eBook „Papier-Ablage: Perfekt“

Das hoch­ef­fi­zi­ente per­sön­li­che Papier-Ablagesystem im Büro und zu Hause ein­rich­ten. Eine Führung durch das per­fekte Praxisbeispiel. Mit al­lem Was, Wie und Warum. Zum Nachmachen und Glücklichwerden.

Mit dem Buch „Papier-Ablage: Perfekt“ stelle ich Ihnen ein voll­stän­di­ges, höchst ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem (Ordnungssystem) vor. Für be­ruf­li­che Unterlagen am Arbeitsplatz (Schreibtisch) im Büro, im Arbeitszimmer zu Hause (Home Office) oder Dokumente im pri­va­ten Haushalt.

Dieses Ablagesystem ba­siert auf Einstellmappen (Stehmappen, Stellmappen) – der un­kom­pli­zier­tes­ten und zu­gleich ef­fi­zi­en­tes­ten Art Aktenordner über­haupt im dras­ti­schen Gegensatz zu Ringordnern, Heftern oder auch Hängemappen.

Sie wer­den mit die­sem Ablagesystem spie­lend leicht Ordnung und Übersicht in Ihrer Schriftgut-Ablage schaf­fen und hal­ten, Papierstapel dau­er­haft be­sei­ti­gen, Unterlagen ohne quä­lend lan­ges Suchen so­fort wie­der­fin­den, Papierkram ra­send schnell und ohne Stress er­le­di­gen, Woche für Woche mas­siv Zeit spa­ren, Ihre Ziele schnel­ler er­rei­chen und ne­ben­bei die Nerven scho­nen.

Was steckt drin?

Kondensierte Erfahrung

Insgesamt 180 Seiten lie­fern Ihnen hoch­wer­ti­ges Wissen, prak­ti­sche Erfahrungen und er­probte Tipps, mit de­nen Sie Ihr per­sön­li­ches Dokumentenmanagement in den Griff be­kom­men.

Drei Schritte

Drei große Hauptteile füh­ren Sie von der not­wen­di­gen Theorie zum rea­len per­fek­ten Ablagesystem und wei­ter zu al­len Materialien, die Sie für Ihr ei­ge­nes hoch­ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem brau­chen: Grundlagen, Praxisbeispiel, Ausrüstung.

Sehen und Verstehen

Das Praxisbeispiel ist der rote Faden. 70 Grafiken und Fotos zei­gen Ihnen, wo­von die Rede ist: Ablagestationen, Materialien, Anordnungen und Prinzipien. Das eBook er­hal­ten Sie im PDF-Format, so dass Sie es auf all Ihren Geräten le­sen kön­nen.

Grundlagen

Alles, was Sie wis­sen müs­sen, be­vor Sie sich ein wirk­lich gu­tes Ablagesystem ein­rich­ten kön­nen: Ursachen für Unordnung und Ineffizienz, Fehler in der Gestaltung, Optimierungsbereiche, Eigenschaften ei­nes rich­tig gu­ten Ablagesystems.

Praxisbeispiel

Anschauliche Führung durch mein ei­ge­nes, rea­les, lang­jäh­rig op­ti­mier­tes und be­währ­tes Ablagesystem. Sehen und Verstehen am per­fek­ten Beispiel. Detaillierte Erläuterungen zu je­dem Aspekt. Mit 70 Grafiken und Fotos. Als Orientierung und Leitfaden.

Büromaterial

Alle Büroartikel, die Sie für Ihr ei­ge­nes per­fek­tes Ablagesystem brau­chen. Nur hoch­prak­ti­sche Ausrüstung. Übersichtlich und mit Links zu Bezugsquellen. Sofort be­stell­bar, kein lan­ges Recherchieren.

Grundlagen

Alles, was Sie wis­sen müs­sen, be­vor Sie sich ein rich­tig gu­tes Ablagesystem (Ordnungssystem) für Ihre Unterlagen am Arbeitsplatz im Büro, im Arbeitszimmer zu Hause oder im pri­va­ten Haushalt ein­rich­ten kön­nen.

Praxisbeispiel

Die Führung durch ein rea­les, lang­jäh­rig op­ti­mier­tes Ablagesystem. Lernen und Verstehen am an­schau­li­chen Beispiel.

