihnen bliebe nichts als Scannen. Wenn Sie dies nicht bei jedem Schriftstück sofort tun, benötigen Sie zumindest eine Minimalablage, um Hereinkommendes Papier zu sammeln.
Und dann fleißig scannen, verschlagworten und in das digitale Ablagesystem ablegen. Kostet auch Zeit. Geht das schneller als das Zehn-Sekunden-Einsortieren in ein gutes Papier-Ablagesystem?
Nach dem Scannen dann natürlich alles entsorgen. In den Papierkorb, durch den Reißwolf.
Wären da nicht die Geschäftsunterlagen, die Sie sechs, zehn oder in manchen Fällen gar 30 Jahre lang aufbewahren müssen, um diversen Gesetzen zu entsprechen.
Wären da nicht die Belege über steuerpflichtige Leistungen, die Sie als Privatperson zwei Jahre aufzubewahren haben.
Wäre da nicht die Unsicherheit, ob Ihr elektronisches System in ein paar Jahren noch funktioniert.
Wäre da nicht das nagende Gefühl der Abhängigkeit, in die Sie sich begeben – Abhängigkeit von der Technik, der Software, dem Dienstleister.
Und wäre da nicht der Brief von der Oma, der doch im Original ein schönes Erinnerungsstück ist.
Sie würden gewisse Unterlagen also in Papierform behalten. Sie haben fleißig gescannt, haben sich vorher lange mit der richtigen Technik, funktionaler Software und der Struktur Ihres digitalen Ablagesystems befasst und viel Geld dafür ausgegeben. Und nun doch Papierdokumente behalten und verwalten? Für solche Dokumente doppelten Aufwand betreiben? Einmal digitalisieren und ins digitale Ablagesystem einsortieren und zusätzlich in Papierform ablegen? Sparen Sie so Zeit?
Ohne Papier auszukommen, hieße auch, Informationen ausschließlich in elektronischer Form festzuhalten und auch ausschließlich mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten. Doch aus Gründen der Ergonomie und der Arbeitseffizienz werden Sie das nicht tun:
- Haben Sie mal seitenlange Verträge auf einem Computermonitor gelesen? Unangenehm, ermüdend, unübersichtlich.
- Wie schnell sind Sie, wenn Sie eine kurze Notiz auf einem digitalen Dokument festhalten möchten? Schneller als mit einem Stift auf einem Papierdokument?
- Was tun Sie, wenn Sie spontan und zügig etwas aufzuschreiben haben bevor der Gedanke schwindet? Erstmal den Computer hochfahren, Passwort eingeben, die richtige Applikation suchen, ein Dokument erstellen?
- Haben Sie unterwegs immer einen Rechner dabei, der groß genug ist, um darauf angenehm schreiben und lesen zu können? Wie bekommen Sie da die grafische Konzeptskizze hinein, die Ihnen gerade einfällt? Haben Sie das richtige Programm gekauft und installiert? Können Sie darin auch gleich den zugehörigen Text mitverfassen? In Notizblock und Stift sind diese Programmfeatures eingebaut. Ohne Lizenzkosten. Leichtgewichtig. Ohne batteriebedingte Betriebsdauer.
Sie brauchen ein Papier-Ablagesystem
Wie lautet nun Ihr Fazit? Können Sie ohne ein Papier-Ablagesystem auskommen?
- Können Sie Papierkram reduzieren? Ja. eMails versenden, Dokumente elektronisch erstellen und übermitteln. Rechnungen und Belege elektronisch beziehen, sofern Ihre Geschäftspartner dies anbieten.
- Können Sie Papierkram vollständig vermeiden? Technisch ja, rechtlich nein. Sie werden viel Scannen, denn Sie werden aus technischen, organisatorischen, rechtlichen, politischen, ökonomischen und sonstigen Gründen auf lange Zeit noch Papierdokumente erhalten. Und einige Unterlagen müssen Sie per Gesetz aufbewahren.
- Wollen Sie Papierkram vollständig vermeiden? Nein. Bestimmte Schriftstücke möchten Sie gar nicht entsorgen.
- Wollen Sie wirklich sämtliche Ihrer Papierunterlagen einscannen? Ineffizient. Nein. Doppelter Aufwand für alles, was Sie doch noch papierhaft vorhalten müssen und mit dem Rest sind Sie nicht schneller als mit dem direkten Ablegen in ein schnelles Papier-Ablagesystem. Vom finanziellen und zeitlichen Ersteinrichtungs- und Pflegeaufwand des technischen Systems ganz zu schweigen.
- Wollen Sie nur noch digital arbeiten? Unergonomisch, ineffizient. Nein. Papier und Stift sind nicht zu schlagen.
Sie erkennen: Papierenes Schriftgut wird aus verschiedensten Gründen vermutlich noch auf lange Zeit eine bedeutsame Rolle in Ihrem Leben spielen. Das absolut papierlose Büro muss ein Traum bleiben. Der papierlose Privathaushalt erst recht. Es bleibt Ihnen nicht anderes übrig, sich damit zu arrangieren, digitale Informationen und papiergebundene Informationen parallel und sich gegenseitig ergänzend zu handhaben.
Und das Gute daran: Auf diese Weise arbeiten Sie wirklich hocheffizient. Was Papier ist, bleibt Papier und kommt ins Papier-Ablagesystem, was elektronisch ist, bleibt elektronisch und kommt ins elektronische Ablagesystem. Solange bis für ein einzelnes Dokument der tatsächliche praktische Bedarf entsteht, es in das jeweils andere System zu übertragen. Die permanente Übertragung aller Papierdokumente in Ihr digitales System kostet unterm Strich zu viel Zeit und Geld: Technik einrichten, Technik kennenlernen, Technik pflegen, instandsetzen und erneuern, permanentes Einscannen.
Für die Papierseite des Lebens bedeutet dies: Sie brauchen ein richtig gutes Ablagesystem fürs Büro und Ihre privaten Unterlagen. Eines das in der Lage ist, all Ihr Papiergut wohlstrukturiert aufzunehmen. Eines das Ihnen erlaubt, unkompliziert und schnell Papierunterlagen zu verstauen und wiederzufinden.