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- 1 Die ideale Struktur für Ihr Ablagesystem im Büro oder privat zu Hause
- 2 1. Arbeitsablage
- 3 2. Archiv
- 4 3. Zwischenablagen
- 5 4. Eingangsablage
- 6 5. Ausgangsablage
- 7 6. Schreibtischoberfläche
- 8 7. Papierkorb
- 9 8. Transportbehältnis
- 10 9. Weitere spezielle Sammel- oder Zwischenablagen
- 11 10. Bibliothek
- 12 11. Vorratsablagen
Wenn Sie sich ein Papier-Ablagesystem im Büro oder privat zu Hause einrichten möchten, mit dem Sie wirklich viel Zeit und Nerven beim Erledigen Ihres Papierkrams sparen wollen, so muss dieses Ablagesystem vollständig sein. Das bedeutet: Für jeden Ihrer Arbeitsschritte mit Ihren Dokumenten und für jede Art von Dokument müssen die richtigen Ablagestationen bereitstehen. Fehlt eine Station, so wird Ihnen in der Hitze des Gefechts nicht klar sein, wo Sie das Dokument in Ihren Händen am besten aufbewahren sollen und letztlich landet es in der falschen Ablage oder im schlimmsten Fall auf einem Papierstapel. Durch diese Lücke verlieren Sie Zeit und erleben Stress.
Aus welchen Bestandteilen besteht also ein vollständiges, hocheffizientes persönliches Ablagesystem im Büro oder privat zu Hause? Hier ein Überblick über die idealtypische Struktur.
Die ideale Struktur für Ihr Ablagesystem im Büro oder privat zu Hause
Ein vollständiges persönliches Ablagesystem besteht auf oberster Ebene aus zwei Teilen: Der Arbeitsablage und dem Archiv. Die Arbeitsablage können wir weiter untergliedern in verschiedene Zwischenablagen, die persönliche Bibliothek sowie mehrere Ablagen für Vorräte. Hier die Gliederungshierarchie eines idealtypischen persönlichen Ablagesystems:
- Arbeitsablage
- Zwischenablagen
- Eingangsablage
- Ausgangsablage
- Schreibtischoberfläche
- Papierkorb
- Transportbehältnis
- (weitere Zwischenablagen)
- Bibliothek
- (Abteilungen /Kategorien)
- Vorratsablagen
- Aktenbehälter
- Vorlagen
- Blanko-Papier
- (weitere Vorratsablagen)
- Zwischenablagen
- Archiv
- (Abteilungen /Kategorien)
Wie Sie sehen, kommen hier einige Bestandteile zusammen. Es sind wahrscheinlich auch einige dabei, an die Sie eingangs beim Begriff „Ablage“ noch gar nicht dachten. Hier noch einige kurze Erläuterungen zu den einzelnen Komponenten eines Ablagesystems zum besseren Verständnis:
1. Arbeitsablage
Die Arbeitsablage umfasst alle Ablagestationen Ihres persönlichen Ablagesystems, mit denen Sie nahezu täglich in Berührung kommen. Wir können sie unterteilen in Zwischenablagen, die persönliche Bibliothek und Vorratsablagen. Mit den Ablagestationen der Arbeitsablage decken Sie idealerweise alle Arbeitsschritte im Umgang mit Ihren Papierdokumenten ab. Dokumente der Arbeitsablage sind aktive Dokumente, die sie für aktuelle Vorhaben benötigen, Dokumente, die sie vor kurzem benötigten und womöglich in naher Zukunft noch einmal brauchen werden oder Dokumente, auf die sie regelmäßig wiederkehrend und häufiger zurückgreifen.
2. Archiv
Im persönlichen Archiv bewahren Sie all die Dokumente auf, die Sie zur Zeit nicht benötigen oder in absehbarer naher Zukunft nicht brauchen werden, aber aus verschiedenen Gründen dennoch nicht entsorgen möchten, können oder dürfen. Diese Dokumente könnten irgendwann vielleicht für Ihre Vorhaben noch einmal relevant sein. Dokumente im Archiv sind idealerweise in einer Ordnungssystematik nach Abteilungen beziehungsweise Kategorien gegliedert, um sie einfacher und schneller ablegen, finden und entnehmen zu können.
3. Zwischenablagen
Zwischenablagen sind Ablagestationen, in denen wir unsere Dokumente lediglich für relativ kurze Zeit aufbewahren. Sie sind Durchlaufstationen beziehungsweise Vorablagen, die unsere Dokumente durchwandern, bevor sie in eine Endstation wie die Bibliothek, das Archiv oder den Papierkorb gelangen. Es gibt eine ganze Reihe verschiedenartiger Zwischenablagen für bestimmte Zwecke, die für so gut wie jeden sinnvoll und unverzichtbar sind.
