Wie ist ein hocheffizientes persönliches Ablagesystem aufgebaut?

Wenn Sie sich ein Papier-Ablagesystem im Büro oder pri­vat zu Hause ein­rich­ten möch­ten, mit dem Sie wirk­lich viel Zeit und Nerven beim Erledigen Ihres Papierkrams spa­ren wol­len, so muss die­ses Ablagesystem voll­stän­dig sein. Das be­deu­tet: Für je­den Ihrer Arbeitsschritte mit Ihren Dokumenten und für jede Art von Dokument müs­sen die rich­ti­gen Ablagestationen be­reit­ste­hen. Fehlt eine Station, so wird Ihnen in der Hitze des Gefechts nicht klar sein, wo Sie das Dokument in Ihren Händen am bes­ten auf­be­wah­ren sol­len und letzt­lich lan­det es in der fal­schen Ablage oder im schlimms­ten Fall auf ei­nem Papierstapel. Durch diese Lücke ver­lie­ren Sie Zeit und er­le­ben Stress.

Aus wel­chen Bestandteilen be­steht also ein voll­stän­di­ges, hoch­ef­fi­zi­en­tes per­sön­li­ches Ablagesystem im Büro oder pri­vat zu Hause? Hier ein Überblick über die ide­al­ty­pi­sche Struktur.

Die ideale Struktur für Ihr Ablagesystem im Büro oder privat zu Hause

Ein voll­stän­di­ges per­sön­li­ches Ablagesystem be­steht auf obers­ter Ebene aus zwei Teilen: Der Arbeitsablage und dem Archiv. Die Arbeitsablage kön­nen wir wei­ter un­ter­glie­dern in ver­schie­dene Zwischenablagen, die per­sön­li­che Bibliothek so­wie meh­rere Ablagen für Vorräte. Hier die Gliederungshierarchie ei­nes ide­al­ty­pi­schen per­sön­li­chen Ablagesystems:

1. Arbeitsablage
   1. Zwischenablagen
      1. Eingangsablage
      2. Ausgangsablage
      3. Schreibtischoberfläche
      4. Papierkorb
      5. Transportbehältnis
      6. (wei­tere Zwischenablagen)
   2. Bibliothek
      • (Abteilungen /​Kategorien)
   1. Vorratsablagen
      1. Aktenbehälter
      2. Vorlagen
      3. Blanko-Papier
      4. (wei­tere Vorratsablagen)
2. Archiv
   • (Abteilungen /​Kategorien)

Wie Sie se­hen, kom­men hier ei­nige Bestandteile zu­sam­men. Es sind wahr­schein­lich auch ei­nige da­bei, an die Sie ein­gangs beim Begriff „Ablage“ noch gar nicht dach­ten. Hier noch ei­nige kurze Erläuterungen zu den ein­zel­nen Komponenten ei­nes Ablagesystems zum bes­se­ren Verständnis:

1. Arbeitsablage

Die Arbeitsablage um­fasst alle Ablagestationen Ihres per­sön­li­chen Ablagesystems, mit de­nen Sie na­hezu täg­lich in Berührung kom­men. Wir kön­nen sie un­ter­tei­len in Zwischenablagen, die per­sön­li­che Bibliothek und Vorratsablagen. Mit den Ablagestationen der Arbeitsablage de­cken Sie idea­ler­weise alle Arbeitsschritte im Umgang mit Ihren Papierdokumenten ab. Dokumente der Arbeitsablage sind ak­tive Dokumente, die sie für ak­tu­elle Vorhaben be­nö­ti­gen, Dokumente, die sie vor kur­zem be­nö­tig­ten und wo­mög­lich in na­her Zukunft noch ein­mal brau­chen wer­den oder Dokumente, auf die sie re­gel­mä­ßig wie­der­keh­rend und häu­fi­ger zurückgreifen.

2. Archiv

Im per­sön­li­chen Archiv be­wah­ren Sie all die Dokumente auf, die Sie zur Zeit nicht be­nö­ti­gen oder in ab­seh­ba­rer na­her Zukunft nicht brau­chen wer­den, aber aus ver­schie­de­nen Gründen den­noch nicht ent­sor­gen möch­ten, kön­nen oder dür­fen. Diese Dokumente könn­ten ir­gend­wann viel­leicht für Ihre Vorhaben noch ein­mal re­le­vant sein. Dokumente im Archiv sind idea­ler­weise in ei­ner Ordnungssystematik nach Abteilungen be­zie­hungs­weise Kategorien ge­glie­dert, um sie ein­fa­cher und schnel­ler ab­le­gen, fin­den und ent­neh­men zu können.

3. Zwischenablagen

Zwischenablagen sind Ablagestationen, in de­nen wir un­sere Dokumente le­dig­lich für re­la­tiv kurze Zeit auf­be­wah­ren. Sie sind Durchlaufstationen be­zie­hungs­weise Vorablagen, die un­sere Dokumente durch­wan­dern, be­vor sie in eine Endstation wie die Bibliothek, das Archiv oder den Papierkorb ge­lan­gen. Es gibt eine ganze Reihe ver­schie­den­ar­ti­ger Zwischenablagen für be­stimmte Zwecke, die für so gut wie je­den sinn­voll und un­ver­zicht­bar sind.

