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Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, warum unschöne Papierstapel und lästige Unordnung im Büro oder im Haushalt eigentlich entstehen, obwohl Sie eigentlich eine Ablage für Ihre Unterlagen besitzen und obwohl Sie sich fest vorgenommen haben, Ordnung zu halten?
Wir kennen diese Situation alle sehr gut: Privat und beruflich sind wir mit allerhand Papierkram konfrontiert, den wir abarbeiten und irgendwie organisieren müssen, weil wir darauf angewiesen sind.
Mit der Zeit allerdings verteilen sich die Unterlagen auf dem Schreibtisch, im Regal, auf der Kommode und sogar auf dem Fußboden im Büro, in der Wohnung oder im Arbeitszimmer zu Hause. Es herrscht unangenehme Unordnung.
Wenn wir dann einmal ein bestimmtes Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, dauert die Suche im Papierchaos gefühlte Ewigkeiten und im schlimmsten Fall ist das Schriftstück unauffindbar. Das ist ärgerlich und kostet viel wertvolle Zeit.
Bekommen wir neue Unterlagen in die Hände, so packen wir sie in der Hitze des Alltagsgefechts auf den nächstbesten Stapel und reden uns ein, wir würden uns darum kümmern, wenn wir Zeit hätten. Doch diese Zeit kommt nicht. Und die Papierstapel wachsen weiter.
Und das Interessante daran: Wir packen wieder und wieder Unterlagen auf die vorhandenen Aktenberge, obwohl wir bereits über entsprechende Aktenordner verfügen, in die diese Dokumente hineingehören.
Wie kommt das? Warum lassen wir unsere Papierstapel weiter wachsen? Warum bescheren wir uns selbst damit Unordnung und Frust im Büro oder im Haushalt? Warum schaffen wir es nicht, Ordnung zu halten? Warum sorgen wir selbst dafür, dass wir später viel Zeit beim Suchen unserer Unterlagen vergeuden – trotz Ablage und guter Vorsätze?
Zu hohe Barrieren im Ablagesystem
Die Antwort ist einfach: Unser Ablagesystem weist zu hohe Barrieren auf.
Es ist uns in dem Moment, in dem wir das jeweilige Schriftstück in den Händen halten und aus den Augen haben wollen, schlichtweg zu umständlich und zu zeitaufwendig, es an seinen bestimmungsgemäßen Platz im vorhandenen Ablagesystem zu verfrachten. Entweder weil es diesen Platz nicht gibt oder weil er nicht einfach und schnell genug zu erreichen ist.
„Zu hohe Barrieren“ bedeutet: Der Aufwand ist uns zu hoch. Es existieren zu viele Hindernisse. Unser Ablagesystem ist zu kompliziert zu handhaben: Der Aktenordner ist zu umständlich zu bedienen, der Weg zum Aktenschrank ist zu weit, unsere Ordnungssystematik ist unvollständig oder nicht intuitiv, um nur ein paar der möglichen Barrieren zu nennen, die uns das Leben schwer machen.
Papierstapel sind Ablagesysteme ohne Barrieren
Und deshalb landet das Papier wieder auf dem Stapel, denn der Papierstapel ist ein Ablagesystem mit geringstmöglichen Barrieren:
- Er residiert in Griffreichweite auf dem Schreibtisch, so ist der Weg minimal und der Zeitaufwand zum Ablegen ebenso – kein Gang zum Aktenschrank, kaum körperlicher Aufwand,
- er weist keine Zugangshindernisse auf, denn er liegt offen da – kein Aktenordner-greifen-und-öffnen, kein Lochen, kein Abheften,
- seine Ordnungssystematik ist klar und intuitiv: was neu ist, kommt obendrauf – kein Suchen nach der richtigen Kategorie oder dem richtigen Ordner, alles in die Kategorie „Stapel“.
Einfacher und schneller geht’s nicht.
Papierstapel bedeuten Unordnung, Stress, Zeit- und Geldverlust
Das Problem ist nur: Das Ablegen unserer Schriftstücke erledigen wir auf dem Papierstapel zwar rasend schnell, doch das Suchen, Finden und Entnehmen dauert zu lange. Es ist schließlich eine chaotische Ablage ohne irgendeinen Index, der uns anzeigt, an welcher Stelle im Stapel sich Dokument XY befindet.
