Das hocheffiziente persönliche Papier-Ablagesystem im Büro und zu Hause einrichten. Eine Führung durch das perfekte Praxisbeispiel. Mit allem Was, Wie und Warum. Zum Nachmachen und Glücklichwerden.
Mit dem Buch „Papier-Ablage: Perfekt“ stelle ich Ihnen ein vollständiges, höchst effizientes persönliches Papier-Ablagesystem (Ordnungssystem) vor. Für berufliche Unterlagen am Arbeitsplatz (Schreibtisch) im Büro, im Arbeitszimmer zu Hause (Home Office) oder Dokumente im privaten Haushalt.
Dieses Ablagesystem basiert auf Einstellmappen (Stehmappen, Stellmappen) – der unkompliziertesten und zugleich effizientesten Art Aktenordner überhaupt im drastischen Gegensatz zu Ringordnern, Heftern oder auch Hängemappen.
Sie werden mit diesem Ablagesystem spielend leicht Ordnung und Übersicht in Ihrer Schriftgut-Ablage schaffen und halten, Papierstapel dauerhaft beseitigen, Unterlagen ohne quälend langes Suchen sofort wiederfinden, Papierkram rasend schnell und ohne Stress erledigen, Woche für Woche massiv Zeit sparen, Ihre Ziele schneller erreichen und nebenbei die Nerven schonen.
Navigation
Was steckt drin?
Kondensierte Erfahrung
Insgesamt 180 Seiten liefern Ihnen hochwertiges Wissen, praktische Erfahrungen und erprobte Tipps, mit denen Sie Ihr persönliches Dokumentenmanagement in den Griff bekommen.
Drei Schritte
Drei große Hauptteile führen Sie von der notwendigen Theorie zum realen perfekten Ablagesystem und weiter zu allen Materialien, die Sie für Ihr eigenes hocheffizientes Ablagesystem brauchen: Grundlagen, Praxisbeispiel, Ausrüstung.
Sehen und Verstehen
Das Praxisbeispiel ist der rote Faden. 70 Grafiken und Fotos zeigen Ihnen, wovon die Rede ist: Ablagestationen, Materialien, Anordnungen und Prinzipien. Das eBook erhalten Sie im PDF-Format, so dass Sie es auf all Ihren Geräten lesen können.
Grundlagen
Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie sich ein wirklich gutes Ablagesystem einrichten können: Ursachen für Unordnung und Ineffizienz, Fehler in der Gestaltung, Optimierungsbereiche, Eigenschaften eines richtig guten Ablagesystems.
Praxisbeispiel
Anschauliche Führung durch mein eigenes, reales, langjährig optimiertes und bewährtes Ablagesystem. Sehen und Verstehen am perfekten Beispiel. Detaillierte Erläuterungen zu jedem Aspekt. Mit 70 Grafiken und Fotos. Als Orientierung und Leitfaden.
Büromaterial
Alle Büroartikel, die Sie für Ihr eigenes perfektes Ablagesystem brauchen. Nur hochpraktische Ausrüstung. Übersichtlich und mit Links zu Bezugsquellen. Sofort bestellbar, kein langes Recherchieren.
eBook als PDF
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Grundlagen
Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie sich ein richtig gutes Ablagesystem (Ordnungssystem) für Ihre Unterlagen am Arbeitsplatz im Büro, im Arbeitszimmer zu Hause oder im privaten Haushalt einrichten können.
Ursache
Der zentrale Grund, warum Ihre Papierstapel auf dem Schreibtisch und sonstwo wachsen und permanent Unordnung in Ihrem Büro, im Arbeitszimmer oder im privaten Haushalt herrscht.
Hindernisse
Welche konkreten Barrieren in Ihrem Ablagesystem Sie daran hindern, dauerhaft Ordnung und Übersicht in Ihren Dokumenten zu halten und Ihre Arbeit mit Papierkram einfach, schnell und ohne Stress zu erledigen.
Zeitverlust
Vergleich mit Aha-Effekt: Wie Sie mit Ihrem aktuellen Ordnungssystem massiv Zeit verlieren und wie viele zeitraubende Arbeitsschritte Sie sich mit dem vorgestellten Ablagesystem ohne Barrieren ersparen können.
