Was ist ein persönliches Papier-Ablagesystem?

Wir alle wol­len die meis­ten un­se­rer Aufgaben und Vorhaben aus ver­schie­dens­ten Gründen so schnell wie mög­lich er­le­di­gen. Gerade auch die un­lieb­sa­men und läs­ti­gen.

Für viele die­ser Tätigkeiten be­nö­ti­gen wir tag­täg­lich eine ganze Menge Informationen. Und ein Großteil die­ser Informationen tritt in Form von Papierdokumenten in un­ser Leben.

Diesen Papierkram müs­sen wir ir­gend­wie hand­ha­ben, wir be­nö­ti­gen ein ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Papier-Management ir­gend­ei­ner uns för­der­li­chen Art.

Dazu ge­hört auch ein gu­tes Ablagesystem im Büro und zu Hause für un­sere Dokumente in Papierform.

Die Güte un­se­res Papier-Ablagesystems be­stimmt maß­geb­lich, wie schnell wir in un­se­rer Arbeit mit pa­pier­ba­sier­ten Informationen vor­an­kom­men.

Es ist da­mit ein äu­ßerst ein­fluss­rei­cher – und oft­mals weit un­ter­schätz­ter – Faktor für per­sön­li­che Effizienz und Produktivität.

Doch was soll das ei­gent­lich sein? Was ist ein „per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem“? Hier meine Definition mit den 20 es­sen­ti­el­len Aspekten, die Sie ken­nen soll­ten.

Papierdokumente

Dieser Punkt ist Ihnen na­tür­lich be­reits klar, ich führe ihn der Vollständigkeit hal­ber und als Ausgangspunkt je­doch noch ein­mal ex­pli­zit auf:

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist ein System zur Verwaltung von Schriftgut, also Dokumenten, in Papierform.

Es geht also nicht um di­gi­tale Schriftstücke auf ir­gend­wel­chen Datenträgern, es geht nicht um ge­ritzte Tontafeln, es geht um klas­si­sche Papierdokumente.

Ablagestationen

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist auf­ge­baut aus ei­ner Menge von „Ablagestationen“ für Papierdokumente.

Ablagestationen sind be­stimmte Aktenbehälter, die an be­stimm­ten Orten pla­ziert sind.

Aktenbehälter

Aktenbehälter sind die­je­ni­gen Behältnisse, die Ihre Papierdokumente auf­neh­men. Im Allgemeinen wer­den sie als „Aktenordner“ be­zeich­net.

Konkret kön­nen sol­che Aktenordner zum Beispiel Ringordner, Ringmappen, Hebelordner, Hängemappen, Einstellmappen, Hefter und der­glei­chen sein.

Hilfsmittel

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem kann – je nach Perspektive, Relevanz und Begriffsumfang – se­kun­däre Hilfsmittel zur Verwaltung von Papierdokumenten um­fas­sen.

Zu nen­nen wä­ren da etwa

• Hilfsmittel zur Beschriftung von Dokumenten und Aktenbehältnissen: Stifte, Radiergummi, Haftnotizzettel, Etiketten, Drucker etc.,
• Vorräte: un­be­schrie­be­nes Papier, un­be­nutzte Aktenbehälter (Ordner, Mappen, Hefter) usw.,
• Sonstige Hilfsmittel zur Handhabung von Papierunterlagen wie Klebeband, Heftklammern und Tacker, Büroklammern etc.

Aufbewahrung

Funktion und un­mit­tel­ba­rer Zweck ei­nes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystems ist – un­ter an­de­rem – die Aufbewahrung von Dokumenten in Papierform.

Papierkram tritt in un­ser Leben, ei­nen Teil da­von wer­den wir wo­mög­lich spä­ter noch ein­mal brau­chen, also müs­sen wir ihn ir­gendwo und ir­gend­wie auf­be­wah­ren.

Ordnung

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ord­net un­sere Dokumente in ei­ner vor­teil­haf­ten Weise.

Wir be­nö­ti­gen ein­fach eine be­stimmte Ordnungssystematik – egal wie aus­ge­feilt, de­tail­liert oder um­fang­reich – , um un­sere Papierdokumente schnell ab­le­gen oder ent­neh­men zu kön­nen.

Eine gute, in­tui­tive Ordnungssystematik re­du­ziert un­se­ren Suchaufwand nach dem rich­ti­gen Ablageort der Akten und Schriftstücke.

Zurverfügungstellung, Referenz

Neben der Aufbewahrung von Dokumenten ist der zweite – und vor­ran­gige – un­mit­tel­bare Zweck ei­nes Papier-Ablagesystems das Zur-Verfügung-Stellen von Schriftstücken.

