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- 1 Papierdokumente
- 2 Ablagestationen
- 3 Aktenbehälter
- 4 Hilfsmittel
- 5 Aufbewahrung
- 6 Ordnung
- 7 Zurverfügungstellung, Referenz
- 8 Effizienz
- 9 Qualität
- 10 Effektivität
- 11 Stressvermeidung
- 12 Persönlich
- 13 Beruflich wie privat
- 14 Standort
- 15 Vollständigkeit
- 16 Form
- 17 Relevanz
- 18 System
- 19 Dokumentenmanagement
- 20 Informationsmanagement
Wir alle wollen die meisten unserer Aufgaben und Vorhaben aus verschiedensten Gründen so schnell wie möglich erledigen. Gerade auch die unliebsamen und lästigen.
Für viele dieser Tätigkeiten benötigen wir tagtäglich eine ganze Menge Informationen. Und ein Großteil dieser Informationen tritt in Form von Papierdokumenten in unser Leben.
Diesen Papierkram müssen wir irgendwie handhaben, wir benötigen ein effizientes persönliches Papier-Management irgendeiner uns förderlichen Art.
Dazu gehört auch ein gutes Ablagesystem im Büro und zu Hause für unsere Dokumente in Papierform.
Die Güte unseres Papier-Ablagesystems bestimmt maßgeblich, wie schnell wir in unserer Arbeit mit papierbasierten Informationen vorankommen.
Es ist damit ein äußerst einflussreicher – und oftmals weit unterschätzter – Faktor für persönliche Effizienz und Produktivität.
Doch was soll das eigentlich sein? Was ist ein „persönliches Papier-Ablagesystem“? Hier meine Definition mit den 20 essentiellen Aspekten, die Sie kennen sollten.
Papierdokumente
Dieser Punkt ist Ihnen natürlich bereits klar, ich führe ihn der Vollständigkeit halber und als Ausgangspunkt jedoch noch einmal explizit auf:
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ist ein System zur Verwaltung von Schriftgut, also Dokumenten, in Papierform.
Es geht also nicht um digitale Schriftstücke auf irgendwelchen Datenträgern, es geht nicht um geritzte Tontafeln, es geht um klassische Papierdokumente.
Ablagestationen
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ist aufgebaut aus einer Menge von „Ablagestationen“ für Papierdokumente.
Ablagestationen sind bestimmte Aktenbehälter, die an bestimmten Orten plaziert sind.
Aktenbehälter
Aktenbehälter sind diejenigen Behältnisse, die Ihre Papierdokumente aufnehmen. Im Allgemeinen werden sie als „Aktenordner“ bezeichnet.
Konkret können solche Aktenordner zum Beispiel Ringordner, Ringmappen, Hebelordner, Hängemappen, Einstellmappen, Hefter und dergleichen sein.
Hilfsmittel
Ein persönliches Papier-Ablagesystem kann – je nach Perspektive, Relevanz und Begriffsumfang – sekundäre Hilfsmittel zur Verwaltung von Papierdokumenten umfassen.
Zu nennen wären da etwa
- Hilfsmittel zur Beschriftung von Dokumenten und Aktenbehältnissen: Stifte, Radiergummi, Haftnotizzettel, Etiketten, Drucker etc.,
- Vorräte: unbeschriebenes Papier, unbenutzte Aktenbehälter (Ordner, Mappen, Hefter) usw.,
- Sonstige Hilfsmittel zur Handhabung von Papierunterlagen wie Klebeband, Heftklammern und Tacker, Büroklammern etc.
Aufbewahrung
Funktion und unmittelbarer Zweck eines persönliches Papier-Ablagesystems ist – unter anderem – die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform.
Papierkram tritt in unser Leben, einen Teil davon werden wir womöglich später noch einmal brauchen, also müssen wir ihn irgendwo und irgendwie aufbewahren.
Ordnung
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ordnet unsere Dokumente in einer vorteilhaften Weise.
Wir benötigen einfach eine bestimmte Ordnungssystematik – egal wie ausgefeilt, detailliert oder umfangreich – , um unsere Papierdokumente schnell ablegen oder entnehmen zu können.