Fehler
Welche konkreten Fehler in der Gestaltung Ihrer Ablageorganisation zu Unordnung, Zeitverlust und Stress während der Arbeit mit Ihren Papier-Dokumenten führen.
Gütekriterien
Welche zehn konkreten Kriterien Ihre Ablage erfüllen muss, damit Sie Ordnung und Übersicht halten, zeitsparend, zielgerichtet und nervenschonend damit arbeiten können. Eine Checkliste.
Vorgänge
Was die grundsätzlichen fünf Vorgänge im Umgang mit Ihrem Schriftgut und der Interaktion mit Ihrem Ordnungssystem sind, die Sie vereinfachen und beschleunigen müssen.
Ablagestruktur
Die vollständige Struktur eines idealen Ablagesystems. Alle Ablagestationen, die Sie brauchen, damit sämtliche Unterlagen und Utensilien ihren Platz haben und Sie höchst effizient damit arbeiten können.
Aktenordner
Warum Sie mit Ringordnern, Heftern und Hängemappen massiv Zeit und Nerven verlieren und warum Einstellmappen allen anderen Aktenbehältern in Sachen Effizienz weit überlegen sind.
Erfahrungen
Welche Experimente, Erkenntnisse und Erfahrungen mich zum perfekten Papier-Ablagesystem führten.
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Praxisbeispiel
Die Führung durch ein reales, langjährig optimiertes Ablagesystem. Lernen und Verstehen am anschaulichen Beispiel.
Aus der Praxis
Ich stelle Ihnen mein eigenes, reales, komplettes und bewährtes Papier-Ablagesystem vor, mit dem ich seit Jahren viel Zeit mit meinem Papierkram spare und nebenbei dauerhaft absolute Ordnung halte.
Sehen und Verstehen
Keine theoretische Abhandlung, die Ihnen die reale Umsetzung schwer macht. Das Kernprinzip des Buches lautet: Sehen und Verstehen. Im Vordergrund steht das Praxisbeispiel, an dem alles erklärt ist.
Nachmachen
Mein Ziel: Sie sind in der Lage, sich ein eigenes Papier-Ablagesystem einzurichten, mit dem Sie Zeit gewinnen, Nerven sparen und Ordnung halten können. Mein Beispiel wird Ihnen eine wertvolle, anschauliche Orientierung bieten – einen Leitfaden.
Schritt für Schritt
Beginnend mit einem Überblick über das Gesamtsystem geht’s Komponente für Komponente voran. Zu jedem Bestandteil des Ablagesystems erfahren Sie ganz genau, wozu er dient und was wichtig ist.
Anschaulich
70 Grafiken und Fotos sorgen dafür, dass Sie jedes Detail vor Augen haben und verstehen. So gewinnen Sie eine klare visuelle Vorstellung des gesamten Systems und wissen immer, wie es in der Realität aussieht.
Perfektion
In diesem Ablagesystem stecken Wissen und Erfahrung, die ich über Jahre hinweg in vielzähligen Experimenten aufgebaut habe. Sie nehmen die Abkürzung und lernen sofort, worauf es ankommt.
Flexibel
Das vorgestellte Ablagesystem ist so flexibel, dass Sie es leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können: Überflüssige Komponenten weglassen, spezielle Bestandteile hinzufügen.
Güte
Was dieses System im Ganzen so gut macht anhand der Gütekriterien aus dem Grundlagenteil.
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Schritt für Schritt
Vom Überblick ausgehend Komponente für Komponente durch das Ablagesystem. Detailliert erläutert. Mit allen Informationen, die Sie wirklich weiterbringen.
Bestandteile
Alle Bestandteile meines Ablagesystems. Von Material bis Ablagestationen.
Überblick
Wie alle Ablagestationen für Arbeitseffizienz optimiert am Schreibtisch und im Arbeitsbereich angeordnet sind.
Einzelkomponenten
Welchem Zweck jeder Bestandteil des Systems dient und wie er meine Arbeit mit Papierunterlagen erleichtert.
Ausrüstung
Welches Büromaterial ich einsetze, wie es beschaffen ist und warum ich gerade dieses gewählt habe.
Standorte
An welchem Standort jede Komponente platziert ist und welche Vorteile dieser Standort hat.
Wichtig
Welche Eigenschaften der Bestandteile und Ausrüstung von besonderer Wichtigkeit sind, um alles aus dem Ablagesystem herauszuholen.
