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Eine Ordner-Etiketten-Vorlage brauche ich nicht.
Warum? Weil ich keine Ordner-Etiketten brauche.
Warum? Weil ich keine Ordner brauche.
Warum? Moment … stimmt nicht.
Natürlich brauche ich Ordner für meine Akten – Ordner im Sinne von „Aktenbehälter“, Ordner im Sinne von „Behälter für Schriftgut“. Jedoch nicht diejenige Art von Aktenordner, die wir für gewöhnlich unter „Ordner“ verstehen: Ich brauche keine Ringordner zum Einheften von gelochtem Schriftgut.
Warum nun brauche ich keine Ringordner? Weil ich stattdessen Einstellmappen nutze.
Warum nutze ich Einstellmappen und keine Ringordner? Weil Ringordner die größten Zeitfresser in der Arbeit mit Papierkram sind und Einstellmappen die größten Beschleuniger.
Und da ich sowieso schon mit mehr Papierkram in meinem Leben konfrontiert bin als ich mag, möchte ich mich in meiner wertvollen Lebenszeit nicht auch noch mit völlig ineffizienten Hilfsmitteln herumschlagen.
Warum kosten Ringordner unnötig viel Zeit?
Gäbe es nur Ringordner auf dieser Welt, würden wir sie alle nutzen – auch ich. Aber es gibt alternative Schriftgutbehälter. Und somit können wir Vergleiche anstellen.
Stellen Sie sich einmal vor, Sie sitzen in Ihrem Schreibtisch im Büro oder zu Hause. Vor Ihnen liegt ein Dokument – etwa ein Steuerbescheid vom Finanzamt –, das sie in Ihrem Ablagesystem verstauen möchten, weil Sie es zwar momentan nicht brauchen, irgendwann später jedoch noch einmal darauf zurückgreifen müssen.
Für dieses spezielle Dokument existiert in Ihrem Ablagesystem auch bereits eine Sektion oder Kategorie, in die es hineingehört – so zum Beispiel die Kategorie „Steuer“. Sie wissen also genau, wo der richtige Platz dafür ist, und müssen ihn nicht erst (er)schaffen.
Vereinfachen wir die Situation weiter: Sie nutzen einen handelsüblichen Ringordner für Ihre Steuerunterlagen. Er steht in Griffreichweite von Ihrer Körperposition aus gesehen, also etwa direkt auf Ihrem Schreibtisch oder daneben in einem Regal. Keine Barriere.
So werden Sie vorgehen, um Ihr Dokument im Ringordner zu verstauen:
- Nachdenken, wo das Dokument hingehört (Sie wissen, dass Sie einen speziellen, bereits vorbereiteten Ordner dafür haben),
- zum Regal mit den Aktenordnern drehen, aber sitzenbleiben, denn das Regal und der Ordner stehen in Griffreichweite
- den richtigen Ordner suchen,
- Ordner herausnehmen,
- Ordner auf den Schreibtisch legen,
- Ordner öffnen,
- Klammer lösen und über Ringmechanik umlegen,
- Ringmechanik per Exzenterverschluss öffnen,
- Huch, Ihnen fällt ein, das das Dokument ja gar nicht zuoberst eingeheftet gehört, sondern in eine Sektion, die sich in der Mitte des Papierkorpus befindet, die allerdings bereits mit einem Trennblatt markiert ist,
- Ringmechanik wieder verriegeln,
- Papier bis zur Zielsektion greifen und umlegen,
- Ringmechanik wieder öffnen,
- Locher greifen (der steht glücklicherweise bereits auf dem Schreibtisch; falls nicht, sind zusätzliche Schritte nötig),
- Dokument greifen,
- Dokument lochen,
- Mist, eines der Löcher hat die Papierkante erwischt – das wird nicht halten,
- nochmals lochen,
- Locher beiseite stellen,
- gelochtes Dokument auf die Ringe fädeln,
- Ringmechanik schließen,
- das vorher umgelegte Papier zurück-umlegen,
- Klammer umlegen und feststellen,
- Ordner schließen,
- Ordner greifen,
- zum Regal drehen,
- Ordner an seine Position zurückstellen und schließlich
- zum Schreibtisch zurückdrehen.
Jetzt Schweiß trocknen und weiterarbeiten. Dies waren sage und schreibe 27 Arbeitsschritte, um ein einziges Blatt Papier im Ablagesystem zu verstauen! Wie lange haben die wohl insgesamt gedauert?
Jetzt stellen Sie sich vor, der richtige Ordner für Ihr Dokument existiert noch nicht und sie müssten Ihn erst anlegen. Wieviele zusätzliche Arbeitsschritte werden Sie vom Ausfüllen Ihrer Ordner-Etiketten-Vorlage bis zum Anbringen des fertigen Ordner-Rückenschilds auf dem Ordnerrücken ausführen müssen?