Schritt für Schritt

Vom Überblick aus­ge­hend Komponente für Komponente durch das Ablagesystem. Detailliert er­läu­tert. Mit al­len Informationen, die Sie wirk­lich wei­ter­brin­gen.

Ausrüstung

Alles was Sie für Ihr ei­ge­nes, per­fek­tes Ablagesystem brau­chen.

Inhalt

Der Überblick über alle Kapitel.

Was Sie von die­sem Buch er­war­ten kön­nen

I Grundlagen: Das per­fekte Ablagesystem

1. Papierkram ist im­mer und über­all
2. Die Geheimnisse ei­nes rich­tig gu­ten Papier-Ablagesystems
3. Mehr als ein paar Ordner
4. Sinn und Zweck Ihres per­fek­ten Ablagesystems
5. Warum wach­sen Papierberge?
6. Barrieren: zwei Extrembeispiele im Vergleich
7. Die we­sent­li­chen Vorgänge
8. Barrieren, die Sie aus­brem­sen – und ihre Ursachen
9. Zwischenfazit: Vorgänge, Barrieren und ihre Ursachen
10. Was macht ein per­fek­tes Papier-Ablagesystem aus?
11. Lochen Sie noch oder er­rei­chen Sie schon?
12. Wie ich zum per­fek­ten Papier-Ablagesystem kam

II Sehen und Verstehen: Das Praxisbeispiel

1. Das große Ganze im Überblick
2. Einstellmappen ohne Reiter: Die Basiselemente des Systems
3. Schreibtischcontainer: Die Hüter mei­ner Dokumenten-Bibliothek
4. Trennelemente für Einstellmappen: Die Helfer zur Abteilungsbildung
5. Inbox ne­ben dem Schreibtisch: Alles Neue an ei­nem Ort
6. Inbox im Eingangsbereich: Erstmal ab­le­gen
7. Outbox ne­ben dem Schreibtisch: Die Zwischenstation nach drau­ßen
8. Outbox im Eingangsbereich: Nichts ver­ges­sen
9. Mappenständer: Immer Platz und Ordnung wäh­rend der Arbeit
10. Transportmappe: Auch un­ter­wegs im­mer gut or­ga­ni­siert und ef­fi­zi­ent
11. Archivschrank: Der Ort fürs Unwegwerfbare
12. Archivboxen: Hüter der Schätze für alle Lebensbereiche
13. Papierkorb: Die un­ter­schätzte Zwischenablage für Ballast
14. Der zweite Mülleimer: Für die Umwelt
15. Etikettendrucker: Permanente Behältnisse leicht er­ken­nen
16. Kernkomponenten und op­tio­nale Bestandteile
17. Was die­ses Ablagesystem so gut macht

III Nachahmen: Die Ausrüstung

1. Alle nö­ti­gen Materialien für Ihr ei­ge­nes per­fek­tes Papier-Ablagesystem
2. Einstellmappen
3. Schreibtischcontainer und Alternativen
4. Trennelemente
5. Inbox und Outbox
6. Mappenständer
7. Transportmappe
8. Archivboxen
9. Papierkorb und Mülleimer
10. Etikettendrucker

Zum Abschluss

Leseproben

„Was Sie von diesem Buch erwarten können“ (Einleitung)

Leseprobe #1

Sie ha­ben sich die­ses Buch in der Hoffnung ge­kauft, ein drän­gen­des Problem zu lö­sen: Beruflich oder pri­vat sind Sie per­ma­nent und reich­lich mit Informationen in Papierform kon­fron­tiert, die Sie auf ir­gend­eine Art und Weise or­ga­ni­sie­ren müs­sen, weil Sie dar­auf an­ge­wie­sen sind. Mit der ak­tu­el­len Organisation Ihrer Unterlagen sind Sie al­ler­dings al­les an­dere als zu­frie­den. Offene Papierstapel ra­gen an ver­schie­dens­ten Orten im Büro oder zu Hause in den Himmel. Es herrscht un­an­ge­nehme Unordnung. Wenn Sie ein be­stimm­tes Dokument su­chen, dau­ert dies im Papierchaos viel zu lange oder es ist un­auf­find­bar. Wenn Sie ein Dokument zur Aufbewahrung ver­stauen wol­len, wis­sen Sie nicht so recht wo­hin da­mit und es lan­det wie­der auf ei­nem Stapel. Das Erledigen Ihres all­täg­li­chen Papierkrams kos­tet Sie zer­mür­bende Ewigkeiten. Sie ver­brin­gen viel Zeit da­mit, Dokumente zu lo­chen und in Ringordnern ab­zu­hef­ten. Diese Zeit wür­den Sie lie­ber wich­ti­ge­ren oder er­freu­li­che­ren Tätigkeiten wid­men. Sie fra­gen sich wahr­schein­lich seit ge­rau­mer Zeit, wie Sie Ihr Papier-Management in den Griff be­kom­men, um schnel­ler und stress­är­mer vor­an­zu­kom­men, um Zeit ge­win­nen, um Ordnung hal­ten zu kön­nen. Und nun pa­cken Sie es an.