Alternativen
Welche alternativen Umsetzungsmöglichkeiten für Sie in Frage kommen.
Umsetzen
Auf welche Aspekte Sie bei der Einrichtung Ihres eigenen Systems bei jeder Komponente unbedingt achten sollten.
Spezielles
Spezielle Fragestellungen oder herausragende Aspekt behandle ich in dem einen oder anderen Exkurs.
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Ausrüstung
Alles was Sie für Ihr eigenes, perfektes Ablagesystem brauchen.
Empfehlungen
Alle Büroartikel, die sich als unschlagbar praktisch erwiesen haben und die ich selbst nutze.
Alternativen
Zahlreiche alternative Büroartikel, die Sie nutzen können, falls Sie andere Gestaltungsoptionen bevorzugen.
Bezugsquellen
Inklusive direkter Links zu den Produkten beim Online-Händler Amazon, wo Sie die Materialien sofort begutachten und bequem bestellen können.
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Inhalt
Der Überblick über alle Kapitel.
Was Sie von diesem Buch erwarten können
I Grundlagen: Das perfekte Ablagesystem
- Papierkram ist immer und überall
- Die Geheimnisse eines richtig guten Papier-Ablagesystems
- Mehr als ein paar Ordner
- Sinn und Zweck Ihres perfekten Ablagesystems
- Warum wachsen Papierberge?
- Barrieren: zwei Extrembeispiele im Vergleich
- Die wesentlichen Vorgänge
- Barrieren, die Sie ausbremsen – und ihre Ursachen
- Zwischenfazit: Vorgänge, Barrieren und ihre Ursachen
- Was macht ein perfektes Papier-Ablagesystem aus?
- Lochen Sie noch oder erreichen Sie schon?
- Wie ich zum perfekten Papier-Ablagesystem kam
II Sehen und Verstehen: Das Praxisbeispiel
- Das große Ganze im Überblick
- Einstellmappen ohne Reiter: Die Basiselemente des Systems
- Schreibtischcontainer: Die Hüter meiner Dokumenten-Bibliothek
- Trennelemente für Einstellmappen: Die Helfer zur Abteilungsbildung
- Inbox neben dem Schreibtisch: Alles Neue an einem Ort
- Inbox im Eingangsbereich: Erstmal ablegen
- Outbox neben dem Schreibtisch: Die Zwischenstation nach draußen
- Outbox im Eingangsbereich: Nichts vergessen
- Mappenständer: Immer Platz und Ordnung während der Arbeit
- Transportmappe: Auch unterwegs immer gut organisiert und effizient
- Archivschrank: Der Ort fürs Unwegwerfbare
- Archivboxen: Hüter der Schätze für alle Lebensbereiche
- Papierkorb: Die unterschätzte Zwischenablage für Ballast
- Der zweite Mülleimer: Für die Umwelt
- Etikettendrucker: Permanente Behältnisse leicht erkennen
- Kernkomponenten und optionale Bestandteile
- Was dieses Ablagesystem so gut macht
III Nachahmen: Die Ausrüstung
- Alle nötigen Materialien für Ihr eigenes perfektes Papier-Ablagesystem
- Einstellmappen
- Schreibtischcontainer und Alternativen
- Trennelemente
- Inbox und Outbox
- Mappenständer
- Transportmappe
- Archivboxen
- Papierkorb und Mülleimer
- Etikettendrucker
Zum Abschluss
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Leseproben
„Was Sie von diesem Buch erwarten können“ (Einleitung)
Leseprobe #1
Sie haben sich dieses Buch in der Hoffnung gekauft, ein drängendes Problem zu lösen: Beruflich oder privat sind Sie permanent und reichlich mit Informationen in Papierform konfrontiert, die Sie auf irgendeine Art und Weise organisieren müssen, weil Sie darauf angewiesen sind. Mit der aktuellen Organisation Ihrer Unterlagen sind Sie allerdings alles andere als zufrieden. Offene Papierstapel ragen an verschiedensten Orten im Büro oder zu Hause in den Himmel. Es herrscht unangenehme Unordnung. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument suchen, dauert dies im Papierchaos viel zu lange oder es ist unauffindbar. Wenn Sie ein Dokument zur Aufbewahrung verstauen wollen, wissen Sie nicht so recht wohin damit und es landet wieder auf einem Stapel. Das Erledigen Ihres alltäglichen Papierkrams kostet Sie zermürbende Ewigkeiten. Sie verbringen viel Zeit damit, Dokumente zu lochen und in Ringordnern abzuheften. Diese Zeit würden Sie lieber wichtigeren oder erfreulicheren Tätigkeiten widmen. Sie fragen sich wahrscheinlich seit geraumer Zeit, wie Sie Ihr Papier-Management in den Griff bekommen, um schneller und stressärmer voranzukommen, um Zeit gewinnen, um Ordnung halten zu können. Und nun packen Sie es an.