Warum geht es mit Einstellmappen wesentlich schneller?
Nun betrachten wir den gleichen Vorgang einmal unter Verwendung von Einstellmappen als Schriftgutbehälter.

Die gleiche Ausgangssituation. Jedoch steht nun direkt auf oder neben Ihrem Schreibtisch eine Box oder ein Stehsammler in Griffreichweite, der eine Menge an beschrifteten Einstellmappen fasst, welche jeweils bereits mit Dokumenten gefüllt sind.
Die Einstellmappen tragen Ihren Titel am oberen Rand auf einem Reiter oder einem Tab – beschriftet mit Bleistift, ohne Ordner-Etiketten-Vorlage – und sind alphabetisch geordnet. Ihr Dokument gehört in eine dieser existierenden Mappen.
So gehen Sie vor, um es zu verstauen:
- Nachdenken, an welchem Ort das Dokument untergebracht werden muss (Sie wissen, Sie haben eine vorbereitete Mappe dafür),
- Dokument greifen,
- zum Mappensammler drehen, aber sitzenbleiben, denn er steht in Griff- und Blickreichweite,
- zum Mappensammler greifen und Mappen bis zur vermuteten Mappe ab Buchstaben soundso durchblättern (Sie haben die richtige Mappe gefunden),
- gefundene Mappe im Sammler belassen, aber die Mappenflügel mit den Fingern leicht spreizen und dadurch öffnen,
- Dokument einfach „hineinwerfen“,
- zum Schreibtisch zurückdrehen.
Und jetzt glücklich über die flinke Erledigung weitere Dinge erledigen und wirklich produktiv sein. Dies waren lediglich sieben Schritte. Wie lange hat das insgesamt gedauert?
Sollte die richtige Einstellmappe jedoch noch nicht existieren, so ist auch das Anlegen einer neuen Mappe schnell getan: Leere Mappe aus dem Vorrat ziehen und einen kurzen Titel mit Bleistift aufbringen.
Keine Ordner-Etiketten-Vorlage, keine Rückenschilder.
Bleistift und Radiergummi sind und bleiben unschlagbar schnell.
Ringordner sind kompliziert, Einstellmappen sind einfach
Eine großangelegte Auswertung kann ich mir nach diesem anschaulichen Vergleich wohl sparen. 27 Schritte (ohne Nachlochen und vergessenes Öffnen der Zielsektion 23) gegen sieben.
Was sollten Sie mitnehmen?
- Die Geschwindigkeit (Effizienz), mit der Sie Ihren Papierkram erledigen und „Ablage machen“ können, hängt vorrangig davon ab, wie schnell Sie Dokumente am richtigen Platz verstauen und wie schnell Sie sie von dort wieder entnehmen können.
- Wie schnell Sie Ihre Unterlagen ablegen oder entnehmen können, wird – nicht nur, aber vorrangig – von der Art des verwendeten Aktenbehälters bestimmt.
- Ist der Aktenbehälter zu kompliziert zu handhaben, dann ist die Barriere zu hoch, Schriftgut schnell ablegen oder entnehmen zu können und es dauert sehr lange. Ist der Aktenordner einfach zu handhaben, ist die Barriere niedrig und es geht schnell.
- Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /aus Ringordnern erfordert sehr viele Arbeitsschritte, weil die Bedienung umständlich und kompliziert ist. Die Barriere ist hoch. Folglich kostet deren Nutzung sehr viel Zeit.
- Einstellmappen sind einfach aufgebaut und einfach zu handhaben. Abheften und Entnehmen von Dokumenten in /aus Einstellmappen ist in wenigen Schritten erledigt. Niedrige Barriere. Folglich beanspruchen sie wenig Zeit.
Keine Ordner-Etiketten-Vorlage mehr
Mit Einstellmappen erspare ich mir also eine Menge Zeit und Stress. Weil sie wesentlich unkomplizierter und schneller zu handhaben sind als Ringordner.
Denken Sie mal drüber nach, selbst Einstellmappen statt Ringordner zu nutzen und sich damit ein richtig schnelles Ablagesystem einzurichten.
Sie werden viel leichter Ordnung im Büro, im Arbeitszimmer oder im Haushalt halten, Ihren Papierkram deutlich schneller und stressärmer erledigen und gewinnen eine Menge Lebenszeit für Angenehmeres als Lochen und Abheften.
Und zu guter Letzt brauchen Sie sich mit diesen Dingen überhaupt nicht mehr herumschlagen:
- Sie müssen keine Ordnerrücken beschriften,
- sie brauchen keine Ordner-Rückenschilder ausdrucken,
- sie benötigen keine Ordner-Etiketten-Vorlage.
Wieder Zeit gespart, denn Einstellmappen beschriften sie viel einfacher.