Eine gute, intuitive Ordnungssystematik reduziert unseren Suchaufwand nach dem richtigen Ablageort der Akten und Schriftstücke.
Zurverfügungstellung, Referenz
Neben der Aufbewahrung von Dokumenten ist der zweite – und vorrangige – unmittelbare Zweck eines Papier-Ablagesystems das Zur-Verfügung-Stellen von Schriftstücken.
Denn darum geht’s letztlich: Die richtigen Unterlagen, die richtigen Informationen bei Bedarf schnell entnehmen zu können und zur Verfügung zu haben.
Aufbewahrung ist der erste Schritt, Zur-Verfügung-Stellen ist die Funktion, auf die alles ausgerichtet ist.
Das persönliche Papier-Ablagesystem sollte daher auch vorrangig als „Referenzsystem“ betrachtet und bezeichnet werden denn als „Ablagesystem“.
Das persönliche Papier-Ablagesystem erhält aus dieser Perspektive den Charakter einer persönlichen Dokument-Bibliothek. Eine sehr fruchtbare Perspektive.
Effizienz
Das persönliche Papier-Ablagesystem dient einem übergeordneten Zweck:
Während es unmittelbar zur Aufbewahrung und Zurverfügungstellung von Schriftstücken da ist, nutzen wir es als Mittel, um effizienter arbeiten zu können.
Wir wollen letztlich Zeitaufwand in unserer Papierarbeit reduzieren, wir wollen unsere persönliche Arbeitseffizienz und Produktivität steigern.
Ein persönliches Papier-Ablagesystem vereinfacht unsere Arbeit, es macht sie weniger kompliziert und damit schneller.
Qualität
Wenn wir mittels eines persönlichen Papier-Ablagesystems immer die richtigen Informationen zur Verfügung haben, wenn die Arbeit mit Papierkram unkomplizierter und schneller vorangeht, dann steigern wir mit Hilfe eines solchen Systems natürlich auch inhaltlich die Qualität unserer Resultate.
Auf der Grundlage vollständigerer Informationen machen wir weniger Fehler, treffen womöglich bessere Entscheidungen und erarbeiten bessere Ergebnisse, die uns noch näher ans Ziel bringen.
Ein persönliches Papier-Ablagesystem dient also auch dem übergeordneten Zweck der Steigerung der inhaltlichen Qualität unserer Arbeitsergebnisse.
Effektivität
Eng mit der Steigerung der Ergebnisqualität ist unsere Effektivität verbunden:
Wenn wir mittels eines persönlichen Papier-Ablagesystems die Qualität unserer Arbeitsergebnisse steigern, dann erreichen wir damit womöglich auch einen höheren Grad an Zielerreichung.
Wir steigern dann die Wirksamkeit unserer Resultate.
Und das ist es, was wir anstreben: Etwas erledigen, ein Ziel erreichen, effektiv sein.
Ein persönliches Papier-Ablagesystem dient folglich dazu, die persönliche Effektivität zu erhöhen. Auch ein übergeordneter Zweck.
Stressvermeidung
Ein Ablagesystem soll also unsere Arbeit vereinfachen und unkomplizierter machen.
Damit geht auch einher, psychische und physische Belastungen zu reduzieren.
Je einfacher, desto weniger Stress.
Auch dies ist ein übergeordneter Zweck des Systems:
Unser persönliches Papier-Ablagesystem dient dazu, Stress zu reduzieren und zu vermeiden.
Persönlich
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ist der Einzelperson gewidmet.
Es ist an der Wirkungsstätte der Einzelperson eingerichtet und dient der individuellen Aufbewahrung und Referenz von Dokumenten sowie übergeordnet der Unterstützung individueller produktiver Arbeit.
Deshalb ist es auch nach individuellen Anforderungen gestaltet und besitzt eine potenziell einzigartige Struktur, die es dem Individuum erlaubt, bestmöglich zu arbeiten.
Beruflich wie privat
Das Einrichten eines persönlichen Papier-Ablagesystems ist nicht beschränkt auf entweder den beruflichen oder den privaten Wirkungsbereich.
Vielmehr ist ein gutes System für beide Lebensbereiche gleichermaßen sinnvoll.
Ob es ein gemeinsames oder zwei getrennte Ablagesysteme sind, ist zunächst zweitrangig.