Der Knoten platzt mit Einstellmappen
Mit diesem Buch werde ich Sie dabei unterstützen. Ich hatte bis vor ein paar Jahren exakt dasselbe Problem: Ich wusste nicht, wie ich all die Dokumente, die per Post kamen, aber vor allem auch all meine selbsterstellten Unterlagen wie etwa Projektnotizen oder unzählige Konzept- und Ideenskizzen am besten unterbringe und ordne. Ich nutzte Ringordner und Hefter und alles fühlte sich so umständlich und frustrierend an. Bis ich mein Papier-Ablagesystem auf Einstellmappen umstellte. Der sprichwörtliche Knoten platzte. Nach einiger Zeit des Experimentierens mit diesen Mappen und möglichen Aufbewahrungsvarianten war mein Ablagesystem hochfunktional und vollständig. Heute nervt mich die Auseinandersetzung mit Papierunterlagen kaum noch. Alles hat seinen Platz und der ist rasend schnell zugänglich. Ich verbringe wesentlich weniger Zeit mit der Verwaltung meiner Dokumente als damals.
Das Wissen steckt im System
Aufgrund meiner intensiven Beschäftigung mit diesem Thema hat sich bei mir einiges Wissen angesammelt. All dieses Wissen steckt in meinem Ablagesystem und ich möchte es an Sie weitergeben, indem ich Sie durch dieses Ablagesystem führe. Ich präsentiere Ihnen den Aufbau des gesamten Systems im Überblick und gehe im Detail auf die einzelnen Bestandteile ein. Mit allen nötigen Ausführungen zur konkreten Gestaltung und den zugrundeliegenden Überlegungen und Erfahrungen.
Effizienz, Kosten, Ästhetik als Treiber
Während all der Experimente an meinem Einstellmappen-Papier-Ablagesystem trieben mich drei große Ziele, die ich allesamt ertüfteln konnte:
- Das System sollte so schnell wie möglich bedienbar sein, das heißt es durfte in der alltäglichen Handhabung keine unnötigen Kompliziertheiten, Barrieren oder Lücken aufweisen. War mir ein Aspekt zu umständlich, so suchte ich nach einer einfacheren Lösung und probierte sie aus bis es nicht unkomplizierter ging.
- Das eingesetzte Material, insbesondere jenes, das ich öfter nachkaufen würde, sollte so kostengünstig wie möglich sein. Das Budget war knapp und so machte die Not erfinderisch – mit dem Resultat eines Ablagesystems, das gleichzeitig nicht nur unschlagbar schnell, sondern auch sehr preisgünstig wurde.
- Ich wollte, dass mein Arbeitsbereich zu Hause schick bleibt und nicht nach typisch tristem Büro aussieht. Hinsichtlich des Ablagesystems ging es mir daher darum, meine Akten ‑ während ich nicht arbeitete ‑ möglichst unsichtbar zu machen und die nötige Möblierung ästhetisch ins Umfeld einzupassen.
Hocheffizient, kostengünstig, ästhetisch – diese drei Eigenschaften zeichnen also jenes Ablagesystem aus, das ich Ihnen in diesem Buch vorstellen werde.
Der Leitgedanke: Sehen, Verstehen, Nachahmen
Bevor ich meine schriftstellerische Arbeit an diesem Buch begann, stand die Frage wie ich meine Kenntnisse didaktisch wohl am besten aufbereiten kann: Liefere ich eine Aufreihung aller relevanter Aspekte, allgemeiner Gestaltungsoptionen und garniere gelegentlich mit ein paar konkrete Beispielen für Detaillösungen? Oder drehe ich den Spieß besser um und lasse ein einziges großes Beispiel den roten Faden spielen, an dem ich alle wichtigen Argumente, aber auch Hinweise auf alternative Gestaltungsoptionen aufhänge? Ich entschied mich für die Anschaulichkeit. Ich selbst lerne am besten, wenn ich zunächst etwas Konkretes vor mir sehe, an dem ich dann verstehen und lernen kann. Ich gehe davon aus, dass es Ihnen genauso geht. Und so lautet also das fundamentale Gestaltungsprinzip dieses Buches „Sehen, Verstehen, Nachahmen“.
