Warum entstehen Papierstapel und Unordnung im Büro und im Haushalt? Warum ist Ordnung halten so schwer trotz Ablage?

Haben Sie schon ein­mal dar­über nach­ge­dacht, warum un­schöne Papierstapel und läs­tige Unordnung im Büro oder im Haushalt ei­gent­lich ent­ste­hen, ob­wohl Sie ei­gent­lich eine Ablage für Ihre Unterlagen be­sit­zen und ob­wohl Sie sich fest vor­ge­nom­men ha­ben, Ordnung zu hal­ten?

Wir ken­nen diese Situation alle sehr gut: Privat und be­ruf­lich sind wir mit al­ler­hand Papierkram kon­fron­tiert, den wir ab­ar­bei­ten und ir­gend­wie or­ga­ni­sie­ren müs­sen, weil wir dar­auf an­ge­wie­sen sind.

Mit der Zeit al­ler­dings ver­tei­len sich die Unterlagen auf dem Schreibtisch, im Regal, auf der Kommode und so­gar auf dem Fußboden im Büro, in der Wohnung oder im Arbeitszimmer zu Hause. Es herrscht un­an­ge­nehme Unordnung.

Wenn wir dann ein­mal ein be­stimm­tes Dokument zu ei­nem be­stimm­ten Zeitpunkt be­nö­ti­gen, dau­ert die Suche im Papierchaos ge­fühlte Ewigkeiten und im schlimms­ten Fall ist das Schriftstück un­auf­find­bar. Das ist är­ger­lich und kos­tet viel wert­volle Zeit.

Bekommen wir neue Unterlagen in die Hände, so pa­cken wir sie in der Hitze des Alltagsgefechts auf den nächst­bes­ten Stapel und re­den uns ein, wir wür­den uns darum küm­mern, wenn wir Zeit hät­ten. Doch diese Zeit kommt nicht. Und die Papierstapel wach­sen wei­ter.

Und das Interessante daran: Wir pa­cken wie­der und wie­der Unterlagen auf die vor­han­de­nen Aktenberge, ob­wohl wir be­reits über ent­spre­chende Aktenordner ver­fü­gen, in die diese Dokumente hin­ein­ge­hö­ren.

Wie kommt das? Warum las­sen wir un­sere Papierstapel wei­ter wach­sen? Warum be­sche­ren wir uns selbst da­mit Unordnung und Frust im Büro oder im Haushalt? Warum schaf­fen wir es nicht, Ordnung zu hal­ten? Warum sor­gen wir selbst da­für, dass wir spä­ter viel Zeit beim Suchen un­se­rer Unterlagen ver­geu­den – trotz Ablage und gu­ter Vorsätze?

Zu hohe Barrieren im Ablagesystem

Die Antwort ist ein­fach: Unser Ablagesystem weist zu hohe Barrieren auf.

Es ist uns in dem Moment, in dem wir das je­wei­lige Schriftstück in den Händen hal­ten und aus den Augen ha­ben wol­len, schlicht­weg zu um­ständ­lich und zu zeit­auf­wen­dig, es an sei­nen be­stim­mungs­ge­mä­ßen Platz im vor­han­de­nen Ablagesystem zu ver­frach­ten. Entweder weil es die­sen Platz nicht gibt oder weil er nicht ein­fach und schnell ge­nug zu er­rei­chen ist.

„Zu hohe Barrieren“ be­deu­tet: Der Aufwand ist uns zu hoch. Es exis­tie­ren zu viele Hindernisse. Unser Ablagesystem ist zu kom­pli­ziert zu hand­ha­ben: Der Aktenordner ist zu um­ständ­lich zu be­die­nen, der Weg zum Aktenschrank ist zu weit, un­sere Ordnungssystematik ist un­voll­stän­dig oder nicht in­tui­tiv, um nur ein paar der mög­li­chen Barrieren zu nen­nen, die uns das Leben schwer ma­chen.

Papierstapel sind Ablagesysteme ohne Barrieren

Und des­halb lan­det das Papier wie­der auf dem Stapel, denn der Papierstapel ist ein Ablagesystem mit ge­ringst­mög­li­chen Barrieren:

• Er re­si­diert in Griffreichweite auf dem Schreibtisch, so ist der Weg mi­ni­mal und der Zeitaufwand zum Ablegen ebenso – kein Gang zum Aktenschrank, kaum kör­per­li­cher Aufwand,
• er weist keine Zugangshindernisse auf, denn er liegt of­fen da – kein Aktenordner-grei­fen-und-öff­nen, kein Lochen, kein Abheften,
• seine Ordnungssystematik ist klar und in­tui­tiv: was neu ist, kommt oben­drauf – kein Suchen nach der rich­ti­gen Kategorie oder dem rich­ti­gen Ordner, al­les in die Kategorie „Stapel“.

Einfacher und schnel­ler geht’s nicht.

Papierstapel bedeuten Unordnung, Stress, Zeit- und Geldverlust

Das Problem ist nur: Das Ablegen un­se­rer Schriftstücke er­le­di­gen wir auf dem Papierstapel zwar ra­send schnell, doch das Suchen, Finden und Entnehmen dau­ert zu lange. Es ist schließ­lich eine chao­ti­sche Ablage ohne ir­gend­ei­nen Index, der uns an­zeigt, an wel­cher Stelle im Stapel sich Dokument XY be­fin­det.

