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- 1 1. Außerhalb des Sichtfelds am Schreibtisch gegen Ablenkung
- 2 2. Nah am Schreibtisch für schnelles Abarbeiten
- 3 3. Nah am Körper für geringen Aufwand
- 4 4. Nah an der persönlichen Bibliothek für schnelles Verstauen
- 5 5. Nah am Papierkorb für schnelles Aussondern
- 6 6. Auf der Seite der dominanten Hand für leichtere Arbeit
- 7 7. Richtung Eingang für schnelles Einwerfen
- 8 8. Zweite Inbox im Eingangsbereich für Ordnung
Der Eingangskorb (Inbox) – meist in Form eines Ablagekorbs oder Ablagefaches – ist einer der kritischsten Bestandteile Ihres persönlichen Papier-Ablagesystems. An welchem Standort Sie Ihren Eingangskorb platzieren, hat entscheidenden Einfluss darauf, wie effizient Sie im Büro oder im Arbeitszimmer zu Hause mit Papierkram arbeiten können. Mit dem richtigen Platz erledigen Sie Ihre Arbeit schneller, gewinnen Zeit, schonen die Nerven und halten besser Ordnung.
Wo sollten Sie also am besten Ihren Eingangskorb positionieren? Hier acht essenzielle Tipps…
1. Außerhalb des Sichtfelds am Schreibtisch gegen Ablenkung
Viele Schreibtischarbeiter stellen sich ein Ablagefach als Eingangskorb auf den Schreibtisch. Davon rate ich dringend ab, denn diese Idee hat zwei gravierende Nachteile: Erstens nimmt ein solches Ablagefach viel zu viel Schreibtischoberfläche in Anspruch, die Sie während der Arbeit besser nutzen können. Und zweitens lenkt Sie ein Eingangskorb auf dem Schreibtisch permanent von Ihrer momentanen Aufgabe ab. Im Eingangskorb liegen schließlich alle neuen, unbearbeiteten Dokumente und Objekte. Und die schreien nach Aufmerksamkeit. Sie erinnern Sie ständig daran, dass damit noch etwas zu erledigen ist. Auf diese Weise können Sie gar nicht gedanklich konzentriert und fokussiert bei Ihrem aktuellen Thema bleiben.
2. Nah am Schreibtisch für schnelles Abarbeiten
Nichtsdestotrotz sollten Sie Ihren Eingangskorb nahe an der Schreibtischoberfläche postieren. Beim Durchsehen, Abarbeiten und Leeren Ihres Eingangskorbs entnehmen Sie schließlich ständig Objekte und verlagern Sie zur Bearbeitung auf den Schreibtisch. Umgekehrt gelangen auch Dinge während der Arbeit am Schreibtisch in Ihre Hände, für die Sie nicht sofort entscheiden wollen, was damit zu tun ist, sondern erst später. Solche Objekte legen Sie in Ihren Eingangskorb. Es läuft also darauf hinaus, die Wege von und zur Eingangsablage kurz zu halten, um Aufwand zu minimieren und Zeit zu sparen.
3. Nah am Körper für geringen Aufwand
Das Aufwands- und Wege-Argument greift auch bezüglich der relativen Position Ihrer Inbox zu Ihrem Körper am Schreibtisch. Wenn Sie nach einem Objekt im Eingangskorb greifen, so am besten mit minimalem körperlichen und zeitlichen Aufwand. Also platzieren Sie Ihren Eingangskorb idealerweise so, dass Sie in Arm- und Griffreichweite steht, ohne dass eine Fahrt mit dem berollten Schreibtischstuhl oder gar ein Aufstehen nötig ist.
4. Nah an der persönlichen Bibliothek für schnelles Verstauen
Einige Unterlagen, die in Ihrem Eingangskorb landen, werden Sie ohne weitere Bearbeitung in Ihrem Ablagesystem verstauen wollen, weil momentan nichts damit zu tun ist, Sie sie aber zu einem späteren Zeitpunkt für bestimmte Vorhaben garantiert brauchen werden. Hier heißt es dann: Weg zwischen Eingangskorb und persönlicher Bibliothek (Ihrer persönlichen Dokumenten-Ablage) minimieren und Zeit sparen.