Mit der Lektüre dieses Buches sollen Sie eine konkrete Vorstellung davon entwickeln, wie ein hocheffizientes persönliches Papier-Ablagesystem aussieht, um mit diesem Beispiel als Vorlage Ihr eigenes leicht in der Realität umsetzen zu können. Sie müssen es dann natürlich nicht eins zu eins kopieren, sondern können es je nach Ihrer persönlichen Situation variieren. Doch mit einem praxistauglichen Beispiel vor Augen haben Sie einen fassbaren Referenzpunkt, der Ihnen den Weg weist.
Die Grundlagen zum Verständnis in Teil 1
Wie sich während des Verfassens dieses Buches herausgestellt hat, ist es mit dem schieren Beschreiben des Aufbaus eines Ablagesystems nicht getan. Um die Beweggründe für die Gestaltung des Systems vollends verstehen zu können, bedarf es einiger grundlegender Gedanken. Grundlagen stehen zu Beginn und so ward der erste große Teil dieses Buches geschaffen.
Teil 1 ist der Frage gewidmet, was ein perfektes Papier-Ablagesystem in der Theorie eigentlich ausmacht: Wozu ist ein Ablagesystem eigentlich da? Welche Ursachen führen dazu, dass ein Ablagesystem ineffizient ist? Und welche Gestaltungsprinzipien sollten Sie berücksichtigen, damit es Sie bestmöglich unterstützt statt Sie auszubremsen?
In diesem Teil steckt viel Erkenntnis. Erkenntnis, die ich mir während meiner Ablage-Experimente, aber auch im Rückblick erschlossen habe. Ihnen gebe ich diese Erkenntnis gleich zu Beginn mit. Wenn Ihnen dieser Teil jedoch zu theoretisch ist, dann starten Sie einfach mit Teil 2 und lesen Teil 1, wenn Sie bereit dafür sind. Er wird Ihnen beim Einrichten Ihres eigenen Systems jedenfalls sehr nützlich sein, denn er sagt Ihnen, was es Wichtiges zu beachten gibt.
Die Führung durch das Praxisbeispiel in Teil 2
Teil 2 ist der gewichtige. Darin führe ich Sie durch das Beispiel meines idealen Ablagesystems. Zu Beginn der Überblick aller Bestandteile und ihrer Anordnung rund um den Schreibtisch. Danach Komponente für Komponente ins Detail. Mit Ausführungen zum Zweck der jeweiligen Komponente, zu Beschaffenheit und Auswahlgrund des eingesetzten Büromaterials, zur Standortwahl. Dazu jeweils eine Zusammenfassung der entscheidenden Eigenschaften, Hinweise zu alternativen Umsetzungsmöglichkeiten und eine Reihe an Empfehlungen an Sie. Hin und wieder ein Exkurs in eine spezielle Fragestellung oder einen herausragenden Aspekt. Abgerundet wird Teil 2 mit einer rückblickenden Betrachtung zur Güte des vorgestellten Ablagesystems.
Alle nötigen Materialien für Ihr eigenes System in Teil 3
Teil 3 soll Ihnen eine Hilfe beim Einrichten Ihres eigenen Papier-Ablagesystems sein. Dort führe ich all die nützlichen Materialien auf, die ich verwendet habe – inklusive Bezugsquellen und möglicher Alternativen. Ich gehe dabei analog zu Teil 2 nach der Struktur des vorgestellten Ablagesystems vor. So werden Sie in der Lage sein, die richtige Ausstattung für Ihr eigenes persönliches Ablagesystem Komponente für Komponente zu beschaffen.
Das Buch, das ich mir gewünscht hätte
Es dauerte eine Weile bis mein Ablagesystem perfekt war. In den Anfängen meiner Beschäftigung mit Techniken zur Steigerung der persönlichen Produktivität war noch kein ausreichend ausführliches, umfassendes und fokussiertes Werk zum Thema „Papier-Ablagesystem mit Einstellmappen einrichten“ verfügbar.