Denn darum geht’s letzt­lich: Die rich­ti­gen Unterlagen, die rich­ti­gen Informationen bei Bedarf schnell ent­neh­men zu kön­nen und zur Verfügung zu ha­ben.

Aufbewahrung ist der erste Schritt, Zur-Verfügung-Stellen ist die Funktion, auf die al­les aus­ge­rich­tet ist.

Das per­sön­li­che Papier-Ablagesystem sollte da­her auch vor­ran­gig als „Referenzsystem“ be­trach­tet und be­zeich­net wer­den denn als „Ablagesystem“.

Das per­sön­li­che Papier-Ablagesystem er­hält aus die­ser Perspektive den Charakter ei­ner per­sön­li­chen Dokument-Bibliothek. Eine sehr frucht­bare Perspektive.

Effizienz

Das per­sön­li­che Papier-Ablagesystem dient ei­nem über­ge­ord­ne­ten Zweck:

Während es un­mit­tel­bar zur Aufbewahrung und Zurverfügungstellung von Schriftstücken da ist, nut­zen wir es als Mittel, um ef­fi­zi­en­ter ar­bei­ten zu kön­nen.

Wir wol­len letzt­lich Zeitaufwand in un­se­rer Papierarbeit re­du­zie­ren, wir wol­len un­sere per­sön­li­che Arbeitseffizienz und Produktivität stei­gern.

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ver­ein­facht un­sere Arbeit, es macht sie we­ni­ger kom­pli­ziert und da­mit schnel­ler.

Qualität

Wenn wir mit­tels ei­nes per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems im­mer die rich­ti­gen Informationen zur Verfügung ha­ben, wenn die Arbeit mit Papierkram un­kom­pli­zier­ter und schnel­ler vor­an­geht, dann stei­gern wir mit Hilfe ei­nes sol­chen Systems na­tür­lich auch in­halt­lich die Qualität un­se­rer Resultate.

Auf der Grundlage voll­stän­di­ge­rer Informationen ma­chen wir we­ni­ger Fehler, tref­fen wo­mög­lich bes­sere Entscheidungen und er­ar­bei­ten bes­sere Ergebnisse, die uns noch nä­her ans Ziel brin­gen.

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem dient also auch dem über­ge­ord­ne­ten Zweck der Steigerung der in­halt­li­chen Qualität un­se­rer Arbeitsergebnisse.

Effektivität

Eng mit der Steigerung der Ergebnisqualität ist un­sere Effektivität ver­bun­den:

Wenn wir mit­tels ei­nes per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems die Qualität un­se­rer Arbeitsergebnisse stei­gern, dann er­rei­chen wir da­mit wo­mög­lich auch ei­nen hö­he­ren Grad an Zielerreichung.

Wir stei­gern dann die Wirksamkeit un­se­rer Resultate.

Und das ist es, was wir an­stre­ben: Etwas er­le­di­gen, ein Ziel er­rei­chen, ef­fek­tiv sein.

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem dient folg­lich dazu, die per­sön­li­che Effektivität zu er­hö­hen. Auch ein über­ge­ord­ne­ter Zweck.

Stressvermeidung

Ein Ablagesystem soll also un­sere Arbeit ver­ein­fa­chen und un­kom­pli­zier­ter ma­chen.

Damit geht auch ein­her, psy­chi­sche und phy­si­sche Belastungen zu re­du­zie­ren.

Je ein­fa­cher, desto we­ni­ger Stress.

Auch dies ist ein über­ge­ord­ne­ter Zweck des Systems:

Unser per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem dient dazu, Stress zu re­du­zie­ren und zu ver­mei­den.

Persönlich

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist der Einzelperson ge­wid­met.

Es ist an der Wirkungsstätte der Einzelperson ein­ge­rich­tet und dient der in­di­vi­du­el­len Aufbewahrung und Referenz von Dokumenten so­wie über­ge­ord­net der Unterstützung in­di­vi­du­el­ler pro­duk­ti­ver Arbeit.

Deshalb ist es auch nach in­di­vi­du­el­len Anforderungen ge­stal­tet und be­sitzt eine po­ten­zi­ell ein­zig­ar­tige Struktur, die es dem Individuum er­laubt, best­mög­lich zu ar­bei­ten.

Beruflich wie privat

Das Einrichten ei­nes per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems ist nicht be­schränkt auf ent­we­der den be­ruf­li­chen oder den pri­va­ten Wirkungsbereich.

Vielmehr ist ein gu­tes System für beide Lebensbereiche glei­cher­ma­ßen sinn­voll.

Ob es ein ge­mein­sa­mes oder zwei ge­trennte Ablagesysteme sind, ist zu­nächst zweit­ran­gig.

Wichtig ist, dass so gut wie je­der im Privat- wie auch im Berufsleben mit al­ler­lei Dokumenten kon­fron­tiert ist, die ge­hand­habt wer­den müs­sen.