Der Knoten platzt mit Einstellmappen

Mit die­sem Buch werde ich Sie da­bei un­ter­stüt­zen. Ich hatte bis vor ein paar Jahren ex­akt das­selbe Problem: Ich wusste nicht, wie ich all die Dokumente, die per Post ka­men, aber vor al­lem auch all meine selbst­er­stell­ten Unterlagen wie etwa Projektnotizen oder un­zäh­lige Konzept- und Ideenskizzen am bes­ten un­ter­bringe und ordne. Ich nutzte Ringordner und Hefter und al­les fühlte sich so um­ständ­lich und frus­trie­rend an. Bis ich mein Papier-Ablagesystem auf Einstellmappen um­stellte. Der sprich­wört­li­che Knoten platzte. Nach ei­ni­ger Zeit des Experimentierens mit die­sen Mappen und mög­li­chen Aufbewahrungsvarianten war mein Ablagesystem hoch­funk­tio­nal und voll­stän­dig. Heute nervt mich die Auseinandersetzung mit Papierunterlagen kaum noch. Alles hat sei­nen Platz und der ist ra­send schnell zu­gäng­lich. Ich ver­bringe we­sent­lich we­ni­ger Zeit mit der Verwaltung mei­ner Dokumente als da­mals.

Das Wissen steckt im System

Aufgrund mei­ner in­ten­si­ven Beschäftigung mit die­sem Thema hat sich bei mir ei­ni­ges Wissen an­ge­sam­melt. All die­ses Wissen steckt in mei­nem Ablagesystem und ich möchte es an Sie wei­ter­ge­ben, in­dem ich Sie durch die­ses Ablagesystem führe. Ich prä­sen­tiere Ihnen den Aufbau des ge­sam­ten Systems im Überblick und gehe im Detail auf die ein­zel­nen Bestandteile ein. Mit al­len nö­ti­gen Ausführungen zur kon­kre­ten Gestaltung und den zu­grun­de­lie­gen­den Überlegungen und Erfahrungen.

Effizienz, Kosten, Ästhetik als Treiber

Während all der Experimente an mei­nem Einstellmappen-Papier-Ablagesystem trie­ben mich drei große Ziele, die ich al­le­samt er­tüf­teln konnte:

1. Das System sollte so schnell wie mög­lich be­dien­bar sein, das heißt es durfte in der all­täg­li­chen Handhabung keine un­nö­ti­gen Kompliziertheiten, Barrieren oder Lücken auf­wei­sen. War mir ein Aspekt zu um­ständ­lich, so suchte ich nach ei­ner ein­fa­che­ren Lösung und pro­bierte sie aus bis es nicht un­kom­pli­zier­ter ging.
2. Das ein­ge­setzte Material, ins­be­son­dere je­nes, das ich öf­ter nach­kau­fen würde, sollte so kos­ten­güns­tig wie mög­lich sein. Das Budget war knapp und so machte die Not er­fin­de­risch – mit dem Resultat ei­nes Ablagesystems, das gleich­zei­tig nicht nur un­schlag­bar schnell, son­dern auch sehr preis­güns­tig wurde.
3. Ich wollte, dass mein Arbeitsbereich zu Hause schick bleibt und nicht nach ty­pisch tris­tem Büro aus­sieht. Hinsichtlich des Ablagesystems ging es mir da­her darum, meine Akten ‑ wäh­rend ich nicht ar­bei­tete ‑ mög­lichst un­sicht­bar zu ma­chen und die nö­tige Möblierung äs­the­tisch ins Umfeld ein­zu­pas­sen.