Dieser Zustand hält meines Wissens nach auch heute noch an. Es existieren zwar einige Abhandlungen zum Thema „Ablageorganisation“, doch Einstellmappen als effiziente Aktenbehälter tauchen kaum darin auf. Und ein Buch, das sich – herstellerunabhängig wohlgemerkt – ausschließlich der persönlichen Ablageorganisation aufbauend auf Einstellmappen widmet, werden Sie vergeblich suchen. Ähnlich sieht es mit frei verfügbaren Informationen im Internet aus: Oberflächliches und Bruchstückhaftes.
So gut wie jeder Mensch muss Papierkram erledigen und organisieren. Und so gut wie jeder Mensch fragt sich irgendwann, wie er das am besten anstellen soll. Die meisten verfallen dann den Ringordnern, weil sie es schlicht nicht anders kennen, und verschenken damit wertvolle Lebenszeit. Ich bin fest davon überzeugt, dass die Papierorganisation mittels Einstellmappen die wesentlich vorteilhaftere ist und möchte diesen Gedanken verbreiten und möglichst vielen Menschen unnötigen Ballast nehmen. Aus diesem Grund schrieb ich dieses Buch – ein Buch wie ich es mir damals gewünscht hätte.
„Papierkram ist immer und überall“
Leseprobe #2
Zu Hause oder im Büro: Papier, Papier, Papier
Haben Sie sich je gefragt, wo Sie Ihre Unterlagen unterbringen? Und wie Sie sie ordnen? Natürlich haben Sie das. Jeder hat das. Spätestens seit der Schulzeit kämpfen wir den „Papierkrieg“: Wohin mit den Lehrmaterialien und den persönlichen Unterrichtsaufzeichnungen?
Gegen Ende der Schulzeit wurde es dann schlimmer: Bewerbungen, Job, Versicherungen, Wohnung, Haus, Kinder, Urlaube, Rente und so weiter. Alles mit reichlich Papierkram verbunden. Nie wird es weniger. Kaum ein Tag vergeht, an dem wir uns nicht schon privat mit Verträgen, Briefen, Rechnungen, Steuerunterlagen, Anträgen, Bescheiden, Ansichtskarten, Quittungen, Gebrauchsanweisungen oder auch persönlichen Notizen herumschlagen.
Doch dem nicht genug, es trifft uns doppelt: Neben dem Privatleben existiert ein Berufsleben, das uns massenhaft Schriftgut beschert. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Jahresabschlüsse, Personalunterlagen, Projektdokumente, Kreditunterlagen, Verträge, Steuerbescheide, Visitenkarten und, und, und.
Egal ob selbständig oder angestellt, ob im Groß- oder Kleinunternehmen, ob im öffentlichen Dienst oder der Privatwirtschaft, ob Führungskraft oder geführte Kraft, ob privat oder geschäftlich: Papier begleitet uns überall. In rauen Mengen.
Wir können dem Papier nicht entgehen – und sollten es auch nicht
Können wir dem Papierkram entgehen? Was wäre die Alternative? Digitalisierung? Mitnichten. Wollten wir unsere komplette Korrespondenz auf digital umschalten, so bräuchte absolut jedes Mitglied unserer Gesellschaft die richtige technische Ausrüstung, die Fähigkeit, sie zu bedienen und unsere Übertragungswege müssten absolut sicher sein. Erstes und zweites kann niemand verlangen und drittes niemand gewährleisten. Vermutlich auf lange Zeit nicht.
Was wir allerdings tun können, ist, selbst ein wenig dazu beizutragen, den Papierverkehr zu verringern. Indem wir eMails schreiben anstatt einen Papierbrief. Und da hört es für den Normalmenschen auch schon auf.
Und trotzdem werden wir weiterhin Papierdokumente von Dritten erhalten. Aus technischen, rechtlichen, organisatorischen, ökonomischen, politischen und sonstigen Gründen. Diese eingehenden Papierdokumente können wir in den seltensten Fällen abbestellen.