4. Eingangsablage
Die Eingangsablage ist die Zwischenablage für alle Dokumente, die in unser Leben eintreten und erstmal einen Lagerplatz brauchen, bevor sie bearbeitet werden. Häufig in Form eines sogenannten „Ablagekorbs“ beziehungsweise „Ablagefachs“ und meist „Posteingangskorb“ oder „Posteingangsfach“ genannt. Ich nenne meine Eingangsablage nur kurz und prägnant „Inbox“.
5. Ausgangsablage
Manche Dokumente müssen nach der Erstellung oder Bearbeitung an einen anderen Ort transportiert werden. Die Ausgangsablage sammelt solche Dokumente bis Sie bereit sind, Ihren Arbeitsplatz zu verlassen und sie selbst an ihren Bestimmungsort bringen oder bis sie jemand abholt. Meist in Form eines „Ablagekorbs“ oder „Ablagefachs“ und dementsprechend meist „Postausgangskorb“ oder „Postausgangsfach“ genannt. Meine Ausgangsablage heißt nur „Outbox“.
6. Schreibtischoberfläche
Auch wenn dies eine ungewöhnliche Sicht ist: Ihre Schreibtischoberfläche ist eine Zwischenablage. Sie entnehmen die relevanten Dokumente aus einer anderen Ablagestation Ihres Ablagesystems – etwa aus Ihrer Eingangsablage – , legen sie auf den Schreibtisch und bearbeiten sie. Danach wandern diese Dokumente wieder in eine Ablagestation – zum Beispiel in die Ausgangsablage, in den Papierkorb oder in Ihre persönliche Bibliothek.
7. Papierkorb
Auch Ihr Papierkorb ist eine Zwischenablage. Nämlich „Ablage P“. Hier landen Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen und entsorgen möchten. Bis der Papierkorb voll ist. Danach wird er in einen anderen Müllbehälter wie etwa die Hausmülltonne entleert. Endstation. Der Papierkorb ist also ein Puffer, damit Sie nicht wegen jedes Blattes Papiermüll extra zur Hausmülltonne rennen müssen.
8. Transportbehältnis
Jeder muss dann und wann Dokumente transportieren. Zu einer Besprechung im Haus, zu externen Terminen oder einfach nur, um sie irgendwo abzuliefern. Zum Transport müssen diese Dokumente irgendwo untergebracht werden. Einfach in die Tasche oder den Rucksack geworfen, verursachen sie jedoch Chaos und lange Sucherei. Ein dediziertes Behältnis für Dokumente unterwegs – idealerweise mit integrierter Ordnungssystematik – schafft Ordnung und Überblick und reduziert den Suchaufwand drastisch, wenn das Dokument gebraucht wird.
9. Weitere spezielle Sammel- oder Zwischenablagen
In manchen Fällen kann es sehr sinnvoll sein, spezielle Zwischenablagen einzurichten. Wenn Sie zum Beispiel regelmäßig viele Rechnungen in einem Arbeitsgang überweisen, könnten Sie dafür eine Ablage namens „Rechnungen überweisen“ einrichten, in der Sie Ihre Rechnungen für ein paar Tage sammeln und dann in einem Rutsch abarbeiten. Ein solches Vorgehen kann viel Zeit sparen und ist auch für viele andere Situationen denkbar. Allerdings sind Spezial-Sammelablagen immer eine höchst individuelle Angelegenheit. Hier kommt es auf die Art Ihrer Tätigkeiten an, ob und welche spezielle Art von Zwischenablage für Sie nützlich ist.
10. Bibliothek
Die persönliche Bibliothek ist das Herz und die Zentrale Ihres persönlichen Papier-Ablagesystems. Sie ist das, was man landläufig unter „Ablage“ im engeren Sinne versteht: Der Lagerort für Ihre Unterlagen. Nach einer gewissen Ordnungssystematik in Abteilungen gegliedert und aus Aktenbehältern (Aktenordnern) wie Einstellmappen (Stehmappen), Ringordnern oder Hängemappen bestehend, die in einem Schreibtischcontainer, einem Aktenschrank, einem Regal oder sonstwo untergebracht sind. Die Bibliothek ist jedoch Teil der Arbeitsablage, da heißt, hier lagern nur Dokumente, die Sie zur Zeit oder regelmäßig gebrauchen. Alles alte und unbenutzte kommt ins Archiv oder den Müll.
11. Vorratsablagen
Für die Arbeit mit Dokumenten braucht jeder gewisse Vorräte. Ob es leere Aktenordner sind, Dokumentvorlagen oder Schmierpapier für die schnelle Notiz – auf Vorräte können wir nicht verzichten und daher brauchen auch sie ihren Ablageort.