Hocheffizient, kos­ten­güns­tig, äs­the­tisch – diese drei Eigenschaften zeich­nen also je­nes Ablagesystem aus, das ich Ihnen in die­sem Buch vor­stel­len werde.

Der Leitgedanke: Sehen, Verstehen, Nachahmen

Bevor ich meine schrift­stel­le­ri­sche Arbeit an die­sem Buch be­gann, stand die Frage wie ich meine Kenntnisse di­dak­tisch wohl am bes­ten auf­be­rei­ten kann: Liefere ich eine Aufreihung al­ler re­le­van­ter Aspekte, all­ge­mei­ner Gestaltungsoptionen und gar­niere ge­le­gent­lich mit ein paar kon­krete Beispielen für Detaillösungen? Oder drehe ich den Spieß bes­ser um und lasse ein ein­zi­ges gro­ßes Beispiel den ro­ten Faden spie­len, an dem ich alle wich­ti­gen Argumente, aber auch Hinweise auf al­ter­na­tive Gestaltungsoptionen auf­hänge? Ich ent­schied mich für die Anschaulichkeit. Ich selbst lerne am bes­ten, wenn ich zu­nächst et­was Konkretes vor mir sehe, an dem ich dann ver­ste­hen und ler­nen kann. Ich gehe da­von aus, dass es Ihnen ge­nauso geht. Und so lau­tet also das fun­da­men­tale Gestaltungsprinzip die­ses Buches „Sehen, Verstehen, Nachahmen“.

Mit der Lektüre die­ses Buches sol­len Sie eine kon­krete Vorstellung da­von ent­wi­ckeln, wie ein hoch­ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem aus­sieht, um mit die­sem Beispiel als Vorlage Ihr ei­ge­nes leicht in der Realität um­set­zen zu kön­nen. Sie müs­sen es dann na­tür­lich nicht eins zu eins ko­pie­ren, son­dern kön­nen es je nach Ihrer per­sön­li­chen Situation va­ri­ie­ren. Doch mit ei­nem pra­xis­taug­li­chen Beispiel vor Augen ha­ben Sie ei­nen fass­ba­ren Referenzpunkt, der Ihnen den Weg weist.

Die Grundlagen zum Verständnis in Teil 1

Wie sich wäh­rend des Verfassens die­ses Buches her­aus­ge­stellt hat, ist es mit dem schie­ren Beschreiben des Aufbaus ei­nes Ablagesystems nicht ge­tan. Um die Beweggründe für die Gestaltung des Systems voll­ends ver­ste­hen zu kön­nen, be­darf es ei­ni­ger grund­le­gen­der Gedanken. Grundlagen ste­hen zu Beginn und so ward der erste große Teil die­ses Buches ge­schaf­fen.

Teil 1 ist der Frage ge­wid­met, was ein per­fek­tes Papier-Ablagesystem in der Theorie ei­gent­lich aus­macht: Wozu ist ein Ablagesystem ei­gent­lich da? Welche Ursachen füh­ren dazu, dass ein Ablagesystem in­ef­fi­zi­ent ist? Und wel­che Gestaltungsprinzipien soll­ten Sie be­rück­sich­ti­gen, da­mit es Sie best­mög­lich un­ter­stützt statt Sie aus­zu­brem­sen?

In die­sem Teil steckt viel Erkenntnis. Erkenntnis, die ich mir wäh­rend mei­ner Ablage-Experimente, aber auch im Rückblick er­schlos­sen habe. Ihnen gebe ich diese Erkenntnis gleich zu Beginn mit. Wenn Ihnen die­ser Teil je­doch zu theo­re­tisch ist, dann star­ten Sie ein­fach mit Teil 2 und le­sen Teil 1, wenn Sie be­reit da­für sind. Er wird Ihnen beim Einrichten Ihres ei­ge­nen Systems je­den­falls sehr nütz­lich sein, denn er sagt Ihnen, was es Wichtiges zu be­ach­ten gibt.