Und so su­chen wir Ewigkeiten im Stapel. Und dann im nächs­ten. Die Zeit ver­geht, die Nerven schwin­den.

Im bes­ten Fall fin­den wir das ge­suchte Dokument und kön­nen da­mit wei­ter­ar­bei­ten. Trotzdem ha­ben wir zu viel Zeit ver­braucht. Für ein ein­zi­ges Dokument. Wie sich das wohl sum­miert für all die Unterlagen, die wir su­chen? Im ge­schäft­li­chen Kontext ist dies ba­res ver­geu­de­tes Geld in Form von be­zahl­ter Arbeitszeit oder ent­gan­ge­nen Umsätzen, die wir in die­ser Zeit nicht er­wirt­schaf­ten kön­nen.

Im schlech­tes­ten Fall fin­den wir das ge­suchte Dokument über­haupt nicht und müs­sen die ent­hal­te­nen Informationen müh­sam und zeit­auf­wen­dig wo­an­ders be­schaf­fen. Das ak­tu­elle Vorhaben pau­siert und kommt nicht voran. Noch mehr Zeitverlust, noch mehr Geldverschwendung.

Stress ent­steht üb­ri­gens auch, al­lein weil wir diese(n) Papierstapel per­ma­nent vor uns se­hen: Er er­in­nert uns im­mer­wäh­rend daran, dass er noch ab­zu­ar­bei­ten und zu be­sei­ti­gen ist, wor­auf wir keine Lust ha­ben, denn es hat sich da be­reits sehr viel un­lieb­same Durchsicht‑, Entscheidungs- und Ablagearbeit an­ge­häuft.

Außerdem macht er uns Angst: Im Stapel könn­ten schließ­lich noch ti­ckende Zeitbomben auf uns war­ten, die uns er­wi­schen, wenn wir beim Abarbeiten des Stapels auf sie sto­ßen. Irgendetwas Unerledigtes oder Verpflichtungen, de­nen wir nicht nach­ge­kom­men sind. Stress macht sich schon beim Gedanken daran breit. Lieber nicht ab­ar­bei­ten.

Die Lösung: Ein Ablagesystem mit niedrigen Barrieren

Was ist nun die Lösung des Papierstapel-Problems? Wie kön­nen wir Ordnung hal­ten, uns die­sen Stress er­spa­ren, Zeit und Geld spa­ren?

Es liegt auf der Hand: Wir brau­chen ein Ablagesystem für un­sere Dokumente, das äu­ßerst nied­rige Barrieren auf­weist. Ein Ablagesystem, in das wir Unterlagen ohne gro­ßen Aufwand un­kom­pli­ziert und schnell ein­sor­tie­ren kön­nen – zu je­dem Zeitpunkt, auch in hek­ti­schen Momenten.

Unser Ablagesystem muss so un­kom­pli­ziert, schnell, auf­wands­arm zu be­die­nen sein, dass wir keine Abneigung da­ge­gen ver­spü­ren, es zu nut­zen. Es darf uns nicht zwin­gen, die Abkürzung zu neh­men.

Im Gegenteil: Wenn wir mit Papierkram han­tie­ren, müs­sen wir das Gefühl ha­ben, dass uns un­ser Ablagesystem in der täg­li­chen Arbeit un­ter­stützt, dass es uns her­vor­ra­gend dient, dass es ein hilf­rei­cher Freund ist. Weil es un­sere Dokumente schnell und ge­ord­net auf­nimmt und über­sicht­lich und ebenso schnell be­reit­stellt, soll­ten wir sie brau­chen.

Erst wenn wir dies von un­ser Papier-Ablagesystem be­haup­ten kön­nen – wenn es also nied­rige Nutzungsbarrieren auf­weist –, erst dann wer­den wir wirk­lich hoch­pro­duk­tiv an un­se­ren ei­gent­li­chen Zielen und Aufgaben ar­bei­ten kön­nen. Erst dann wer­den wir kei­nen zer­mür­ben­den Kampf mehr mit Papierkram zu kämp­fen ha­ben, Unordnung und Ablagesystem wer­den erst dann in den Hintergrund tre­ten. Und erst dann wer­den wir nicht mehr die Abkürzung zum Papierstapel wäh­len.

Übrigens

Alle Barrieren und de­ren Ursachen, die es bei der Einrichtung ei­nes zeit- und ner­ven­s­pa­ren­den Ablagesystems zu um­ge­hen gilt, fin­den Sie üb­ri­gens auch in mei­nem eBook „Papier-Ablage: Perfekt“.

Dazu na­tür­lich auch alle Kriterien, die ein per­fek­tes Ablagesystem zu er­fül­len hat, um Barrieren nied­rig zu hal­ten.

Und viel wich­ti­ger: Ein aus­führ­lich er­läu­ter­tes, op­ti­mier­tes, er­prob­tes und voll­stän­di­ges Praxisbeispiel des schnells­ten Ablagesystems über­haupt, an dem Sie sich bei der Einrichtung Ihrer ei­ge­nen Ablage bes­tens ori­en­tie­ren kön­nen.

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