Standort

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist am in­di­vi­du­ell üb­li­chen Ort der Arbeit mit Papierdokumenten ein­ge­rich­tet.

Dies kann also für die pri­vate Arbeit zu Hause sein, für die be­ruf­li­che Arbeit da­ge­gen am Standort un­se­res be­ruf­li­chen Arbeitsplatzes.

Meist in ei­nem Arbeitsbereich mit Schreibtisch. Und da­mit meist sta­tio­när.

Allerdings kön­nen wir auch be­stimmte Lösungen wie Fächermappen mit ei­ner ge­wis­sen fest­ge­leg­ten Ordnungssystematik oder etwa Aktentaschen als mo­bile Ablagesysteme auf­fas­sen.

Vollständigkeit

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem um­fasst jeg­li­che Ablagestationen, die wir re­gel­mä­ßig und üb­li­cher­weise zur Ablage oder Aufbewahrung von Papierdokumenten nut­zen.

Nicht nur die drei Aktenordner, die im Regal ste­hen. Nein, auch un­sere Schreibtischoberfläche, Eingangskörbe, Ablagefächer, an­dere Oberflächen, auf de­nen wir Dokumente ab­le­gen, Aktentaschen, Regale, Schreibtischcontainer, Aktenschränke und, und, und.

Nur wenn wir all diese Ablagestationen in un­sere Betrachtung ein­be­zie­hen, kön­nen wir un­ser Ablagesystem so weit ver­bes­sern, dass wir un­sere Produktivität im Umgang mit Papierkram auf eine deut­lich hö­he­res Niveau he­ben.

Form

Persönliche Papier-Ablagesysteme kön­nen von Person zu Person völ­lig un­ter­schied­lich ge­stal­tet sein.

Sie kön­nen etwa im Umfang hin­sicht­lich der Zahl der nö­ti­gen Ablagestationen va­ri­ie­ren, sich in ih­rer Bestimmtheit be­zie­hungs­weise Durchdachtheit un­ter­schei­den oder auf völ­lig un­ter­schied­li­che Büromaterialien (Aktenordner, Schränke etc.) auf­ge­baut sein.

Trotzdem wer­den sich bei den meis­ten gu­ten per­sön­li­chen Ablagesystemen im­mer wie­der die glei­chen be­währ­ten Gestaltungsprinzipien wie­der­fin­den.

Relevanz

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist für jede Person re­le­vant, die mit Papierdokumenten um­geht. Also für so gut wie je­den.

Auch wenn Sie be­ruf­lich nicht be­son­ders häu­fig oder viel mit Schriftstücken in Papierform zu tun ha­ben, so sind Sie doch min­des­tens im pri­va­ten Leben stän­dig mit Papierkram kon­fron­tiert. Und das be­ginnt spä­tes­tens mit dem Besuch der Schule.

Beruflich ist ein hoch­funk­tio­na­les per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem na­tür­lich be­son­ders re­le­vant für Menschen in Führungs- und Verwaltungspositionen. Oder in in­for­ma­ti­ons- und wis­sens­in­ten­si­ven Funktionen und Branchen.

Im Allgemeinen be­trifft dies also so­ge­nannte „Wissensarbeiter“ oder „Büroarbeiter“.

System

Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist ein System.

Es be­steht aus ei­ner Menge von Ablagestationen so­wie ei­ner Menge von Beziehungen zwi­schen die­sen Ablagestationen.

Als Beziehungen kön­nen bei­spiels­weise die räum­li­che Anordnung der Ablagestationen zu­ein­an­der nach ei­ner be­stimm­ten Logik an­ge­se­hen wer­den.

Oder etwa die Abfolge der Nutzung ver­schie­de­ner Ablagestationen im in­di­vi­du­el­len Arbeitsprozess: Eingangskorb > Schreibtisch > Bibliothek > Archiv > Papierkorb.

Die Struktur aus Ablagestationen und de­ren Beziehungen un­ter­ein­an­der er­gibt das Gesamtsystem.

Dokumentenmanagement

Das per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ist ein Teilsystem des per­sön­li­chen Dokumentenmanagementsystems.

Neben dem Ablagesystem ge­hört zum per­sön­li­chen Dokumentenmanagement auch etwa die per­sön­li­che Arbeitsmethodik, be­stehend aus ver­schie­de­nen Arbeitsschritten.

Informationsmanagement

Letztlich geht es beim Ablagesystem und der Dokumentenverwaltung darum, die rich­ti­gen Informationen zum Zeitpunkt des in­di­vi­du­el­len Bedarfs zur Verfügung zu ha­ben.

Das per­sön­li­che Papier-Ablagesystem ist dem­nach ebenso Teil des per­sön­li­chen Informationsmanagementsystems.