Die Führung durch das Praxisbeispiel in Teil 2

Teil 2 ist der ge­wich­tige. Darin führe ich Sie durch das Beispiel mei­nes idea­len Ablagesystems. Zu Beginn der Überblick al­ler Bestandteile und ih­rer Anordnung rund um den Schreibtisch. Danach Komponente für Komponente ins Detail. Mit Ausführungen zum Zweck der je­wei­li­gen Komponente, zu Beschaffenheit und Auswahlgrund des ein­ge­setz­ten Büromaterials, zur Standortwahl. Dazu je­weils eine Zusammenfassung der ent­schei­den­den Eigenschaften, Hinweise zu al­ter­na­ti­ven Umsetzungsmöglichkeiten und eine Reihe an Empfehlungen an Sie. Hin und wie­der ein Exkurs in eine spe­zi­elle Fragestellung oder ei­nen her­aus­ra­gen­den Aspekt. Abgerundet wird Teil 2 mit ei­ner rück­bli­cken­den Betrachtung zur Güte des vor­ge­stell­ten Ablagesystems.

Alle nötigen Materialien für Ihr eigenes System in Teil 3

Teil 3 soll Ihnen eine Hilfe beim Einrichten Ihres ei­ge­nen Papier-Ablagesystems sein. Dort führe ich all die nütz­li­chen Materialien auf, die ich ver­wen­det habe – in­klu­sive Bezugsquellen und mög­li­cher Alternativen. Ich gehe da­bei ana­log zu Teil 2 nach der Struktur des vor­ge­stell­ten Ablagesystems vor. So wer­den Sie in der Lage sein, die rich­tige Ausstattung für Ihr ei­ge­nes per­sön­li­ches Ablagesystem Komponente für Komponente zu be­schaf­fen.

Das Buch, das ich mir gewünscht hätte

Es dau­erte eine Weile bis mein Ablagesystem per­fekt war. In den Anfängen mei­ner Beschäftigung mit Techniken zur Steigerung der per­sön­li­chen Produktivität war noch kein aus­rei­chend aus­führ­li­ches, um­fas­sen­des und fo­kus­sier­tes Werk zum Thema „Papier-Ablagesystem mit Einstellmappen ein­rich­ten“ ver­füg­bar.

Dieser Zustand hält mei­nes Wissens nach auch heute noch an. Es exis­tie­ren zwar ei­nige Abhandlungen zum Thema „Ablageorganisation“, doch Einstellmappen als ef­fi­zi­ente Aktenbehälter tau­chen kaum darin auf. Und ein Buch, das sich – her­stel­ler­un­ab­hän­gig wohl­ge­merkt – aus­schließ­lich der per­sön­li­chen Ablageorganisation auf­bau­end auf Einstellmappen wid­met, wer­den Sie ver­geb­lich su­chen. Ähnlich sieht es mit frei ver­füg­ba­ren Informationen im Internet aus: Oberflächliches und Bruchstückhaftes.

So gut wie je­der Mensch muss Papierkram er­le­di­gen und or­ga­ni­sie­ren. Und so gut wie je­der Mensch fragt sich ir­gend­wann, wie er das am bes­ten an­stel­len soll. Die meis­ten ver­fal­len dann den Ringordnern, weil sie es schlicht nicht an­ders ken­nen, und ver­schen­ken da­mit wert­volle Lebenszeit. Ich bin fest da­von über­zeugt, dass die Papierorganisation mit­tels Einstellmappen die we­sent­lich vor­teil­haf­tere ist und möchte die­sen Gedanken ver­brei­ten und mög­lichst vie­len Menschen un­nö­ti­gen Ballast neh­men. Aus die­sem Grund schrieb ich die­ses Buch – ein Buch wie ich es mir da­mals ge­wünscht hätte.

„Papierkram ist immer und überall“

Leseprobe #2

Zu Hause oder im Büro: Papier, Papier, Papier

Haben Sie sich je ge­fragt, wo Sie Ihre Unterlagen un­ter­brin­gen? Und wie Sie sie ord­nen? Natürlich ha­ben Sie das. Jeder hat das. Spätestens seit der Schulzeit kämp­fen wir den „Papierkrieg“: Wohin mit den Lehrmaterialien und den per­sön­li­chen Unterrichtsaufzeichnungen?

Gegen Ende der Schulzeit wurde es dann schlim­mer: Bewerbungen, Job, Versicherungen, Wohnung, Haus, Kinder, Urlaube, Rente und so wei­ter. Alles mit reich­lich Papierkram ver­bun­den. Nie wird es we­ni­ger. Kaum ein Tag ver­geht, an dem wir uns nicht schon pri­vat mit Verträgen, Briefen, Rechnungen, Steuerunterlagen, Anträgen, Bescheiden, Ansichtskarten, Quittungen, Gebrauchsanweisungen oder auch per­sön­li­chen Notizen her­um­schla­gen.