5. Nah am Papierkorb für schnelles Aussondern
Gleichermaßen finden Sie sicher häufiger Dinge in Ihrem Eingangskorb, die nach kurzer Begutachtung den direkten Weg in die „Ablage P“ – Ihren Papierkorb – nehmen. Machen Sie es sich leicht, Unnützes wegzuwerfen, indem Sie Ihre Inbox sehr nah am Papierkorb platzieren. Mit dem Papierkorb nah beim Eingangskorb können Sie Ihre Inbox auch vor dem Abarbeiten schnellstmöglich vor-entrümpeln: Alle Objekte einmal durchsehen und Unnützes wie am Fließband in den Müll verfrachten. Danach schreckt der Eingangskorb auch nicht mehr so sehr ab, da sich sein Inhalt in vielen Fällen drastisch verringert hat.
6. Auf der Seite der dominanten Hand für leichtere Arbeit
Alle Tätigkeiten fallen uns mit unserer dominanten Hand leichter. So auch der Griff zum Eingangskorb und damit das Bearbeiten aller neuen Objekte, die in unser Leben treten und für die noch nicht klar entschieden ist, was damit geschehen soll. Es ist zwar ein sehr subtiler Faktor, aber er trägt zu produktiverer Arbeit bei: Platzieren Sie Ihren Eingangskorb am Arbeitsplatz auf der Seite Ihre dominanten Hand.
7. Richtung Eingang für schnelles Einwerfen
Immer wieder betreten Sie den Raum mit Dingen in der Hand, mit denen Sie sich noch befassen müssen oder wollen – so zum Beispiel die Post, die Notizen aus der letzten Besprechung oder die neuen Unterlagen vom letzten Termin. Aber alles zu seiner Zeit. Alles neue und unbearbeitete hat seinen einen Platz: den Eingangskorb. Und nur diesen. Machen Sie es sich leicht, Ordnung zu halten, indem Sie Ihren Eingangskorb für solche Situationen am Arbeitsplatz möglichst Richtung Eingang positionieren. So sind der Weg und die Barriere, die neuen Materialien auch wirklich in Ihren Eingangskorb abzulegen, minimal.
8. Zweite Inbox im Eingangsbereich für Ordnung
Die strikte Regel lautet: Ein einziger Eingangskorb für alles Neue. Es muss Ihnen immer klar sein, wo Sie finden, was Sie noch zu bearbeiten haben. An einem einzigen Ort. Allerdings hat sich bei mir eine Ausnahme zu dieser Regel bezahlt gemacht: Ein zweiter Eingangskorb im Eingangsbereich meiner Wohnung. Wenn ich die Wohnung betrete, habe ich meist die Post und andere Dinge in der Hand, die einer weitere Bearbeitung bedürfen. Bevor ich an meinen Schreibtisch gelange, muss ich allerdings Kleidung ablegen und womöglich noch dringendere Angelegenheiten erledigen. In solchen Fällen ist es äußerst praktisch, auch für das hereingebrachte neue Material einen festen Platz zur Zwischenablage festzulegen. Ein Eingangskorb im Eingangsbereich. Er ist mein interner Briefkasten oder eine Art Vor-Eingangsablage. Von dort aus kann ich später alles gesammelte Material entweder an meinen Eingangskorb am Schreibtisch im Arbeitszimmer oder an die sonstigen Orte in der Wohnung verteilen, an die sie gehören. Bis dahin herrscht Ordnung. Nichts liegt verstreut herum. Ich weiß, wo ich alles finde. Ein Eingangskorb im Eingangsbereich ist übrigens auch sinnvoll, wenn Sie kein Arbeitszimmer zu Hause unterhalten. Oder für Ihr externes Büro.