4. Eingangsablage

Die Eingangsablage ist die Zwischenablage für alle Dokumente, die in un­ser Leben ein­tre­ten und erst­mal ei­nen Lagerplatz brau­chen, be­vor sie be­ar­bei­tet wer­den. Häufig in Form ei­nes so­ge­nann­ten „Ablagekorbs“ be­zie­hungs­weise „Ablagefachs“ und meist „Posteingangskorb“ oder „Posteingangsfach“ ge­nannt. Ich nenne meine Eingangsablage nur kurz und prä­gnant „Inbox“.

5. Ausgangsablage

Manche Dokumente müs­sen nach der Erstellung oder Bearbeitung an ei­nen an­de­ren Ort trans­por­tiert wer­den. Die Ausgangsablage sam­melt sol­che Dokumente bis Sie be­reit sind, Ihren Arbeitsplatz zu ver­las­sen und sie selbst an ih­ren Bestimmungsort brin­gen oder bis sie je­mand ab­holt. Meist in Form ei­nes „Ablagekorbs“ oder „Ablagefachs“ und dem­entspre­chend meist „Postausgangskorb“ oder „Postausgangsfach“ ge­nannt. Meine Ausgangsablage heißt nur „Outbox“.

6. Schreibtischoberfläche

Auch wenn dies eine un­ge­wöhn­li­che Sicht ist: Ihre Schreibtischoberfläche ist eine Zwischenablage. Sie ent­neh­men die re­le­van­ten Dokumente aus ei­ner an­de­ren Ablagestation Ihres Ablagesystems – etwa aus Ihrer Eingangsablage – , le­gen sie auf den Schreibtisch und be­ar­bei­ten sie. Danach wan­dern diese Dokumente wie­der in eine Ablagestation – zum Beispiel in die Ausgangsablage, in den Papierkorb oder in Ihre per­sön­li­che Bibliothek.

7. Papierkorb

Auch Ihr Papierkorb ist eine Zwischenablage. Nämlich „Ablage P“. Hier lan­den Dokumente, die Sie nicht mehr be­nö­ti­gen und ent­sor­gen möch­ten. Bis der Papierkorb voll ist. Danach wird er in ei­nen an­de­ren Müllbehälter wie etwa die Hausmülltonne ent­leert. Endstation. Der Papierkorb ist also ein Puffer, da­mit Sie nicht we­gen je­des Blattes Papiermüll ex­tra zur Hausmülltonne ren­nen müssen.

8. Transportbehältnis

Jeder muss dann und wann Dokumente trans­por­tie­ren. Zu ei­ner Besprechung im Haus, zu ex­ter­nen Terminen oder ein­fach nur, um sie ir­gendwo ab­zu­lie­fern. Zum Transport müs­sen diese Dokumente ir­gendwo un­ter­ge­bracht wer­den. Einfach in die Tasche oder den Rucksack ge­wor­fen, ver­ur­sa­chen sie je­doch Chaos und lange Sucherei. Ein de­di­zier­tes Behältnis für Dokumente un­ter­wegs – idea­ler­weise mit in­te­grier­ter Ordnungssystematik – schafft Ordnung und Überblick und re­du­ziert den Suchaufwand dras­tisch, wenn das Dokument ge­braucht wird.

9. Weitere spezielle Sammel- oder Zwischenablagen

In man­chen Fällen kann es sehr sinn­voll sein, spe­zi­elle Zwischenablagen ein­zu­rich­ten. Wenn Sie zum Beispiel re­gel­mä­ßig viele Rechnungen in ei­nem Arbeitsgang über­wei­sen, könn­ten Sie da­für eine Ablage na­mens „Rechnungen über­wei­sen“ ein­rich­ten, in der Sie Ihre Rechnungen für ein paar Tage sam­meln und dann in ei­nem Rutsch ab­ar­bei­ten. Ein sol­ches Vorgehen kann viel Zeit spa­ren und ist auch für viele an­dere Situationen denk­bar. Allerdings sind Spezial-Sammelablagen im­mer eine höchst in­di­vi­du­elle Angelegenheit. Hier kommt es auf die Art Ihrer Tätigkeiten an, ob und wel­che spe­zi­elle Art von Zwischenablage für Sie nütz­lich ist.

10. Bibliothek

Die per­sön­li­che Bibliothek ist das Herz und die Zentrale Ihres per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems. Sie ist das, was man land­läu­fig un­ter „Ablage“ im en­ge­ren Sinne ver­steht: Der Lagerort für Ihre Unterlagen. Nach ei­ner ge­wis­sen Ordnungssystematik in Abteilungen ge­glie­dert und aus Aktenbehältern (Aktenordnern) wie Einstellmappen (Stehmappen), Ringordnern oder Hängemappen be­stehend, die in ei­nem Schreibtischcontainer, ei­nem Aktenschrank, ei­nem Regal oder sonstwo un­ter­ge­bracht sind. Die Bibliothek ist je­doch Teil der Arbeitsablage, da heißt, hier la­gern nur Dokumente, die Sie zur Zeit oder re­gel­mä­ßig ge­brau­chen. Alles alte und un­be­nutzte kommt ins Archiv oder den Müll.

11. Vorratsablagen

Für die Arbeit mit Dokumenten braucht je­der ge­wisse Vorräte. Ob es leere Aktenordner sind, Dokumentvorlagen oder Schmierpapier für die schnelle Notiz – auf Vorräte kön­nen wir nicht ver­zich­ten und da­her brau­chen auch sie ih­ren Ablageort.