Doch dem nicht ge­nug, es trifft uns dop­pelt: Neben dem Privatleben exis­tiert ein Berufsleben, das uns mas­sen­haft Schriftgut be­schert. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Jahresabschlüsse, Personalunterlagen, Projektdokumente, Kreditunterlagen, Verträge, Steuerbescheide, Visitenkarten und, und, und.

Egal ob selb­stän­dig oder an­ge­stellt, ob im Groß- oder Kleinunternehmen, ob im öf­fent­li­chen Dienst oder der Privatwirtschaft, ob Führungskraft oder ge­führte Kraft, ob pri­vat oder ge­schäft­lich: Papier be­glei­tet uns über­all. In rauen Mengen.

Wir können dem Papier nicht entgehen – und sollten es auch nicht

Können wir dem Papierkram ent­ge­hen? Was wäre die Alternative? Digitalisierung? Mitnichten. Wollten wir un­sere kom­plette Korrespondenz auf di­gi­tal um­schal­ten, so bräuchte ab­so­lut je­des Mitglied un­se­rer Gesellschaft die rich­tige tech­ni­sche Ausrüstung, die Fähigkeit, sie zu be­die­nen und un­sere Übertragungswege müss­ten ab­so­lut si­cher sein. Erstes und zwei­tes kann nie­mand ver­lan­gen und drit­tes nie­mand ge­währ­leis­ten. Vermutlich auf lange Zeit nicht.

Was wir al­ler­dings tun kön­nen, ist, selbst ein we­nig dazu bei­zu­tra­gen, den Papierverkehr zu ver­rin­gern. Indem wir eMails schrei­ben an­statt ei­nen Papierbrief. Und da hört es für den Normalmenschen auch schon auf.

Und trotz­dem wer­den wir wei­ter­hin Papierdokumente von Dritten er­hal­ten. Aus tech­ni­schen, recht­li­chen, or­ga­ni­sa­to­ri­schen, öko­no­mi­schen, po­li­ti­schen und sons­ti­gen Gründen. Diese ein­ge­hen­den Papierdokumente kön­nen wir in den sel­tens­ten Fällen ab­be­stel­len.

Es gibt aus per­sön­li­cher Perspektive dar­über hin­aus viele wich­tige Gründe, warum wir dem Papier nicht ent­sa­gen soll­ten und dies auch nicht wer­den:

• Haben Sie mal sei­ten­lange Verträge auf ei­nem Computermonitor ge­le­sen? Unangenehm, er­mü­dend, un­über­sicht­lich.
• Wie schnell sind Sie, wenn Sie eine kurze Notiz auf ei­nem di­gi­ta­len Dokument fest­hal­ten möch­ten? Schneller als mit ei­nem Stift auf ei­nem Papierdokument?
• Was tun Sie, wenn Sie spon­tan und zü­gig et­was auf­zu­schrei­ben ha­ben be­vor der Gedanke schwin­det? Erstmal den Computer hoch­fah­ren?
• Haben Sie un­ter­wegs im­mer ei­nen Rechner da­bei, der groß ge­nug ist, um dar­auf an­ge­nehm schrei­ben und le­sen zu kön­nen? Wie be­kom­men Sie da die gra­fi­sche Konzeptskizze hin­ein, die Ihnen ge­rade ein­fällt? Haben Sie das rich­tige Programm ge­kauft und in­stal­liert? Können Sie darin auch gleich den zu­ge­hö­ri­gen Text mit­ver­fas­sen? In Notizblock und Stift sind diese Programmfeatures ein­ge­baut. Ohne Lizenzkosten. Leichtgewichtig. Ohne bat­te­rie­be­dingte Betriebsdauer.
• Und wenn Sie mit dem Gedanken spie­len, ein­ge­hende Dokumente zu di­gi­ta­li­sie­ren (vor­aus­ge­setzt Sie ver­fü­gen über die rich­tige tech­ni­sche Ausrüstung und lang­zeit­si­che­ren Speicher): Scannen Sie den Bescheid vom Finanzamt ein, ver­schlag­wor­ten und ord­nen Sie Ihn in Ihrer di­gi­ta­len Ablagestruktur im Rechner und ja­gen das Originaldokument dann durch den Aktenvernichter? Oder be­hal­ten Sie es dann doch lie­ber, da man ja nie wis­sen kann…? Dann braucht es aber auch ei­nen Aufbewahrungsort. Sie ha­ben dann dop­pelt ar­chi­viert. Spart die­ses Vorgehen Zeit?

