Wie sollte mein Eingangskorb (Inbox) beschaffen sein?

Ein Eingangskorb ist ein un­ver­zicht­ba­rer Bestandteil für Ihr hoch­effizien­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem im Büro oder zu Hause. Ob Sie mit Ihrem Eingangskorb al­ler­dings wirk­lich Zeit ge­win­nen und Stress ver­mei­den kön­nen, hängt auch von des­sen Beschaffenheit und da­mit von sei­ner Bedienbarkeit ab. Je un­kom­pli­zier­ter, je ge­rin­ger die Nutzungsbarrieren, desto bes­ser. Wie sollte also Ihr Eingangskorb be­schaf­fen sein für ma­xi­ma­len Zeitgewinn bei der Arbeit und mi­ni­ma­lem Frust?

1. DIN A4 für die üblichen Dokument-Größen

Der erste Punkt ver­steht sich fast von selbst: Die üb­li­chen Dokumente in ih­ren üb­li­chen Abmessungen soll­ten ohne Umstände in Ihrem Eingangskorb Platz fin­den. Und das sind in un­se­ren Breiten Dokumente in Größe DIN A4. Ohne Falten, ohne Knicken, ohne Zwängen. Alles was klei­ner als DIN A4 ist, also zum Beispiel Notizzettel in DIN A5 oder klei­ner, pas­sen so na­tür­lich auch lo­cker mit hin­ein. Ablagefächer, die für DIN A4 kon­zi­piert sind, fas­sen nor­ma­ler­weise so­gar Einstellmappen samt Inhalt ohne Probleme. Sehr vor­teil­haft, denn das per­fekte Ablagesystem ist ja auf Einstellmappen auf­ge­baut, die hin und wie­der auch mal alle Ablagestationen durch­wan­dern.

2. Flache Form gegen Fummelei

Nun gibt es ja so­ge­nannte „Stehsammler“. Aus ei­ge­nen Experimenten kann ich sa­gen: Als Eingangskorb sind Stehsammler oder an­dere Ablagelösungen im Hochformat völ­lig un­ge­eig­net. Lose Dokumente sa­cken zu­sam­men, kleine Zettel wer­den zum Bodensatz. Während das Einwerfen der Dokumente si­cher­lich noch un­kom­pli­ziert von­stat­ten geht, ist das Entnehmen eine Qual. Pure Fummelei bis Sie al­les her­aus­ge­le­sen ha­ben. Ideal sind also fla­che Ablagefächer oder Ablagekörbe. Das Eingangsmaterial sta­pelt sich darin ein­fach und kann leicht von oben nach un­ten ge­ord­net ent­nom­men wer­den.

3. Oben offen zum Einwerfen

Gleichzeitig soll­ten Ihren Eingangskorb nach oben al­ler­dings im­mer of­fen und frei hal­ten. Kein wei­te­res Fach dar­auf sta­peln. Es darf keine Barriere ge­ben, die es Ihnen er­schwert, Objekte, die in Ihre Inbox ge­hö­ren, dort auch in Sekundenbruchteilen ab­zu­le­gen. Sie müs­sen Ihr Material im Wortsinne ein­wer­fen kön­nen. Genauso darf es keine Barriere ge­ben, die Ihnen das Entnehmen der Objekte er­schwert. Kein Kramen im Ablagefach-Turm. Nutzen Sie also idea­ler­weise ein of­fe­nes Ablagefach, hal­ten Sie es nach oben frei und ver­zich­ten Sie für Ihre Eingangsablage auf jeg­li­ches Regalartige.

4. Stabil für schwere Lasten

Ein Eingangskorb kann auch mal sehr, sehr voll wer­den. Und der Inhalt hat Gewicht. Ablagefächer in ein­fachs­ter Ausführung aus Kunststoff kön­nen ei­nem ho­hen Gewicht manch­mal nicht stand­hal­ten und der Ablageboden bricht. Das pas­siert auch ge­rade dann, wenn Sie die volle Ablage von ei­nem Ort an den an­de­ren he­ben wol­len. Ihr Eingangskorb sollte folg­lich sehr sta­bil sein. Am bes­ten aus Holz, star­kem Kunststoff, Plexiglas oder Metall.

5. Eine Seite offen für schnelles Abarbeiten

Wenn Sie Ihren Eingangskorb ab­ar­bei­ten, ist es äu­ßerst prak­tisch, wenn eine der Seiten of­fen ist, das heißt, wenn an ei­ner Seite die Wand fehlt. Denn aus ei­ner sol­chen Inbox kön­nen Sie ein­ge­legte Dokumente bes­ser grei­fen und zu die­ser of­fe­nen Seite her­aus­zie­hen. Bei ei­ner Kiste mit vier Seitenwänden müss­ten Sie da­ge­gen im­mer von oben hin­ein­kra­men.

6. Beschriftungsfeld für Klarheit

Ein sub­ti­ler Faktor, der al­ler­dings wich­tig ist: Sie ver­fü­gen am Schreibtisch viel­leicht ne­ben Ihrem Eingangskorb noch über ei­nen Ausgangskorb (Outbox) und wei­tere Spezialablagen, etwa für Schmierpapier, Dokument-Vorlagen oder ähn­li­ches. Es muss Ihnen – und auch al­len an­de­ren im Büro oder Haushalt – im­mer klar sein, wel­che Ihrer Ablagekörbe Ihr Eingangskorb ist. Es muss sich ein­bren­nen, dass dies der Platz für Neues und Unbearbeitetes ist. Ihrer Ordnung zu Liebe. Und da­für soll­ten Sie Ihre Inbox als sol­che be­schrif­ten – gut sicht­bar von Ihrer üb­li­chen Arbeitsposition her. Am bes­ten auf ei­nem da­für vor­ge­se­he­nen Beschriftungsfeld.

7. Schick fürs Auge

Zu gu­ter Letzt muss Ihnen Ihr Eingangskorb op­tisch ge­fal­len und har­mo­nisch in das Gesamtbild Ihres Arbeitsplatzes pas­sen. Wenn sie schick ist – und Ihr rest­li­cher Arbeitsplatz ebenso – wer­den Sie mit Freude an die Arbeit ge­hen. Falls nicht, ten­diert Ihre Stimmung eher ge­gen Frust und Qual. Vermeiden Sie für den Anfang am bes­ten schon mal tris­tes Bürograu. Der Ästhetik-Faktor spielt na­tür­lich für je­den eine an­dere Rolle – je nach per­sön­li­cher Sensibilität für op­ti­sche Eindrücke.