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Ein Eingangskorb ist ein unverzichtbarer Bestandteil für Ihr hocheffizientes persönliches Papier-Ablagesystem im Büro oder zu Hause. Ob Sie mit Ihrem Eingangskorb allerdings wirklich Zeit gewinnen und Stress vermeiden können, hängt auch von dessen Beschaffenheit und damit von seiner Bedienbarkeit ab. Je unkomplizierter, je geringer die Nutzungsbarrieren, desto besser. Wie sollte also Ihr Eingangskorb beschaffen sein für maximalen Zeitgewinn bei der Arbeit und minimalem Frust?
1. DIN A4 für die üblichen Dokument-Größen
Der erste Punkt versteht sich fast von selbst: Die üblichen Dokumente in ihren üblichen Abmessungen sollten ohne Umstände in Ihrem Eingangskorb Platz finden. Und das sind in unseren Breiten Dokumente in Größe DIN A4. Ohne Falten, ohne Knicken, ohne Zwängen. Alles was kleiner als DIN A4 ist, also zum Beispiel Notizzettel in DIN A5 oder kleiner, passen so natürlich auch locker mit hinein. Ablagefächer, die für DIN A4 konzipiert sind, fassen normalerweise sogar Einstellmappen samt Inhalt ohne Probleme. Sehr vorteilhaft, denn das perfekte Ablagesystem ist ja auf Einstellmappen aufgebaut, die hin und wieder auch mal alle Ablagestationen durchwandern.
2. Flache Form gegen Fummelei
Nun gibt es ja sogenannte „Stehsammler“. Aus eigenen Experimenten kann ich sagen: Als Eingangskorb sind Stehsammler oder andere Ablagelösungen im Hochformat völlig ungeeignet. Lose Dokumente sacken zusammen, kleine Zettel werden zum Bodensatz. Während das Einwerfen der Dokumente sicherlich noch unkompliziert vonstatten geht, ist das Entnehmen eine Qual. Pure Fummelei bis Sie alles herausgelesen haben. Ideal sind also flache Ablagefächer oder Ablagekörbe. Das Eingangsmaterial stapelt sich darin einfach und kann leicht von oben nach unten geordnet entnommen werden.
3. Oben offen zum Einwerfen
Gleichzeitig sollten Ihren Eingangskorb nach oben allerdings immer offen und frei halten. Kein weiteres Fach darauf stapeln. Es darf keine Barriere geben, die es Ihnen erschwert, Objekte, die in Ihre Inbox gehören, dort auch in Sekundenbruchteilen abzulegen. Sie müssen Ihr Material im Wortsinne einwerfen können. Genauso darf es keine Barriere geben, die Ihnen das Entnehmen der Objekte erschwert. Kein Kramen im Ablagefach-Turm. Nutzen Sie also idealerweise ein offenes Ablagefach, halten Sie es nach oben frei und verzichten Sie für Ihre Eingangsablage auf jegliches Regalartige.
4. Stabil für schwere Lasten
Ein Eingangskorb kann auch mal sehr, sehr voll werden. Und der Inhalt hat Gewicht. Ablagefächer in einfachster Ausführung aus Kunststoff können einem hohen Gewicht manchmal nicht standhalten und der Ablageboden bricht. Das passiert auch gerade dann, wenn Sie die volle Ablage von einem Ort an den anderen heben wollen. Ihr Eingangskorb sollte folglich sehr stabil sein. Am besten aus Holz, starkem Kunststoff, Plexiglas oder Metall.
5. Eine Seite offen für schnelles Abarbeiten
Wenn Sie Ihren Eingangskorb abarbeiten, ist es äußerst praktisch, wenn eine der Seiten offen ist, das heißt, wenn an einer Seite die Wand fehlt. Denn aus einer solchen Inbox können Sie eingelegte Dokumente besser greifen und zu dieser offenen Seite herausziehen. Bei einer Kiste mit vier Seitenwänden müssten Sie dagegen immer von oben hineinkramen.
6. Beschriftungsfeld für Klarheit
Ein subtiler Faktor, der allerdings wichtig ist: Sie verfügen am Schreibtisch vielleicht neben Ihrem Eingangskorb noch über einen Ausgangskorb (Outbox) und weitere Spezialablagen, etwa für Schmierpapier, Dokument-Vorlagen oder ähnliches. Es muss Ihnen – und auch allen anderen im Büro oder Haushalt – immer klar sein, welche Ihrer Ablagekörbe Ihr Eingangskorb ist. Es muss sich einbrennen, dass dies der Platz für Neues und Unbearbeitetes ist. Ihrer Ordnung zu Liebe. Und dafür sollten Sie Ihre Inbox als solche beschriften – gut sichtbar von Ihrer üblichen Arbeitsposition her. Am besten auf einem dafür vorgesehenen Beschriftungsfeld.
7. Schick fürs Auge
Zu guter Letzt muss Ihnen Ihr Eingangskorb optisch gefallen und harmonisch in das Gesamtbild Ihres Arbeitsplatzes passen. Wenn sie schick ist – und Ihr restlicher Arbeitsplatz ebenso – werden Sie mit Freude an die Arbeit gehen. Falls nicht, tendiert Ihre Stimmung eher gegen Frust und Qual. Vermeiden Sie für den Anfang am besten schon mal tristes Bürograu. Der Ästhetik-Faktor spielt natürlich für jeden eine andere Rolle – je nach persönlicher Sensibilität für optische Eindrücke.