Welchen Nutzen hat ein persönliches Papier-Ablagesystem im Büro oder privat zu Hause?

Jeder sollte ein gu­tes per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem im Büro und zu Hause be­sit­zen. Beruflich wie privat.

Doch warum eigentlich?

Welchem Zweck dient ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem, wel­chen Nutzen hat es für Sie?

Unmittelbarer versus übergeordneter Nutzen

So viel vor­weg: Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem er­füllt meh­rere Funktionen gleichzeitig.

Wir kön­nen un­ter­schei­den in

1. ei­nen di­rek­ten, un­mit­tel­ba­ren Nutzen des Systems sowie
2. ei­nen über­ge­ord­ne­ten, mit­tel­bare Nutzen.

Welche Nutzen sind dies ge­nau? Hier die wich­tigs­ten Bestimmungen ei­nes per­sön­li­chen Papier-Ablagesystems im Überblick.

Unmittelbarerer Nutzen: Aufbewahrung, Zurverfügungstellung, Referenz

Aufbewahrung: Alltäglich tre­ten neue per­sön­li­che Papierdokumente in un­ser Leben, von de­nen wir ei­nige nicht weg­wer­fen wol­len, da wir sie spä­ter wo­mög­lich noch ein­mal brau­chen könn­ten. Also müs­sen wir sol­che Unterlagen ir­gendwo lagern.

Zur-Verfügung-Stellen, Referenz: Es wird der Zeitpunkt kom­men, an dem wir die Informationen be­nö­ti­gen, die un­sere auf­be­wahr­ten Schriftstücke re­prä­sen­tie­ren. Dann dient un­ser Ablagesystem uns, in­dem es die not­wen­di­gen Dokumente mög­lichst schnell und un­kom­pli­ziert zur Verfügung stellt. Es hat dann den Charakter ei­ner Referenz-Bibliothek.

Übergeordneter Nutzen: Effizienz, Qualität, Effektivität, Stressvermeidung

Effizienz: Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem ver­ein­facht un­sere ei­gene Arbeit mit dem läs­ti­gen Papierkram. Es macht sie un­kom­pli­zier­ter und re­du­ziert un­se­ren Aufwand. Dadurch wer­den wir schnel­ler und er­rei­chen mehr in kür­ze­rer Zeit.

Qualität: Unser Papier-Ablagesystem stellt uns die­je­ni­gen Informationen in Papierform zur Verfügung, die wir zu je­dem be­lie­bi­gen Zeitpunkt be­nö­ti­gen. Dadurch tref­fen wir bes­sere Entscheidungen, ma­chen we­ni­ger Fehler und die in­halt­li­che Qualität un­se­rer Arbeitsergebnisse steigt.

Effektivität: Steigt die Qualität der Resultate un­se­rer Papier-Arbeit, so steigt ten­den­zi­ell auch de­ren Wirksamkeit in Hinblick auf den Grad un­se­rer Zielerreichung. Je bes­ser die Ergebnisse, desto nä­her kom­men wir ans Ziel.

Stressvermeidung: Ein per­sön­li­ches Papier-Ablagesystem macht un­sere Arbeit ein­fa­cher, un­kom­pli­zier­ter. Dies geht ein­her mit ge­rin­ge­ren psy­chi­schen und phy­si­schen Belastungen. Weniger Stress beim Suchen oder Beschaffen von Informationen, we­ni­ger Rennerei.