Es gibt aus persönlicher Perspektive darüber hinaus viele wichtige Gründe, warum wir dem Papier nicht entsagen sollten und dies auch nicht werden:
- Haben Sie mal seitenlange Verträge auf einem Computermonitor gelesen? Unangenehm, ermüdend, unübersichtlich.
- Wie schnell sind Sie, wenn Sie eine kurze Notiz auf einem digitalen Dokument festhalten möchten? Schneller als mit einem Stift auf einem Papierdokument?
- Was tun Sie, wenn Sie spontan und zügig etwas aufzuschreiben haben bevor der Gedanke schwindet? Erstmal den Computer hochfahren?
- Haben Sie unterwegs immer einen Rechner dabei, der groß genug ist, um darauf angenehm schreiben und lesen zu können? Wie bekommen Sie da die grafische Konzeptskizze hinein, die Ihnen gerade einfällt? Haben Sie das richtige Programm gekauft und installiert? Können Sie darin auch gleich den zugehörigen Text mitverfassen? In Notizblock und Stift sind diese Programmfeatures eingebaut. Ohne Lizenzkosten. Leichtgewichtig. Ohne batteriebedingte Betriebsdauer.
- Und wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eingehende Dokumente zu digitalisieren (vorausgesetzt Sie verfügen über die richtige technische Ausrüstung und langzeitsicheren Speicher): Scannen Sie den Bescheid vom Finanzamt ein, verschlagworten und ordnen Sie Ihn in Ihrer digitalen Ablagestruktur im Rechner und jagen das Originaldokument dann durch den Aktenvernichter? Oder behalten Sie es dann doch lieber, da man ja nie wissen kann…? Dann braucht es aber auch einen Aufbewahrungsort. Sie haben dann doppelt archiviert. Spart dieses Vorgehen Zeit?
Sie erkennen: Papierenes Schriftgut wird aus Ergonomie- und Effizienzgründen noch lange unangefochtener Spitzenreiter bleiben.
Wie lautet also das Fazit? Können wir den Papierkram vermeiden? Nein. Können wir ihn reduzieren? Bedingt. Wollen wir Papier vermeiden? Nein. Was bleibt? Wir müssen uns damit arrangieren, digitale Informationen und papiergebundene Informationen parallel und sich gegenseitig ergänzend zu handhaben.
Für die Papierseite des Lebens bedeutet dies: Wir brauchen ein richtig gutes Ablagesystem. Eines das all unser Papiergut wohlstrukturiert aufzunehmen in der Lage ist. Und eines das uns erlaubt, unkompliziert und schnell mit unseren Papierunterlagen zu arbeiten. Denn egal wer wir sind, wo oder woran wir arbeiten: Wir müssen uns einfach gut organisieren, sonst gehen wir in Papierbergen unter. Im Büro, aber ebenso gut zu Hause.
Die üblichen Fragen und Probleme
Ohne eine halbwegs funktionale Ablage wachsen die Papierberge. Auf dem Schreibtisch, in Regalen, auf Schränken und Kommoden. Oder auf dem Boden. Mangels eines schnell zugänglichen, klar definierten Platzes für den Brief von der Versicherung landet er auf dem gleichen Stapel wie all die anderen Unterlagen. Wir werden Schwierigkeiten haben, ihn wiederzufinden, wenn ihn später weitere Dokumente begraben. Das wird Zeit kosten. Und Nerven.
Und der Stapel sieht nicht nur recht unschön aus, belegt nicht nur wertvollen Platz auf dem Schreibtisch oder anderen Oberflächen, die wir besser nutzen könnten, nein, er hindert uns auch am stressfreien Weiterarbeiten: Indem er uns immer daran erinnern wird, dass es eine Menge Unerledigtes gibt. Sei es das Beseitigen des Papierbergs an sich oder das Minenfeld der vergessenen Verpflichtungen, die sich beim Durchsehen all dieser Dokumente auftun könnte.
Mit einem offenen Papierchaos werden wir keinen Geistesfrieden finden; uns nicht entspannt und voll konzentriert den momentan relevanten Anliegen widmen können. Haben wir uns dann aber einmal entschlossen, Ordnung in unser Papierchaos zu bringen und ein strukturiertes Ablagesystem einzurichten, treffen wir alle unweigerlich auf die gleichen Fragen und Probleme:
- In welchen Behältnissen verstaue ich meine Dokumente? Ringordner? Hängemappen? Oder gibt es vielleicht andere, bessere Lösungen?