Sie er­ken­nen: Papierenes Schriftgut wird aus Ergonomie- und Effizienzgründen noch lange un­an­ge­foch­te­ner Spitzenreiter blei­ben.

Wie lau­tet also das Fazit? Können wir den Papierkram ver­mei­den? Nein. Können wir ihn re­du­zie­ren? Bedingt. Wollen wir Papier ver­mei­den? Nein. Was bleibt? Wir müs­sen uns da­mit ar­ran­gie­ren, di­gi­tale Informationen und pa­pier­ge­bun­dene Informationen par­al­lel und sich ge­gen­sei­tig er­gän­zend zu hand­ha­ben.

Für die Papierseite des Lebens be­deu­tet dies: Wir brau­chen ein rich­tig gu­tes Ablagesystem. Eines das all un­ser Papiergut wohl­struk­tu­riert auf­zu­neh­men in der Lage ist. Und ei­nes das uns er­laubt, un­kom­pli­ziert und schnell mit un­se­ren Papierunterlagen zu ar­bei­ten. Denn egal wer wir sind, wo oder woran wir ar­bei­ten: Wir müs­sen uns ein­fach gut or­ga­ni­sie­ren, sonst ge­hen wir in Papierbergen un­ter. Im Büro, aber ebenso gut zu Hause.

Die üblichen Fragen und Probleme

Ohne eine halb­wegs funk­tio­nale Ablage wach­sen die Papierberge. Auf dem Schreibtisch, in Regalen, auf Schränken und Kommoden. Oder auf dem Boden. Mangels ei­nes schnell zu­gäng­li­chen, klar de­fi­nier­ten Platzes für den Brief von der Versicherung lan­det er auf dem glei­chen Stapel wie all die an­de­ren Unterlagen. Wir wer­den Schwierigkeiten ha­ben, ihn wie­der­zu­fin­den, wenn ihn spä­ter wei­tere Dokumente be­gra­ben. Das wird Zeit kos­ten. Und Nerven.

Und der Stapel sieht nicht nur recht un­schön aus, be­legt nicht nur wert­vol­len Platz auf dem Schreibtisch oder an­de­ren Oberflächen, die wir bes­ser nut­zen könn­ten, nein, er hin­dert uns auch am stress­freien Weiterarbeiten: Indem er uns im­mer daran er­in­nern wird, dass es eine Menge Unerledigtes gibt. Sei es das Beseitigen des Papierbergs an sich oder das Minenfeld der ver­ges­se­nen Verpflichtungen, die sich beim Durchsehen all die­ser Dokumente auf­tun könnte.

Mit ei­nem of­fe­nen Papierchaos wer­den wir kei­nen Geistesfrieden fin­den; uns nicht ent­spannt und voll kon­zen­triert den mo­men­tan re­le­van­ten Anliegen wid­men kön­nen. Haben wir uns dann aber ein­mal ent­schlos­sen, Ordnung in un­ser Papierchaos zu brin­gen und ein struk­tu­rier­tes Ablagesystem ein­zu­rich­ten, tref­fen wir alle un­wei­ger­lich auf die glei­chen Fragen und Probleme:

• In wel­chen Behältnissen ver­staue ich meine Dokumente? Ringordner? Hängemappen? Oder gibt es viel­leicht an­dere, bes­sere Lösungen?
• An wel­chem Ort bringe ich meine Ablage ei­gent­lich un­ter? Auf dem Schreibtisch? Im Regal? Im Aktenschrank?
• Welche Büromaterialen brau­che ich dann für meine Ablageorganisation? Ordner? Mappen? Etiketten? Drucker? Aktenschränke? Regale? Trennblätter? Und wie­viel da­von?
• Wieviel wird das al­les nur kos­ten?
• Welche Abteilungen bilde ich für meine Dokumente, wel­che Struktur soll meine Ablage ha­ben, da­mit al­les klar und auf­find­bar ist?
• Wie sor­tiere ich die Unterlagen? Chaotisch, al­pha­be­tisch, chro­no­lo­gisch?
• Wieviel Zeit wird mich die­ses Unternehmen kos­ten?
• Werde ich schnell und un­kom­pli­ziert mit mei­nem System ar­bei­ten kön­nen?
• Werde ich mein System wie­der um­stel­len müs­sen, weil doch nicht al­les so prak­tisch war wie ge­dacht?