Wichtig ist, dass so gut wie jeder im Privat- wie auch im Berufsleben mit allerlei Dokumenten konfrontiert ist, die gehandhabt werden müssen.
Standort
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ist am individuell üblichen Ort der Arbeit mit Papierdokumenten eingerichtet.
Dies kann also für die private Arbeit zu Hause sein, für die berufliche Arbeit dagegen am Standort unseres beruflichen Arbeitsplatzes.
Meist in einem Arbeitsbereich mit Schreibtisch. Und damit meist stationär.
Allerdings können wir auch bestimmte Lösungen wie Fächermappen mit einer gewissen festgelegten Ordnungssystematik oder etwa Aktentaschen als mobile Ablagesysteme auffassen.
Vollständigkeit
Ein persönliches Papier-Ablagesystem umfasst jegliche Ablagestationen, die wir regelmäßig und üblicherweise zur Ablage oder Aufbewahrung von Papierdokumenten nutzen.
Nicht nur die drei Aktenordner, die im Regal stehen. Nein, auch unsere Schreibtischoberfläche, Eingangskörbe, Ablagefächer, andere Oberflächen, auf denen wir Dokumente ablegen, Aktentaschen, Regale, Schreibtischcontainer, Aktenschränke und, und, und.
Nur wenn wir all diese Ablagestationen in unsere Betrachtung einbeziehen, können wir unser Ablagesystem so weit verbessern, dass wir unsere Produktivität im Umgang mit Papierkram auf eine deutlich höheres Niveau heben.
Form
Persönliche Papier-Ablagesysteme können von Person zu Person völlig unterschiedlich gestaltet sein.
Sie können etwa im Umfang hinsichtlich der Zahl der nötigen Ablagestationen variieren, sich in ihrer Bestimmtheit beziehungsweise Durchdachtheit unterscheiden oder auf völlig unterschiedliche Büromaterialien (Aktenordner, Schränke etc.) aufgebaut sein.
Trotzdem werden sich bei den meisten guten persönlichen Ablagesystemen immer wieder die gleichen bewährten Gestaltungsprinzipien wiederfinden.
Relevanz
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ist für jede Person relevant, die mit Papierdokumenten umgeht. Also für so gut wie jeden.
Auch wenn Sie beruflich nicht besonders häufig oder viel mit Schriftstücken in Papierform zu tun haben, so sind Sie doch mindestens im privaten Leben ständig mit Papierkram konfrontiert. Und das beginnt spätestens mit dem Besuch der Schule.
Beruflich ist ein hochfunktionales persönliches Papier-Ablagesystem natürlich besonders relevant für Menschen in Führungs- und Verwaltungspositionen. Oder in informations- und wissensintensiven Funktionen und Branchen.
Im Allgemeinen betrifft dies also sogenannte „Wissensarbeiter“ oder „Büroarbeiter“.
System
Ein persönliches Papier-Ablagesystem ist ein System.
Es besteht aus einer Menge von Ablagestationen sowie einer Menge von Beziehungen zwischen diesen Ablagestationen.
Als Beziehungen können beispielsweise die räumliche Anordnung der Ablagestationen zueinander nach einer bestimmten Logik angesehen werden.
Oder etwa die Abfolge der Nutzung verschiedener Ablagestationen im individuellen Arbeitsprozess: Eingangskorb > Schreibtisch > Bibliothek > Archiv > Papierkorb.
Die Struktur aus Ablagestationen und deren Beziehungen untereinander ergibt das Gesamtsystem.
Dokumentenmanagement
Das persönliches Papier-Ablagesystem ist ein Teilsystem des persönlichen Dokumentenmanagementsystems.
Neben dem Ablagesystem gehört zum persönlichen Dokumentenmanagement auch etwa die persönliche Arbeitsmethodik, bestehend aus verschiedenen Arbeitsschritten.
Informationsmanagement
Letztlich geht es beim Ablagesystem und der Dokumentenverwaltung darum, die richtigen Informationen zum Zeitpunkt des individuellen Bedarfs zur Verfügung zu haben.
Das persönliche Papier-Ablagesystem ist demnach ebenso Teil des persönlichen Informationsmanagementsystems.