- An welchem Ort bringe ich meine Ablage eigentlich unter? Auf dem Schreibtisch? Im Regal? Im Aktenschrank?
- Welche Büromaterialen brauche ich dann für meine Ablageorganisation? Ordner? Mappen? Etiketten? Drucker? Aktenschränke? Regale? Trennblätter? Und wieviel davon?
- Wieviel wird das alles nur kosten?
- Welche Abteilungen bilde ich für meine Dokumente, welche Struktur soll meine Ablage haben, damit alles klar und auffindbar ist?
- Wie sortiere ich die Unterlagen? Chaotisch, alphabetisch, chronologisch?
- Wieviel Zeit wird mich dieses Unternehmen kosten?
- Werde ich schnell und unkompliziert mit meinem System arbeiten können?
- Werde ich mein System wieder umstellen müssen, weil doch nicht alles so praktisch war wie gedacht?
Angesichts dieser Fragen und der Zeit, die wir für deren Auflösung bräuchten – Zeit, die wir nicht haben, wohlgemerkt – möchten wir das Handtuch am liebsten gleich wieder hinwerfen.
Der Anfangsaufwand, zu einem hochfunktionalen System zu kommen, erscheint zu hoch.
Tja, Papierchaos oder Einrichtungsaufwand? – Pest oder Cholera?
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Hintergrund
Papierkram ist immer und überall
Egal ob beruflich oder privat: Dem lästigen Papierkram können wir nicht entgehen. Er kostet uns Zeit und Nerven. Die große Frage lautet daher: Wie können wir unseren Papierkram möglichst zeitsparend erledigen, dabei entspannt bleiben und gleichzeitig Ordnung im Büro oder zu Hause halten? Zeitaufwand, Stressniveau und Ordnung stehen und fallen mit der Qualität Ihres persönlichen Papier-Ablagesystems. Können Sie in der Hektik des Alltags Ihre Dokumente in Sekunden wiederfinden und ebenso schnell wieder verstauen? Ich stelle Ihnen ein persönliches Ablagesystem vor, mit dem das geht.
Einstellmappen statt Ringordner, Hängemappen oder Hefter
Der größte Zeit- und Nervenfresser ist der falsche Aktenbehälter. Falls Sie Ringordner, Hängemappen oder Hefter für Ihre Unterlagen nutzen, verschenken Sie wertvolle Lebenszeit. Diese Aufbewahrungsmittel sind viel zu kompliziert in der Handhabung. Am schnellsten arbeiten Sie dagegen mit Einstellmappen. Das Ablegen, Entnehmen und Transportieren Ihrer Dokumente erledigen Sie mit Einstellmappen unschlagbar schnell. Kein Lochen, kein Heften, kein Etiketten-in-Reiter-Fummeln, kein Ordnerrücken-Beschriften. Mein Praxisbeispiel zeigt Ihnen, was Sie für ein komplettes Einstellmappen-Ablagesystem am Arbeitsplatz brauchen.
Inspiriert durch David Allens „Getting Things Done“ (GTD)
Auch „Produktivitätsguru“ David Allen empfiehlt in seinem weltweit hochgeschätzten Bestseller-Buch „Getting Things Done“ („Wie ich die Dinge geregelt kriege“) ein persönliches Ablagesystem für Referenzmaterial auf der Basis von Einstellmappen (Stehmappen). Doch er bleibt hinsichtlich der konkreten Umsetzung vage. Ich zeige Ihnen anhand meines eigenen GTD-Einstellmappen-Ablagesystems, wie Sie ein hocheffizientes Ablagesystem am Arbeitsplatz auf Basis von Einstellmappen einrichten können.
Wertvolle langjährige Erfahrung
Nach der Lektüre von „Getting Things Done“ (GTD) habe ich über Jahre verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten für mein GTD-Einstellmappen-Ablagesystem erprobt. Effizienz in der Handhabung und Ablage meiner Dokumente stand dabei immer im Vordergrund. Aber mein System sollte gleichzeitig auch kostengünstig sein und sich optisch ansprechend in meine Büroeinrichtung fügen. Nun ist es perfekt und ich stelle es Ihnen vor. Sie profitieren von meinen Experimenten, in denen ich das Unpraktische vom Praktischen getrennt habe.
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