Angesichts die­ser Fragen und der Zeit, die wir für de­ren Auflösung bräuch­ten – Zeit, die wir nicht ha­ben, wohl­ge­merkt – möch­ten wir das Handtuch am liebs­ten gleich wie­der hin­wer­fen.

Der Anfangsaufwand, zu ei­nem hoch­funk­tio­na­len System zu kom­men, er­scheint zu hoch.

Tja, Papierchaos oder Einrichtungsaufwand? – Pest oder Cholera?

Hintergrund

Papierkram ist immer und überall

Egal ob be­ruf­lich oder pri­vat: Dem läs­ti­gen Papierkram kön­nen wir nicht ent­ge­hen. Er kos­tet uns Zeit und Nerven. Die große Frage lau­tet da­her: Wie kön­nen wir un­se­ren Papierkram mög­lichst zeit­spa­rend er­le­di­gen, da­bei ent­spannt blei­ben und gleich­zei­tig Ordnung im Büro oder zu Hause hal­ten? Zeitaufwand, Stressniveau und Ordnung ste­hen und fal­len mit der Qualität Ihres per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems. Können Sie in der Hektik des Alltags Ihre Dokumente in Sekunden wie­der­fin­den und ebenso schnell wie­der ver­stauen? Ich stelle Ihnen ein per­sön­li­ches Ablagesystem vor, mit dem das geht.

Einstellmappen statt Ringordner, Hängemappen oder Hefter

Der größte Zeit- und Nervenfresser ist der fal­sche Aktenbehälter. Falls Sie Ringordner, Hängemappen oder Hefter für Ihre Unterlagen nut­zen, ver­schen­ken Sie wert­volle Lebenszeit. Diese Aufbewahrungsmittel sind viel zu kom­pli­ziert in der Handhabung. Am schnells­ten ar­bei­ten Sie da­ge­gen mit Einstellmappen. Das Ablegen, Entnehmen und Transportieren Ihrer Dokumente er­le­di­gen Sie mit Einstellmappen un­schlag­bar schnell. Kein Lochen, kein Heften, kein Etiketten-in-Reiter-Fummeln, kein Ordnerrücken-Beschriften. Mein Praxisbeispiel zeigt Ihnen, was Sie für ein kom­plet­tes Einstellmappen-Ablagesystem am Arbeitsplatz brau­chen.

Inspiriert durch David Allens „Getting Things Done“ (GTD)

Auch „Produktivitätsguru“ David Allen emp­fiehlt in sei­nem welt­weit hoch­ge­schätz­ten Bestseller-Buch „Getting Things Done“ („Wie ich die Dinge ge­re­gelt kriege“) ein per­sön­li­ches Ablagesystem für Referenzmaterial auf der Basis von Einstellmappen (Stehmappen). Doch er bleibt hin­sicht­lich der kon­kre­ten Umsetzung vage. Ich zeige Ihnen an­hand mei­nes ei­ge­nen GTD-Einstellmappen-Ablagesystems, wie Sie ein hoch­ef­fi­zi­en­tes Ablagesystem am Arbeitsplatz auf Basis von Einstellmappen ein­rich­ten kön­nen.

Wertvolle langjährige Erfahrung

Nach der Lektüre von „Getting Things Done“ (GTD) habe ich über Jahre ver­schie­dene Umsetzungsmöglichkeiten für mein GTD-Einstellmappen-Ablagesystem er­probt. Effizienz in der Handhabung und Ablage mei­ner Dokumente stand da­bei im­mer im Vordergrund. Aber mein System sollte gleich­zei­tig auch kos­ten­güns­tig sein und sich op­tisch an­spre­chend in meine Büroeinrichtung fü­gen. Nun ist es per­fekt und ich stelle es Ihnen vor. Sie pro­fi­tie­ren von mei­nen Experimenten, in de­nen ich das Unpraktische vom Praktischen ge­trennt habe.

Hinweis: Sämtliche Links gel­ten als Werbung.