Und so suchen wir Ewigkeiten im Stapel. Und dann im nächsten. Die Zeit vergeht, die Nerven schwinden.
Im besten Fall finden wir das gesuchte Dokument und können damit weiterarbeiten. Trotzdem haben wir zu viel Zeit verbraucht. Für ein einziges Dokument. Wie sich das wohl summiert für all die Unterlagen, die wir suchen? Im geschäftlichen Kontext ist dies bares vergeudetes Geld in Form von bezahlter Arbeitszeit oder entgangenen Umsätzen, die wir in dieser Zeit nicht erwirtschaften können.
Im schlechtesten Fall finden wir das gesuchte Dokument überhaupt nicht und müssen die enthaltenen Informationen mühsam und zeitaufwendig woanders beschaffen. Das aktuelle Vorhaben pausiert und kommt nicht voran. Noch mehr Zeitverlust, noch mehr Geldverschwendung.
Stress entsteht übrigens auch, allein weil wir diese(n) Papierstapel permanent vor uns sehen: Er erinnert uns immerwährend daran, dass er noch abzuarbeiten und zu beseitigen ist, worauf wir keine Lust haben, denn es hat sich da bereits sehr viel unliebsame Durchsicht‑, Entscheidungs- und Ablagearbeit angehäuft.
Außerdem macht er uns Angst: Im Stapel könnten schließlich noch tickende Zeitbomben auf uns warten, die uns erwischen, wenn wir beim Abarbeiten des Stapels auf sie stoßen. Irgendetwas Unerledigtes oder Verpflichtungen, denen wir nicht nachgekommen sind. Stress macht sich schon beim Gedanken daran breit. Lieber nicht abarbeiten.
Die Lösung: Ein Ablagesystem mit niedrigen Barrieren
Was ist nun die Lösung des Papierstapel-Problems? Wie können wir Ordnung halten, uns diesen Stress ersparen, Zeit und Geld sparen?
Es liegt auf der Hand: Wir brauchen ein Ablagesystem für unsere Dokumente, das äußerst niedrige Barrieren aufweist. Ein Ablagesystem, in das wir Unterlagen ohne großen Aufwand unkompliziert und schnell einsortieren können – zu jedem Zeitpunkt, auch in hektischen Momenten.
Unser Ablagesystem muss so unkompliziert, schnell, aufwandsarm zu bedienen sein, dass wir keine Abneigung dagegen verspüren, es zu nutzen. Es darf uns nicht zwingen, die Abkürzung zu nehmen.
Im Gegenteil: Wenn wir mit Papierkram hantieren, müssen wir das Gefühl haben, dass uns unser Ablagesystem in der täglichen Arbeit unterstützt, dass es uns hervorragend dient, dass es ein hilfreicher Freund ist. Weil es unsere Dokumente schnell und geordnet aufnimmt und übersichtlich und ebenso schnell bereitstellt, sollten wir sie brauchen.
Erst wenn wir dies von unser Papier-Ablagesystem behaupten können – wenn es also niedrige Nutzungsbarrieren aufweist –, erst dann werden wir wirklich hochproduktiv an unseren eigentlichen Zielen und Aufgaben arbeiten können. Erst dann werden wir keinen zermürbenden Kampf mehr mit Papierkram zu kämpfen haben, Unordnung und Ablagesystem werden erst dann in den Hintergrund treten. Und erst dann werden wir nicht mehr die Abkürzung zum Papierstapel wählen.
Übrigens
Alle Barrieren und deren Ursachen, die es bei der Einrichtung eines zeit- und nervensparenden Ablagesystems zu umgehen gilt, finden Sie übrigens auch in meinem eBook „Papier-Ablage: Perfekt“.
Dazu natürlich auch alle Kriterien, die ein perfektes Ablagesystem zu erfüllen hat, um Barrieren niedrig zu halten.
Und viel wichtiger: Ein ausführlich erläutertes, optimiertes, erprobtes und vollständiges Praxisbeispiel des schnellsten Ablagesystems überhaupt, an dem Sie sich bei der Einrichtung Ihrer eigenen Ablage bestens orientieren können.